Телефонограммы

Телефонограмма - документ, который передается по телефону и за­писывается получателем.

При передаче телефонограммы необходимо:

• составить лаконичный текст, в который входит дата, время и дру­гие важные вопросы сообщения;

• продиктовать телефонограмму;

• узнать должность и фамилию того, кто принял телефонограмму;

• записать время передачи телефонограммы.

При приеме телефонограммы необходимо:

• записать текст телефонограммы;

• записать название фирмы и номер телефона;

• узнать должность и фамилию того, кто передал телефонограмму;

- записать время приема телефонограммы.

4. Нормативно-правовые документы: контракты, должностные инструкции Контракты

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

При составлении контрактов и их заключении следует уделять осо­бое внимание:

• четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

• возможности расторжения контракта любой из сторон;

• санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

• соответствию пунктов контракта Федеральному закону «О за­щите прав потребителей» и другим законодательным актам;

• соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

Составными частями контракта являются:

• название вида и заголовок документа (например, договор куп­ли-продажи);

• дата, номер, место составления;

• наименования сторон (полные названия организаций);

• предмет контракта;

• условия и сроки поставки, хранения и т.д.;

• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

• порядок сдачи-приема выполненных работ;

• ответственность сторон;

• гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

• переход права собственности и риски;

• порядок разрешения споров;

• юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, бан­ковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

• подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшиф­ровок подписей и дат подписания документов);

• печати фирм-контрагентов.

Должностные инструкции

Должностная инструкция - документ, в котором определены функ­ции, права и обязанности сотрудника.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт. Трудовой контракт и должностная инструкция использу­ются при разрешении конфликтных ситуаций между работодате­лем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается специалистом по рабо­те с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изме­нения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Должностная инструкция может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

Общие положения. Здесь устанавливаются: область деятельности; порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; квалификационные требования; подчиненность; должностные лица, которыми он руководит. Также здесь перечис­ляются нормативные документы, которыми должен руководство­ваться сотрудник в своей деятельности.

Функции. Здесь перечисляются основные направления деятельности.

Должностные обязанности. Здесь должны быть определены конк­ретные виды работ.

Права. "Здесь устанавливаются права, необходимые сотруднику для выполнения возложенных на него обязанностей.

Ответственность. Здесь указывается, за что конкретно несет от­ветственность сотрудник.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции можно вводить другие разделы по усмотрению руководства орга­низации.

Вопросы и задания для самоконтроля по теме 3

1. Виды документов

1. Назовите основные группы документов.

2. К какому виду относятся деловые письма?

2. Распорядительные документы: приказы, указания

1. Составьте приказ по основной деятельности (См. сборник образцов документов, сборник практических работ).

3. Информационно-справочные документы: акты, письма, факсы, справки, телефонограммы,

докладные записки, протоколы

1. Представьте, что Вы работаете менеджером по продажам у крупной компании. Вы опоздали на работу на 40 минут (причину придумайте сами), и Ваш начальник интересуется, почему Вас не было на рабочем месте. Попробуйте составить подробную объяснительную записку.

Задание выполните на отдельном листе.

4. Нормативно-правовые документы: контракты, должностные инструкции

1. Для чего предназначена должностная инструкция?

ТЕМА 4

Документы по личному составу

ПЛАН:

1. Трудовые договоры.

2. Приказы по личному составу.

3. Трудовые книжки.

4. Личные карточки, личные дела.

5. Личное резюме.

Трудовые правоотношения организации и ее сотрудников регули­руются Трудовым кодексом РФ. В организациях устанавливается единый порядок оформления приема, увольнения и перевода со­трудников. Документация по личному составу – это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:

• трудовые договоры;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

• трудовые книжки;

• личные карточки формы Т-2;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу требуют особой тщательности и ак­куратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.