Специфика языка служебной документации

Язык служебной документации должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные особенности официально-делового стиля - это точность и языковой стандарт. Эти черты отражаются в оформлении деловых бумаг: характере композиции, расположении частей текста, выделении абзацев, рубрикации, шрифта и т.п.

Рассмотрим образцы некоторых документов и специфические синтаксические конструкции, используемые для их составления. /. Образец заявления.

Декану экономического факультета Санкт-петербургского государственного технического университета проф. Соколову И.С. от аспирантки кафедры экономики Извековой И.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу командировать меня в Москву в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с материалами по теме диссертации.

Дата Подпись

Заявление включает:

1. Наименование адресата и автора заявления (эта часть заявления помещается в правой стороне листа). Если наименование адресата представляет собой название должностного лица, то оно ставится в дательном надеже (Декану ... Соколову...), или это название организации - в винительном (В отдел фотокопии...). Фамилия, имя и отчество заявителя помещаются под адресатом, с предлогом от или без него.

2. В центре страницы с заглавной буквы помещается слово Заявление, написанное с заглавной буквы без точки в конце слова.

3. Текст заявления пишется с красной строки.

4. Дата ставится слева, подпись - справа.

При составлении текста заявления используются следующие клишированные формы:

1) для выражения просьбы:

Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.).

Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т.п.).

2) для ввода аргументации:

Ввиду того, что....; В связи с тем, что.....; На основании того, что...., потому что...; Так как...; Учитывая (что?).... //. Образец доверенности.

Доверенность

Я, аспирант II курса филологического факультета СПбГУ Беликов Александр Иванович, доверяю аспиранту 1 курса Кравцову Сергею Владимировичу, проживающему по адресу: Санкт-Петербург, ул. Кораблестроителей, дом 28, кв. 31, паспорт серия __ №__, выдан (кем, когда), получить мою стипендию за январь 1998 года в сумме 100 (сто) рублей.

15 декабря 1997 г. Подпись

Подпись Беликова А.И. удостоверяю Заведующий канцелярией Подпись

Печать Дата

Расположение частей доверенности:

1. Наименование документа (пишется в центре строки).

2. Текст (начинается с красной строки).

3. Дата (слева), подпись (справа).

4. Под датой и подписью необходимо предусмотреть месго, чтобы заверить документ. Основная клишированная форма:

Кто? + доверяю + кому? + инфинитив (получить и т.д.). Э. Автобиография пишется в свободной форме с соблюдением

указанной ниже последовательности сведений:

1) Фамилия, имя, отчество (как приложение к местоимению я);

2) Дата рождения (число, месяц, год);

3) Место рождения (село, город, область, республика);

4) Учеба (где учился, когда и какое учебное заведение окончил: школа, вуз, аспирантура и др.);

5) Работа (где и когда работал, какую должность занимал);

6) Занятие в настоящее время;

7) Краткие сведения о членах семьи;

8) Дата (слева), подпись (справа).

В тексте автобиографии могут использоваться следующие слова и словосочетания: родиться; окончить среднюю школу (курсы, университет, институт); получить среднее или специальное образование; поступить в институт; жениться на....; выйти замуж за .....; служить в рядах Российской армии; по возращении из ....; после переезда в .....; поступить, пойти, быть зачисленным (в школу, на работу, на должность); вступить в брак; Я, Романов Петр Ильич,...; мой отец, Романов Илья Николаевич (фамилия, имя и отчество лиц, упомянутых в автобиографии, указываются полностью). ///.

Образец делового письма,

Уважаемые коллеги!

Направляем Вам на рецензирование рукопись Программы курса "Организация делопроизводства". Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству.

Отзыв просим присылать до 12 ноября 1997 г,

Приложение: на 24 л. в 1 экз.

Уважаемые господа!

Благодарим за Ваше письмо от ..... 1998 г. и сообщаем, что мы принимаем все условия Вашего предложения, кроме сроков исполнения. В этой связи мы хотели бы пригласить Вашего представителя, уполномоченного вести переговоры, чтобы обсудить с ним вопрос о сроках непосредственно при встрече. В случае Вашего согласия просим сообщить обратной почтой о возможности приезда к нам Вашего представителя.

С уважением (подпись)

Служебное письмо печатается на приготовленном типографским способом бланке с обозначением всех необходимых реквизитов. Реквизитами называются информационные сведения, касающиеся адреса отправителя, полного и сокращенного наименования отправителя, даты отправки письма, индексов, указывающих на регистрационный номер отправления, а также номер письма, которое послужило поводом для переписки.

Письмо, как правило, составляется по одному вопросу. Каждое письмо (за исключением самых коротких: 2-3 абзаца) снабжается кратким заголовком, который называется "темой письма". Заголовок должен отвечать на вопрос "О чем?":

О выполнении договора на проектирование.

О рассмотрении авторской заявки.

Образец-схема делового письма включает следующие пункты:

1) реквизиты;

2) заголовок к тексту;

3) текст;

4) подпись,

5) отметка о наличии приложения;

6) отметка о направлении копии в другие адреса.

Текст служебного письма излагается также по стандартной схеме:

• основание для написания письма;

пояснения, обоснования, доказательства;

• вывод, просьба, предложение.

При составлении стандартного письма используются устойчивые синтаксические конструкции. Например:

Мы получили Ваши письма от (дата);

Мы Вам очень благодарны за ...(Ваше участие);

В ответ на Вашу просьбу...;

В подтверждение нашей договоренности...;

На основании ... (Торгового соглашения между Россией и Германией);

Просим .... (выслать в наш адрес более подробную информацию);

Высылаем.... (подписанный с нашей стороны договор);

Напоминаем, что ... (в соответствии с.....Вы должны....);

Сообщаем, что.... (руководство завода приняло решение...);

Оплату гарантируем;

Предлагаем Вам ... (приобрести... на комиссионных началах);

Приглашаем... (Вас принять участие в обсуждении проекта..,).

Основное требование к языку служебной переписки - повышение информационной емкости. Так, вместо

"Факты показывают, что в этом большом деле еще масса недостатков. Предприятия города в среднем тратят на разгрузку вагона 4,6 часа вместо 2,5 часа, предусмотренных нормой"

следует писать

"Факты показывают, что предприятия города в среднем тратят на разгрузку вагона 4,6 часа вместо 2,5 часа".

Использование устойчивых синтаксических конструкций, повышение информативной пагруженности языка служебной документации позволяют создать трафаретные тексты, удобные для машинной обработки.