3. Трудовые книжки

Трудовые книжки на сотрудников ведутся во всех организаци­ях, независимо от формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, под­тверждающих общий, непрерывный и специальный стаж рабо­ты. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ве­дущему документацию по персоналу предприятия.

На сотрудника, поступающего на работу впервые, заводится тру­довая книжка, которая заполняется в его присутствии не по­лнее недельного срока после приема на работу. Записи в тру­довой книжке производятся на основании паспорта и докумен­тов, подтверждающих образование и профессию.

На титульном листе трудовой книжки указывают:

• фамилию, имя и отчество полностью без сокращений;

• дату рождения (число, месяц и год);

• сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее);

• специальность или профессия (на основании аттестатов; дип­ломов; сертификатов и т.п.).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, вы­давшего трудовую книжку, и печать организации, где она была впервые заполнена.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинает­ся с простановки штампа организации или написания от руки полного наименования организации.

Если организация изменила свое название, то делается запись, например:

ООО «Росбизнес» с 30.05.2000 переименована в ЗАО «Росбизнес».

В записи об увольнении указывается соответствующая статья трудового кодекса, например:

«Уволен по собственному желанию, Трудовой кодекс РФ ст. 31», ставится подпись должностного лица и печать организации.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

При увольнении трудовая книжка выдается в день увольнения.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до во­стребования не менее 50 лет.

4. Личные карточки. Личные дела

Основным документом по учету персонала предприятия явля­ется личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех со­трудников, принятых в организацию на постоянную или вре­менную работу. Образец такой карточки Вы можете найти в компьютерных ма­териалах.

Записи в карточке делаются на основании документов, предос­тавленных сотрудником. Записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на сотрудника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по ал­фавиту фамилий сотрудников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятель­ное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Лич­ные карточки сдаются в архив. Срок хранения личных карто­чек – 75 лет - «В».

Во многих организациях личные карточки сотрудников ведут с помощью компьютера.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведе­ния о сотруднике. Личные дела могут заводиться на всех сотрудни­ков организации, но обычно они заводятся на руководителей и ве­дущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформ­ляют личные карточки ф. Т-2).

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении в должности;

• характеристики или рекомендательные письма;

• трудовой контракт (договор);

• копии приказов о назначении, переводе, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• справки и другие документы, относящиеся к данному сотруднику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содер­жит сведения о порядковых номерах документов дела, их индек­сах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведе­ния о сотруднике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Он заполняется лично сотрудником на основании следующих до­кументов:

• паспорт;

• трудовая книжка;

• военный билет;

• документ об образовании;

документы об имеющихся изобретениях.

В личное дело помещают копии документов об образовании. Ко­пии можно снимать только с подлинников этих документов.

Трудовые контракты (договоры), заключенные с сотрудником, мо­гут входить в состав документов личного дела или храниться от­дельно.

Дополнение к личному листку по учету кадров – это документ, пред­назначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшива­тель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников хранятся в сейфе и выдаются во времен­ное пользование лишь определенным должностным лицам. Изме­нения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

• Личные дела уволенных сотрудников должны передаваться на ар­хивное хранение и храниться 75 лет – «В».