Докладные записки

Докладная записка - документ, адресованный директору или вы­шестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить директора в известность о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрываю­щий ее содержание.

В первой части докладной записки излагаются факты или события, послужившие поводом к ее написанию.

Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных дей­ствиях, которые необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладные записки должны быть подписаны составителем, а док­ладные записки, направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны директором.

Докладные записки по основным вопросам деятельности органи­зации хранятся 5 лет.

Объяснительные записки

Объяснительные записки составляются по производственным воп­росам и трудовым правоотношениям. Текст объяснительной запис­ки составляется в произвольной форме. В объяснительной записке указываются причины, которые привели к каким-либо нарушени­ям. Объяснительная записка должна иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

Справки

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов или событий.

Очень часто составляются справки, подтверждающие работу и оп­лату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выда­вать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по жур­налу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Письма, факсы

Деловая переписка - одно из наиболее важных средств связи пред­приятия с внешними организациями.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию доку­ментов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимиль­ной связи, электронной почтой и т.д.

Существует много видов деловых писем: инструкционные, гаран­тийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламаци­онные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, письма-просьбы, письма-отказы, письма-подтвер­ждения и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государствен­ных или муниципальных органов. Они содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки и т.п..

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров.

В рекламационных (претензионных) письмах требуют возмещения убытков.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие.

Сопроводительные письма пишутся в тех случаях, когда основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводитель­ном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

Яисьма-говещеяияпосылаются из вежливости (благодарность за ско­рый ответ, выражение готовности к сотрудничеству и т.п.) или же в качестве вполне определенного информационного сообщения.

Письма-напоминания направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта своевре­менно получить желаемый результат.

Письма-подтверждения чаще всего являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий.

Письма-отказы - это ответ на претензию клиента или партнера. Правильно написанные, они помогают поддерживать нормальные отношения с клиентом.

Гарантийные письма направляются как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.п. Заканчиваются такие письма фразой: «Опла­ту гарантируем. Наш расчетный счет (указываются полные банков­ские реквизиты)» и обязательно имеют две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

Пример составления письма приведен на рисунке 1.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

• дата;

• номер;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

• заголовок к тексту.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным и убе­дительным.