Т екстовый процессор MS Word

2. Текстовый процессор ms Word

Наиболее широко используемым экономистами инструментом в нашей стране является текстовый процессор MS Word – одна из основных частей MS Office. Когда речь идет о владении «компьютером», знание MS Word просто подразумевается.

Изучение текстового процессора MS Word происходит легко. Если обучаемый владеет клавиатурой, знает общие принципы работы за компьютером, то уже после нескольких минут занятий он может подготовить достаточно хорошо оформленный документ. По мере накопления опыта у пользователя вырабатывается определенный порядок разработки документов, который в дальнейшем постоянно совершенствуется за счет обмена знаниями с другими пользователями и самостоятельного изучения возможностей текстового процессора эмпирическим путем.

Изучение текстового процессора мы начинаем не с простейших операций, а с понятия шаблона.

Шаблон – основа любого документа.

По умолчанию используется шаблон под именем Normal.dot (до версии офиса 2003 включительно) и Normal.dotx, начиная с версии офиса 2007).

В шаблоне хранятся все настройки документа. Чаще всего пользователи не создают собственных шаблонов для разнотипных документов, а пользуются единственным шаблоном Normal.dotx, что нельзя признать рациональным, так как в экономике распространены именно типовые документы и использование шаблонов может существенно ускорить их создание.

Первые три задания связаны сплошным примером. Сначала изготавливается шаблон для бланка письма организации. Затем на основе шаблона готовиться письмо. Параллельно идет изучение целого ряда важных моментов по форматированию текста. Третья работа знакомит со слиянием документов на примере подготовки письма в адрес нескольких организаций. Все последующие работы представляют собой самостоятельные задания, иллюстрирующие различные действия с объектами в документах.

Лабораторная работа №1

Цель: создание собственного шаблона документа.

В данном задании на примере изготовления бланка письма организации с определенным логотипом рассматривается понятие шаблона документа, отмечается ряд деталей теоретического характера и демонстрируется несколько приемов работы в текстовом процессоре. Пусть необходимо подготовить следующий бланк письма.

Сохраните файл в своей папке под именем Бланк-ВАША ФАМИЛИЯ.DOCX.

Форматирование документа

1. Установите поля документа (сверхи и снизу 2,5 см, слева 3см, справа 1,5 см).

2. Включите режим отображения непечатаемых символов. На экране будут показаны символы конца абзацев (место, где нажата клавиша Enter) и пробелы. Совет - приучите себя всегда работать с включенным режимом показа специальных символов, это избавит вас от многих проблем при форматировании текста.

3. Выделите весь текст и установите для него шрифт Times New Roman.

4. Выделите весь текст, за исключение двух последних строк, содержащих номер и дату и установите для них выравнивание по центру и начертание полужирный шрифт.

5. Выделите две строки с номером и датой и установите для них размер шрифта 10 пунктов (пункт - типографская единица размера, он равняется 1/72 дюйма), начертание курсив.

6. Аналогично задайте размер шрифта, для второй и третьей строк - 12 пунктов, для четвертой и пятой строк - 16 пунктов, для первой строки - 13 пунктов (числа 13 нет в списке - введите его вручную).

7. Выделите в первой строке текст «им.» и, используя пункт контекстного меню меню Шрифт задайте эффект Малые прописные.

8. Выделите первую строку и, используя пункт контекстного меню меню Шрифт задайте эффект С тенью - название вуза станет несколько размытым.

9. На месте пустой строки, которая расположена перед строкой номера, нарисуйте линию, используя соответствующий инструмент. Придайте линии вид, показанный на рисунке. При желании, можно поменять и цвет линии.

10. Через п. Вставка-Рисунок вставьте в документ рисунок (необязательно, показанный на бланке) и придайте ему требуемый размер. Место расположения рисунка пока не имеет значения.

11. Щелкните правой кнопкой мыши по рисунку, из появившегося меню выберите п. Формат рисунка, на вкладке Положение подберите вариант, когда текст наиболее плотно обтекает рисунок (по контуру).

12. Захватив рисунок мышью, отбуксируйте его в нужное место на вашем бланке. Добейтесь приемлемого «взаимодействия» рисунка и текста.

13. Проанализируйте полученный бланк и при необходимости внесите в него поправки, придав ему наилучший с вашей точки зрения вид.

Сохранение шаблона

ВНИМАНИЕ, важная информация!

14. И так, документ готов, его нужно сохранить. По умолчанию - это документ MS Word, то есть файл с расширением docx. Нам же нужно сохранить его, как шаблон документа, то есть как заготовку, которая в дальнейшем будет часто использоваться. Для отличия шаблонов от документов им дается расширение dotx. Шаблоны можно хранить в любой папке, однако удобнее всего использовать специально для этой цели предназначенную папку, которая по умолчанию создается при установке MS Office. Выберите пункт меню Сохранить как и измените тип документа на Шаблон документа, выберите место –Мои шаблоны. В качестве имени файла задайте имя, Бланк-ВАША ФАМИЛИЯ.

15. Обратите внимание, после сохранения ваш документ получил расширение DOTX. Закройте его (Файл - Закрыть).

Использование шаблона в работе

16. Для подготовки письма на бланке нужно выполнить следующие действия:

• через п. меню Файл - Создать выбрать из хранящихся в папке шаблонов нужный шаблон. Теперь на экране будет не чистый лист, как в случае использования шаблона по умолчанию Normal.dotx,, а а подготовленный вами бланк;

• дописать текст письма;

• сохранить файл как документ Word. Сделанные в бланке добавления и изменения не затрагивают шаблон - он остается в прежнем виде.

17. Подготовьте короткое письмо произвольного содержания и сохраните его в своей папке. Не придавайте особого значения содержанию письма – это тема следующей работы.

18. Сдайте работу преподавателю.

19. Загрузите шаблон в облако в свою папку.