Информационные письма и фактические справки

Сам термин «фактическая справка» (fact sheet) во многом говор» сам за себя. Если пресс-релиз пишется в соответствии с требованиям журналистского формата, предоставляя читателю информацию о том" кто, что, когда, где, почему и как, то фактическая справка в основном содержит ту же самую информацию, но в более тезисном или классифицированном виде. Информация в ней подается так, чтобы нужньг сведения можно было найти с первого взгляда.

Информационное письмо (backgrounder) также в некотором роде «шпаргалка», которую специалист по паблисити готовит для включения в пресс-кит или как вспомогательный материал для ознакомления пере' брифингом, позволяющий журналистам, издателям или интервьюера подготовиться к встрече и интервью с представителями компании. Ин формационное письмо обычно занимает не более нескольких страниц: содержит историческую сводку и основные факты о фирме, организации вопросе или карьере.

Биографии и профили

Биографии и профили руководителей или ведущих членов управленче­ской команды, включаемые в пресс-кит, могут быть весьма разнообразны. В некоторых случаях список топ-менеджеров компании с указанием их имен и должностей и важных деталей умещается на одном листе. Маленькие фо­тографии каждого руководителя располагаются на следующей странице.

Другие компании размещают подробную информацию о каждом члене управленческой команды на отдельных листах, указывая образование, должностные обязанности и заметные карьерные достижения. Лучший формат для каждого случая должен определяться в соответствии с раз­мером организации в зависимости от того, насколько подробно она намерена освещать деятельность отдельных представителей команды или отделов, а также от того, какое впечатление стремится произвести.

Кроме того, следует учитывать возможность изменения представляемой информации. Если люди уже долгое время состоят в штате компании, то периодическое обновление данных не составляет особой сложности. Одна­ко если высока текучесть кадров, если речь идет о выборных должностях, если у сотрудников заключен годовой контракт, то список работников придется распечатывать чаще, чем вкладывать его в пресс-кит.

С точки зрения презентации материалы должны быть интересными, полезными и соответствовать действительности. Биографии руководи­телей для пресс-кита — это не резюме. Обратите внимание на то, как подана информация об авторе в его книге: биографическая справка обычно не превышает 75 слов, ничего лишнего, акцент делается на самых значительных достижениях и заслугах.

Фотографии

Фотографии могут рассказать о многом, а пресс-кит — это не что иное, как полный рассказ о компании или организации. Фото каждо­го сотрудника фирмы должно стать частью этого рассказа. Пресс-кит должен содержать фотографии высокого качества, иллюстрирующие предмет сообщения. Большинство СМИ предпочитает естественные фотографии постановочным портретам в фотостудии, так называемым модельным съемкам. Даже на самых лучших салонных фотографиях генеральные управляющие или учредители компаний обычно выгля­дят неестественно и больше всего похожи на заместителя министра по торговле в отставке.

Людям гораздо больше нравятся снимки, сделанные в обычной рабо­чей обстановке, когда объект съемки занимается своими привычными делами: разговаривает по телефону, встречается с коллегами, находится в одном из офисных помещений — конференц-зале или у офиса, заходит в здание компании. Такие фотографии смотрятся живо и динамично, а потому послужат прекрасными иллюстрациями для сообщения.

Будьте осторожны, ставя «естественно выглядящие» кадры. Очень час­то комнатное растение или картинная рама, незамеченные в процессе" съемки, на готовых фотографиях как будто торчат из чьей-нибудь головы. Кроме того, стоит отметить, что естественное выражение лица смотрится лучше, чем подчеркнутая серьезность или, наоборот, натянутая улыбка. ,

Фото улыбающегося генерального управляющего компании не сто­ит использовать, если речь идет о корпоративном кризисе или низком уровне прибыли.

При комплектовании пресс-кита ограничьтесь фотографиями высше­го менеджерского состава или тех сотрудников, имена которых упомянуты в пресс-релизе. Это не корпоративный ежегодник и фотографии пяти менеджеров и нового сотрудника совершенно ни к чему; скорее всего, эти снимки произведут на издателя неблагоприятное впечатление.

Не используйте групповые портреты, за исключением случаев, ког­да они запрошены, или если они действительно необходимы (например, фотографии соучредителей фирмы или членов семьи, которые входят в. топ-менеджмент, или фотографии генерального управляющего и главного; операционного директора компании, совместно делающих важное заявле­ние в конференц-зале).

Групповые фотографии полного менеджерского состава являются: скорее частью корпоративных брошюр, годовых отчетов, рекламных материалов и интернет-сайта компании, чем пресс-кита. Одно время бытовало мнение, что групповые фотографии подчеркивают команд­ный дух и совместную работу всех членов организации, однако в печати групповые снимки не всегда получаются хорошо, поэтому предпочтение отдается индивидуальным фотографиям.

Не перегружайте пресс-кит не только лишними брошюрами и доку­ментами, но и фотографиями, которые не имеют прямого отношения к, предмету сообщения, так как это портит общее впечатление. Включайте ровно столько иллюстративного материала, чтобы дать журналисту или издателю полное представление о предмете сообщения.