1. Понятие документооборота

Организация работы с документами - одна из основных составля­ющих делопроизводства. Из предыдущих разделов Вы узнали о том, какие виды документов различают в делопроизводстве, Вы уже зна­ете, как правильно составить документ, какие реквизиты необходи­мо указать. Но для того, чтобы сделать работу с документами наи­более удобной для всех сотрудников, необходимо создать систему документооборота.

Документооборот организации – это совокупность взаимосвязан­ных процедур, обеспечивающих движение документов в организа­ции с момента их создания или поступления и до завершения ис­полнения или отправки. В целях рациональной организации доку­ментооборота все документы распределяются по документопотокам, например:

• регистрируемые и нерегистрируемые документы;

• входящие, исходящие и внутренние документы;

• документы, направляемые в вышестоящие организации и по­ступающие из вышестоящих организаций.

Документопоток – это совокупность документов, выполняющих оп­ределенное целевое назначение в процессе документооборота.

Объем документооборота – это количество документов, поступив­ших в организацию и созданных ею в течение определенного пери­ода времени (обычно - года). Объем документооборота – важный показатель, он используется в качестве критерия при решении воп­росов выбора формы делопроизводства в организации, штатного состава организации и других вопросов.

Функция учета документов - одна из важнейших функций орга­низации. Учет документов обеспечивается путем их регистра­ции - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Регистрация также позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов.

Организацией документооборота занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Эта служба может быть представлена в организации как самостоятельным структурным под­разделением (канцелярия, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт). Служба ДОУ должна принимать к об­работке только правильно оформленные документы, имеющие юри­дическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Если документы оформлены неправильно, они воз­вращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время от­правки и дату получения документа.

2. Организация работы с документами: входящие, исходящие и внутренние документы

Организация работы с документами - это обеспечение оптималь­ных условий для работы с документами, начиная с момента созда­ния или получения документа и до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

В документационном обеспечении-организации выделяют три груп­пы документов:

• по ступающие (входящие) документы;

• отправляемые (исходящие) документы;

• внутренние документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и про­хождения.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, пре» де всего, для входящих документов. Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Организация может составить для себя список нерегистрируемых документов. Обычно это: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т.п.

Многие организации не проводят регистрацию внутренних доку­ментов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охва­тывает внутренние, входящие и иногда - исходящие документы.