Автозаполнение ячеек данными

Часто пользователю приходится в разных таблицах заполнять совершенно одинаковые столбцы, например: № п/п, дата, фамилии сотрудников и т.д.

Excel позволяет заполнять такие поля автоматически, а не вводить списки каждый раз заново.

Для этого Excel содержит определенный набор списков для автозаполнения ячеек данными. Данными для автозаполнения могут служить числа, даты, дни недели, месяцы и прочие.

Для автозаполнения необходимо:

1. Ввести первый элемент списка

2. Подтвердить ввод

3. В ыделить эту ячейку

4. Поставить указатель мышки на маркер заполнения так, чтобы указатель превратился в маленький черный плюс.

5. С нажатой левой кнопкой мыши (и, возможно, клавишей Ctrl) протянуть выделение до последней ячейки будущего списка

Примечание: Таким образом произойдет автоматическое заполнение ячеек элементами соответствующего списка автозаполнения.

Если вместо автозаполнения произошло копирование содержимого первой ячейки, то возможны варианты:

• Если Вы выполняли Автозаполнение без клавиши Ctrl, попробуйте сделать это еще раз с нажатой клавишей Ctrl и, наоборот, если Вы удерживали ее нажатой, сделайте это без нее.

• Возможно, среди имеющихся в Excel списков автозаполнения нет такого списка (например, если это фамилии Ваших сослуживцев или наименования товаров и т.п.). Тогда такой список можно создать самостоятельно.

Создание списка автозаполнения

I способ:

1. В готовой таблице выделить список

2. Меню Сервис – Параметры – вкладка Списки

3. В строке Импорт списка из ячеек уточнить диапазон и нажать кнопку Импорт

4. ОК

II способ:

1. Меню Сервис - Параметры – вкладка Списки

2. В левой части окна щелкнуть по строке НОВЫЙ СПИСОК

3. В правой части окна в поле Элементы списка ввести элементы будущего списка, отделяя их друг от друга запятой или с помощью клавиши Enter

4. Кнопка Добавить (список переместится в левую часть окна)

5. ОК

Вычисления в Excel

Табличный процессор Excel позволяет автоматизировать процесс вычислений в таблицах посредством ввода и копирования формул и функций.

Чтобы начать ввод формулы в ячейку, необходимо сначала поставить знак = (равно). Этим Вы даете программе понять, что в ячейку будет введена формула, которую необходимо вычислить.

Автосуммирование ячеек

1. Выделить ту ячейку, в которой будет результат

2. Щелкнуть по кнопке Автосуммирование на панели Стандартная (в ячейке высветится диапазон ячеек, принимаемых в сумму, а сами ячейки будут выделены бегущей рамкой)

3. Если необходимо, проверить и уточнить (выделив мышкой заново) диапазон ячеек

4. Подтвердить формулу, щелкнув по кнопке Автосуммирование еще раз (или нажав Enter)

Примечание: Можно сразу выделить диапазон и следующую свободную ячейку за ним. Щелкнуть по кнопке Автосуммирование один раз – в ячейке сразу появится результат вычисления.

Ввод формул

1. Выделить ячейку, в которой будет результат

2. Ввести в ячейку знак = (равно)!

3. Щелкнуть по ячейке, содержащей первый аргумент формулы

4. Ввести знак действия

5. Щелкнуть по ячейке со вторым аргументом

6. Ввести остальные аргументы, повторяя шаги 4-5.

7. Подтвердить ввод формулы нажатием клавиши Enter.

Примечание: Если в формуле предполагаются скобки, то в процессе ввода формулы скобки вводятся с клавиатуры.