- •Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения
- •Задачи комплексных систем автоматизации доу
- •Пользователи систем автоматизации доу
- •Организации
- •Персонал
- •Авторы-разработчики, и согласователи проекта документа
- •Группа, обеспечивающая функции службы доу
- •Исполнители
- •Сотрудники обеспечивающие прикладное администрирование системы, ее настройку на конкретную технологию документооборота (в системе “Дело-Предприятие это системные технологи”)
- •Администраторы информационных систем
- •Архитектура комплексных систем автоматизации доу
- •Комплексные системы автоматизации на базе лвс организации
- •Территориально-распределенный вариант комплексной системы автоматизации доу
- •Структура комплексных систем автоматизации доу
- •Модули комплексных систем автоматизации доу
- •Примеры модульного построения систем автоматизации доу
- •Функции комплексных систем автоматизации доу
- •Используемые технологии в комплексных системах автоматизации доу
- •Потоковый ввод бумажных документов (на примере Дело-Предприятия)
- •Управление потоком работ)
- •Классификация систем автоматизации доу
- •Соответствие стандартам отечественного делопроизводства
- •Разработчик системы
- •По отношению к задачам делопроизводства
- •По типу организации на которые системы рассчитаны
- •Используя в качестве основы систематизации функциональный признак, выделяют:
- •При проектном подходе к классификации ас доу выделяются:
- •При использовании иерархического признака возможна следующая классификация:
- •Выбор и внедрение комплексных систем автоматизации доу
- •Выбор комплексной системы автоматизации доу
- •Подходы к созданию комплексных систем автоматизации доу
- •Требования, которым должна удовлетворять комплексная система автоматизации доу
- •Этапы выбора системы автоматизации
- •Описание объекта исследования.
- •Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно – технических требований к системе автоматизации доу.
- •Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки.
- •Поиск программных продуктов.
- •Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.
- •Отбор программных. Продуктов, удовлетворяющих функциональным требованиям и системно – техническим характеристикам.
- •Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением.
- •Выбор программного обеспечения для системы доу.
- •Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации доу.
- •Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.
- •Внедрение комплексной системы автоматизации доу
- •Выбор организации поставщика и внедренца системы
- •Этапы внедрения системы автоматизации
- •Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения комплексной системы автоматизации
- •Выполнение пилотного проекта;
- •Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения сэд;;
- •Выбор и поставка необходимых для внедрения сэд аппаратно-программных средств;
- •Поставка и инсталляция сэд;;
- •Обеспечение внешнего электронного документооборота
- •Эффект от внедрения комплексной системы автоматизации
- •Перспективы развития комплексных систем автоматизации доу
Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения комплексной системы автоматизации
Выполнение пилотного проекта;
Пилотный проект - создание действующего макета информационной системы предприятия: программного обеспечения, необходимых настроек и фактических данных, предназначенного для демонстрации заказчику.
Пилотный проект - это первый этап внедрения, позволяющий убедиться в применимости и эффективности предлагаемой системы до eё закупки и внедрения, обучить рабочую группу сотрудников компании работе с системой, определить необходимую конфигурацию системы, а также определить и спланировать организационные и технические мероприятия на этапе промышленного внедрения.
Пилотный проект - проект, при котором автоматизируется только несколько задач предприятия.
«Пилотным» называется проект, который позволяет продемонстрировать возможности системы на примере автоматизации отдельной задачи в сравнительно короткие сроки с привлечением ограниченного количества материальных и человеческих ресурсов
Задачи проведения «пилотного» проекта:
Выявление эффекта от внедрения системы автоматизации управления документами
Проверка готовности предприятия заказчика к внедрению системы автоматизации управления документами
Проведение частичной автоматизации выбранной задачи
Наработка информации для принятия решения о внедрении системы автоматизации управления документами
Выработка базиса для составления проекта реальной системы
Составление полного плана работ по разработке и внедрению системы
Проверка качества работ исполнителя и его финансовой ответственности
Установление неформальных отношений между заказчиком и исполнителем
Проведение «пилотного» проекта позволяет ускорить внедрение системыавтоматизации управления документами
Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения сэд;;
План-график внедрения
В приведенной ниже таблице указан план мероприятий для организации опытной эксплуатации DIRECTUM в Аппарате управления ООО «Пермтрансгаз».
№ п/п |
Вид работ |
Дата |
Ответственный |
|
начала |
завершения |
|||
1 |
Согласование проекта* |
19.05.04 |
07.06.04 |
ПТГ |
2 |
Модификация и настройка |
21.05.04 |
09.06.04 |
|
|
Модификация DIRECTUM |
26.05.04 |
07.06.04 |
НПО "Компьютер" |
|
Установка системы, конвертация IS-Builder системы DIRECTUM с версии 5.12.6 до версии 5.12.7, настройка репликации |
21.05.04 |
24.05.04 |
ИВЦ ПТГ, УМТСиК |
|
Заведение пользователей и групп пользователей |
24.05.04 |
26.05.04 |
ИВЦ ПТГ |
|
Настройка синхронизации справочников (кроме справочника реестр договоров) |
24.05.04 |
26.05.04 |
ИВЦ ПТГ |
|
Настройка системы DIRECTUM |
26.05.04 |
07.06.04 |
ИВЦ ПТГ |
|
- структура папок |
|
|
|
|
- шаблоны и бланки документов |
|
|
|
|
- справочник Виды задач |
|
|
|
|
- типовые маршруты |
|
|
|
|
Установка системы на рабочие места |
26.05.04 |
07.06.04 |
ИВЦ ПТГ |
|
Конвертация системы DIRECTUM до версии 2.3.1 с учетом существующих особенностей ПТГ и переносом модификаций данного проекта |
07.06.04 |
08.06.04 |
ИВЦ ПТГ, УМТСиК |
|
Обновление версии на рабочих местах в АУП и УМТСиК |
|
|
ИВЦ АУП, УМТСиК |
|
Настройка синхронизации справочника реестр договоров |
08.06.04 |
09.06.04 |
ИВЦ ПТГ |
|
Настройка нумерации и регистрации документов |
08.06.04 |
09.06.04 |
ИВЦ ПТГ |
|
- справочник Места регистрации |
|
|
ИВЦ ПТГ |
|
- справочник Форматы номеров электронных документов |
|
|
ИВЦ ПТГ |
|
- справочник Форматы номеров РКК |
|
|
Нач. канцелярии |
|
- справочник Номенклатура дел |
|
|
Ответственные в подразделениях за работу с документами |
|
- справочник Журналы электронных документов |
|
|
Ответственные в подразделениях за работу с документами |
3 |
Проведение организационных мероприятий |
07.06.04 |
25.06.04 |
|
|
Утверждение приказом ответственных в подразделениях за работу с документами |
07.06.04 |
08.06.04 |
ПТГ |
|
Утверждение приказом Положения об электронном документообороте, ознакомление всех сотрудников |
07.06.04 |
25.06.04 |
ПТГ |
|
Разработка обязательных регламентов** |
07.06.04 |
25.06.04 |
ПТГ |
4 |
Опытная эксплуатация |
10.06.04 |
23.07.04 |
|
|
Перевод в систему документов с файл-сервера*** |
10.06.04 |
23.07.04 |
Пользователи |
|
Опытная эксплуатация системы на работе канцелярии, секретариата и отделов, подчиняющихся непосредственно ген. директору |
10.06.04 |
23.07.04 |
ПТГ |
|
Опытная эксплуатация системы на работе отделов, подчиняющихся зам. ген. директора по работе с персоналом |
21.06.04 |
23.07.04 |
ПТГ |
|
Опытная эксплуатация системы на работе отделов, подчиняющихся зам. ген. директора по капитальному строительству |
28.06.04 |
23.07.04 |
ПТГ |
|
Опытная эксплуатация системы на работе отделов, подчиняющихся главному инженеру |
05.07.04 |
23.07.04 |
ПТГ |
|
Опытная эксплуатация системы на работе отделов, подчиняющихся зам. ген. директора по общим вопросам |
12.07.04 |
23.07.04 |
ПТГ |
|
Опытная эксплуатация системы на работе отделов, подчиняющихся зам. ген. директора по производству |
19.07.04 |
23.07.04 |
ПТГ |
|
Разработка инструкций пользователей и администраторов |
14.06.04 |
25.06.04 |
НПО "Компьютер" |
5 |
Консультации |
21.05.04 |
23.07.04 |
|
|
Консультации пользователей |
08.06.04 |
23.07.04 |
НПО "Компьютер" |
|
Консультации администраторов |
21.05.04 |
23.07.04 |
НПО "Компьютер" |
|
Итого |
19.05.04 |
23.07.04 |
|