- •1.Назначение и основные возможности Access
- •2.Запуск программы
- •3.Главное окно ms Access
- •4.Окно базы данных
- •5.Этапы проектирования базы данных
- •6.Создание новой (пустой) базы данных
- •6.1.Создание таблицы
- •6.1.1.Определение структуры таблицы
- •6.1.1.1.Присвоение имен полям и выбор типа данных
- •6.1.1.2.Установка первичного ключа
- •6.1.1.3.Установка характеристик поля
- •6.1.1.4.Добавление, удаление и перемещение полей
- •6.1.2.Сохранение структуры таблицы
- •7.Установление связей между таблицами
- •8.Завершение работы ms Access
- •9.Работа с данными таблицы
- •9.1.Ввод записей
- •9.1.1.Переход на нужное поле или запись
- •9.1.2.Быстрый путь ввода данных
- •9.1.3.Сохранение данных
- •9.1.4.Добавление и удаление записей
- •9.1.5.Вставка в запись рисунка или объекта
- •9.2.Просмотр данных в виде формы
- •9.3.Добавление записей с помощью формы
- •9.4.Поиск и замена данных
- •9.5.Сортировка данных
- •9.6.Фильтрация данных
- •9.7.Удаление с экрана лишних данных
- •9.8.Фиксация столбцов
- •9.9. Создание простого отчета
- •10.Создание и открытие запроса
- •10.1.Запрос на выборку
- •10.1.1.Сортировка блоков данных в запросе
- •10.1.2.Запрос с параметром (параметрический запрос)
- •10.1.3.Вычисляемые поля в запросах
- •10.2.Перекрестный запрос
- •10.3.Запрос на создание таблицы
- •10.4.Запрос на обновление
- •10.5.Запрос на добавление записей
- •10.6.Запрос на удаление записей
- •11.Создание форм и отчетов
- •11.1.Создание формы
- •11.1.1.Формы для связанных таблиц
- •11.2.Создание отчета
- •11.2.1.Создание почтовых наклеек
- •11.3.Создание элементов формы или отчета
- •11.4.Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты
- •12.Макросы
- •12.1.Создание макросов
- •12.2.Выполнение макросов
- •13.Обмен данными
- •13.1.Экспорт данных
- •13.2.Импорт данных
- •13.3.Связь с таблицами
- •Задания для самостоятельной работы Вариант 1.
- •Вариант 2.
- •Вариант 3.
- •Вариант 4.
- •Вариант 6.
- •Рекомендуемая литература
12.2.Выполнение макросов
Существует несколько методов запуска макросов на выполнение:
Из окна БАЗА ДАННЫХ: дважды щелкните на имени макроса или выберите кнопку Запуск;
Из меню: в меню Сервис выберите команду Макрос / Запуск макроса и из раскрывающегося списка выберите нужный макрос (или введите его имя);
Из окна макрос: щелкните на пиктограмме с восклицательным знаком (Запуск) или в меню Макрос выберите команду Запуск;
При помощи кнопки: добавьте в форму кнопку и назначьте ей макрос либо с помощью свойства Нажатие кнопки, либо путем выбора опций Разные и Запуск Макроса в Мастере кнопок;
При открытии базы данных: для того, чтобы какой-либо макрос выполнялся автоматически при каждом новом открытии заданной базы данных, этот макрос необходимо сохранить под именем AutoExec.
13.Обмен данными
MS Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных MS Access, с программами работы с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Кроме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной базы данных MS Access в другую.
13.1.Экспорт данных
Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в Access-базе данных при работе с другой программой:
В окне базы данных выберите из списка таблицу, которую предполагается экспортировать.
Выберите команду Сохранить как / экспорт (меню Файл) или команду Файл из контекстного меню.
В открывшемся окне СОХРАНЕНИЕ ОБЪЕКТА выберите опцию Во внешнем файле или базе данных.
Нажмите ОК.
В открывшемся окне диалога СОХРАНЕНИЕ ОБЪЕКТА: ТАБЛИЦА В… укажите тип файла, выберите устройство и папку, в которую предполагается поместить таблицу, а также имя таблицы.
Нажмите кнопку Экспорт.
В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.
Нажмите ОК. Таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.
13.2.Импорт данных
MS Access может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных:
В окне базы данных, в которую предполагается импортировать таблицу, перейдите на вкладку ТАБЛИЦЫ и нажмите кнопку Создать12.
Выберите Импорт таблиц и нажмите кнопку ОК.
В окне диалога ИМПОРТ в поле "Тип файлов" выберите тип импортируемых данных MS Access, укажите папку с БД MS Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.
Выберите файл и нажмите кнопку Параметры. При импорте могут быть скопированы связи, установленные между таблицами. Укажите, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру.
Выделите одну или несколько таблиц для импорта.
13.3.Связь с таблицами
Для установления связи между исходным файлом и таблицей, сохраненной во внешних по отношению к MS Access форматах, используется специальная связь с таблицами. Связанные таким образом таблицы можно одновременно обрабатывать как в MS Access, так и во внешних приложениях.
В окне базы данных, с которой предполагается связать таблицу, перейдите на вкладку ТАБЛИЦЫ и нажмите кнопку Создать.
Выберите Связь с таблицами и нажмите кнопку ОК.
В открывшемся окне диалога укажите тип связываемых файлов (например, Microsoft Excel для установки связи с электронной таблицей) и папку, в которой находится файл для связи.
Выберите файл и нажмите кнопку Связь. MS Access запустит мастер связывания таблиц.
14.Вывод на печать таблиц, запросов, форм и отчетов
14.1.Предварительный просмотр
Для выполнения предварительного просмотра:
Выберите команду Предварительный просмотр (меню Файл) или кнопку ПРОСМОТР панели инструментов.
Нажмите кнопку ЗАКРЫТЬ панели инструментов, для выхода из режима Просмотра.
14.2.Запуск процесса печати
Для запуска процесса печати:
Выберите команду Печать… (меню Файл) или командную кнопку ПЕЧАТЬ панели инструментов.
Если необходимо, укажите диапазон печатаемых страниц и желаемое число копий в текстовом поле "Число копий".
Запустите печать кнопкой OK.
15.Использование справочной системы
MS Access включает в себя систему справок, доступ к которой может быть осуществлен несколькими способами:
Чтобы получить справку |
Нужно |
По данной теме или функции |
В меню Справка выбрать команду Вызов справки |
Во время работы в окне или в диалоге |
Нажать клавишу F1 или выбрать кнопку Справка в диалоговом окне |
О конкретной команде, инструменте или другом элементе экрана |
Щелкнуть на кнопке с вопросительным знаком Справка панели инструментов, а затем на команде, инструменте или другом элементе экрана |
Упражнение 6
Создайте еще одну БД.
Используя импорт данных, поместите в нее таблицы Товары1 и Склады, форму Товары1, созданную в результате выполнения шестого задания предыдущего упражнения и запрос на обновление сезонных скидок.
Создайте макрос, позволяющий при каждом новом открытии этой БД открывать форму с данными о телевизорах.
Откройте БД Продажи.
Используя экспорт данных, поместите таблицы Фирмы и Продажи в созданную в этом упражнении БД и перейдите в нее.
Создайте запрос на отображение данных о названиях товаров, их марке, ценах и данных о складах, где хранятся эти товары.
На основе этого запроса создайте простую форму.
Создайте макрос, позволяющий в созданной форме фильтровать записи по названиям товаров.
Поместите в созданную простую форму кнопку, при нажатии на которую будет выполняться этот макрос.