- •Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения
- •Задачи комплексных систем автоматизации доу
- •Пользователи систем автоматизации доу
- •Организации
- •Персонал
- •Авторы-разработчики, и согласователи проекта документа
- •Группа, обеспечивающая функции службы доу
- •Исполнители
- •Сотрудники обеспечивающие прикладное администрирование системы, ее настройку на конкретную технологию документооборота (в системе “Дело-Предприятие это системные технологи”)
- •Администраторы информационных систем
- •Архитектура комплексных систем автоматизации доу
- •Комплексные системы автоматизации на базе лвс организации
- •Территориально-распределенный вариант комплексной системы автоматизации доу
- •Структура комплексных систем автоматизации доу
- •Модули комплексных систем автоматизации доу
- •Примеры модульного построения систем автоматизации доу
- •Функции комплексных систем автоматизации доу
- •Используемые технологии в комплексных системах автоматизации доу
- •Потоковый ввод бумажных документов (на примере Дело-Предприятия)
- •Управление потоком работ)
- •Классификация систем автоматизации доу
- •Соответствие стандартам отечественного делопроизводства
- •Разработчик системы
- •По отношению к задачам делопроизводства
- •По типу организации на которые системы рассчитаны
- •Используя в качестве основы систематизации функциональный признак, выделяют:
- •При проектном подходе к классификации ас доу выделяются:
- •При использовании иерархического признака возможна следующая классификация:
- •Выбор и внедрение комплексных систем автоматизации доу
- •Выбор комплексной системы автоматизации доу
- •Подходы к созданию комплексных систем автоматизации доу
- •Требования, которым должна удовлетворять комплексная система автоматизации доу
- •Этапы выбора системы автоматизации
- •Описание объекта исследования.
- •Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно – технических требований к системе автоматизации доу.
- •Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки.
- •Поиск программных продуктов.
- •Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.
- •Отбор программных. Продуктов, удовлетворяющих функциональным требованиям и системно – техническим характеристикам.
- •Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением.
- •Выбор программного обеспечения для системы доу.
- •Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации доу.
- •Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.
- •Внедрение комплексной системы автоматизации доу
- •Выбор организации поставщика и внедренца системы
- •Этапы внедрения системы автоматизации
- •Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения комплексной системы автоматизации
- •Выполнение пилотного проекта;
- •Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения сэд;;
- •Выбор и поставка необходимых для внедрения сэд аппаратно-программных средств;
- •Поставка и инсталляция сэд;;
- •Обеспечение внешнего электронного документооборота
- •Эффект от внедрения комплексной системы автоматизации
- •Перспективы развития комплексных систем автоматизации доу
Этапы выбора системы автоматизации
В выборе программного продукта необходимо участие экспертов — специалистов разных подразделений организации, а процесс подготовки управленческого решения должен иметь коллективный (групповой) характер. В этом смысле требуется взаимодействие службы ДОУ с подразделениями информатизации и информационной безопасности. Указанные обстоятельства позволяют утверждать, что управленческое решение по выбору программного продукта для автоматизации документооборота является многоцелевым.
В условиях растущего предложения программных продуктов задача лиц, принимающих решение, заключается в выборе оптимального варианта программного обеспечения системы автоматизации документооборота на основе многокритериального подхода.
В современной теории принятия решений многокритериальные задачи выбора занимают особое место, в том числе задача выбора лучшей альтернативы считается одной из основных в практике менеджмента [19, 38, 49]. Сложность выбора определяется как количеством альтернатив (в нашем случае возможных программных продуктов), так и количеством критериев. Критерии выбора решения из некого множества имеющихся альтернатив характеризуют их привлекательность (приемлемость, предпочтительность) для участников процесса выбора.
При всем многообразии управленческих решений, в том числе связанных с выбором программного продукта, можно выделить четыре основные стадии работы:
подготовительная (постановка задачи);
разработка возможных вариантов решений:
выбор решения;
реализация принятого решения
На рис. представлена одна из возможных технологических схем этого процесса, отражающая последовательность этапов подготовки управленческих решений и основные виды используемой информации. Схема отображает логику и рациональную последовательность действий. На практике может возникнуть необходимость повторения уже пройденного этапа, если получен отрицательный результат, нет требуемой информации или коренным образом изменилась ситуация. Знание технологии процесса принятия решений позволяет рационально организовать его информационное обеспечение и тем самым содействовать обоснованности и своевременности решений.
На подготовительной стадии принятия решения о выборе программного продукта важно определить:
какие потребности автоматизации документооборота (в общих чертах) должны быть удовлетворены;
какие источники информации будут использоваться для знакомства с программными продуктами,
какова степень полноты и достоверности информации,
как познакомиться с демонстрационной версией;
кто войдет в круг экспертов, оценивающих альтернативы;
сколько времени будет проводиться экспертная оценка.
На этой же стадии работы важно определить в общих чертах, какие потребности автоматизации документооборота должны быть удовлетворены. Экспертам необходимо определиться с возможными альтернативами выбора, т.е. с теми программными продуктами, которые по предварительной оценке могли бы удовлетворять потребности предприятия или учреждения. Для этого можно воспользоваться информационно-рекламными публикациями, материалами конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов (например, материалы конференции «Docflow 2000»—«Docflow 2004», журнальными публикациями [20, 21, 52, 58], результатами сопоставительного анализа [51, 57, 61, 63], сайтами фирм-разработчиков в Интернете, а также запросить у разработчиков интересующие организацию дополнительные сведения..
Важно предварительно определиться с теми программными продуктами, из числа которых предстоит сделать выбор. Безусловно, некоторые предложения могут быть отсеяны еще на предварительной стадии по ценовым соображениям (к примеру, цена намного превосходит возможности учреждения) или по соображениям концептуального порядка (например, отсутствуют принципиально важные функции или сферы ДОУ). Полагаем целесообразным наметить для выбора три-пять (максимально семь) альтернативных вариантов программного обеспечения, которые на следующей стадии должны быть оценены в соответствии с имеющимися целями и ограничениями.
Процесс принятия решения по выбору программного обеспечения для автоматизации документооборота в каждой организации может иметь свои особенности и нюансы. В качестве возможного ориентира на стадии анализа альтернатив и выбора программного продукта предлагается использовать логическую схему, представленную на рис. 9. Эксперты должны сформировать перечень критериев, по которым будут оцениваться программные продукты. При большом количестве критериев они могут быть объединены в группы, что позволяет оптимизировать процесс принятия решений. При этом требуется оценка программных продуктов с точки зрения, как предъявляемых функциональных требований, так и системно-технических характеристик, адаптационных возможностей, особенностей внедрения и, наконец, стоимости.
Рассмотрим выделенные этапы работы несколько подробнее (курсовая работа)