Работа. Обработка массовых отправлений
1. Цель работы
Научить пользователя производить слияние файлов Excel и Word.
2. Основные теоретические положения
Операционная система Windows дает возможность совмещать работы основных приложений пакета Microsoft Office. Например, из информации табличного процессора Excel можно сформировать базу данных в Access. Можно также осуществить слияние документов табличного процессора Excel и текстового редактора Word.
3. Порядок выполнения работы
Задание. Разработать в Word образец серийных писем для рассылки должникам по оплате за телефонные услуги. Список должников следует считать из таблицы Excel.
Внимание! Требуется обязательная запись в отчете последовательности всех операций слияния.
Выполнение задания
3.1. Создание файла с данными об абонентах:
3.1.1. Выполните команды меню Файл – Создать (откроется новая книга Excel с чистым рабочим листом).
Создать таблицу (табл. 1), которая представляет собой ведомость оплаты за телефонные услуги.
В ячейку Е1 ввести заголовок: 1 – должник, 0 – нет.
В ячейку Е2 ввести формулу, работающую по правилу: если значение ячейки D2 не равно нулю (т. е. есть задолжность), то ввести 1, иначе – 0. Формула имеет вид =ЕСЛИ(D2=0;0;1).
Скопировать формулу на весь список. В графе 1 – должник, 0 – нет стоят единицы, если абонент не заплатил за услуги.
Таблица 1
|
A |
B |
C |
D |
||||
1 |
№ пп |
Фамилия И.О. |
Телефон |
Сумма долга |
||||
2 |
1 |
Баболина А.И. |
213-89-51 |
75р. 50к. |
||||
3 |
2 |
Быковская Г.В. |
135-67-97 |
175р.00к. |
||||
4 |
3 |
Васильева Э.С. |
312-77-57 |
|
||||
5 |
4 |
Воеводина Е.Г. |
213-89-52 |
|
||||
6 |
5 |
Громин Л.С. |
432-90-94 |
|
||||
7 |
6 |
Дмитриев Н.А. |
213-89-54 |
46р. 93к. |
||||
8 |
7 |
Евдокимова Е.В. |
312-11-10 |
|
||||
9 |
8 |
Евсеева И.А. |
312-87-66 |
25р. 50к. |
||||
10 |
9 |
Жилина Н.В. |
312-11-11 |
|
||||
11 |
10 |
Земелина Н.И. |
432-90-98 |
0р. 33к. |
||||
12 |
11 |
Зубарев П.С. |
311-45-16 |
|
||||
13 |
12 |
Ильина К.В. |
210-36-87 |
|
||||
14 |
13 |
Истомина Н.В. |
315-45-45 |
|
||||
15 |
14 |
Итков В.М. |
213-77-12 |
|
||||
16 |
15 |
Карелин М.Ю. |
312-89-57 |
75р. 50к. |
||||
17 |
16 |
Кузнецова А.Д. |
210-85-89 |
|
||||
18 |
17 |
Ларина В.Г. |
213-65-98 |
|
||||
19 |
18 |
Лавров К.И. |
315-78-78 |
|
||||
20 |
19 |
Лещенков О.Ф. |
213-44-81 |
|
||||
21 |
20 |
Ломова Р.И. |
110-15-87 |
|
||||
22 |
21 |
Макарова Н.Н. |
319-11-13 |
225р. 75к. |
||||
23 |
22 |
Мошкина О.В. |
320-33-54 |
|
||||
24 |
23 |
Мякишев Л.Д. |
312-57-11 |
|
||||
25 |
24 |
Налина О.М. |
432-90-96 |
18р. 96к. |
||||
26 |
25 |
Огольцава Е.В. |
312-11-19 |
75р. 50к. |
||||
27 |
26 |
Одоевская В.Г. |
432-89-74 |
|
||||
28 |
27 |
Оросьева О.В. |
110-11-12 |
|
||||
29 |
28 |
Панин П.П. |
112-56-98 |
|
||||
30 |
29 |
Петрова Н.Р. |
186-34-32 |
|
||||
31 |
30 |
Пташкина О.В. |
186-45-67 |
|
||||
32 |
31 |
Романина Н.Ю. |
312-11-14 |
33р. 50к. |
||||
33 |
32 |
Рокотов С.В. |
315-96-31 |
|
||||
34 |
33 |
Руковица А.Д. |
312-45-73 |
|
||||
35 |
34 |
Рябов А.Р. |
310-12-45 |
|
||||
36 |
35 |
Санин О.К. |
311-60-07 |
|
||||
37 |
36 |
Стегалина З.С. |
135-67-93 |
885р. 00к. |
||||
38 |
37 |
Тенина Г.В. |
564-05-60 |
|
||||
39 |
38 |
Тупалев В.П. |
552-23-18 |
75р. 50к. |
||||
40 |
39 |
Усатов В.В. |
212-04-98 |
|
||||
41 |
40 |
Ушеров Р.И. |
213-89-62 |
23р. 70к. |
||||
3.2. Подготовка данных об абонентах–задолжниках
3.2.1. Выделите строку заголовков таблицы и выполните команды меню Данные – Фильтр – Автофильтр. Щелкните по кнопке фильтра в графе 1 –должник, 0 – нет и выберите в списке условие 1. На экране появится новая таблица (табл. 2), содержащая только те записи, в которых стоит условие 1.
3.2.2. Протяните курсор мыши с нажатой левой кнопкой по новой таблице и выполните команды меню Правка – Копировать, затем вставьте на рабочий Лист2 данные из буфера обмена (Правка – Вставить). Получилась новая табл. 18 без кнопок автофильтра.
3.2.3. Для сохранения документа выполнить команды Файл – Сохранить как… – Мои документы – папка Факультет – ваша Именная папка – в окне Имя – введите имя Абонент – Сохранить. Закройте документ.
3.3. Подготовка основного документа (бланка письма)
3.3.1. Не закрывая файла Excel, выполните команды: кнопка Пуск – Программы – Microsоft Word.
Таблица 2
|
A |
B |
C |
D |
E |
1 |
№ пп |
Фамилия |
Телефон |
Сумма долга |
1-должник, 0-нет |
2 |
1 |
Баболина А.И. |
213-89-51 |
75р. 50к. |
1 |
3 |
2 |
Быковская Г.В. |
135-67-97 |
175р.00к. |
1 |
4 |
6 |
Дмитриев Н.А. |
213-89-54 |
46р. 93к. |
1 |
5 |
8 |
Евсеева И.А. |
312-87-66 |
25р. 50к. |
1 |
6 |
10 |
Земелина Н.И. |
432-90-98 |
985р 36к |
1 |
7 |
15 |
Карелин М.Ю. |
312-89-57 |
75р. 50к. |
1 |
8 |
16 |
Кузнецова А.Д. |
210-85-89 |
75р. 50к. |
1 |
9 |
17 |
Ларина В.Г. |
213-65-98 |
885р. 00к. |
1 |
10 |
19 |
Лещенков О.Ф. |
213-44-81 |
275р. 50к. |
1 |
11 |
21 |
Макарова Н.Н. |
319-11-13 |
123р. 70к. |
1 |
12 |
22 |
Мошкина О.В. |
320-33-54 |
33р. 50к. |
1 |
13 |
24 |
Налина О.М. |
432-90-96 |
18р. 96к. |
1 |
3.3.2. Создайте бланк письма по образцу рис. 1. Окна для ввода информации формируйте при помощи команды меню Вставка – Надпись. Курсор превращается в черный крестик, растяните рамку до нужных размеров.