Оформлення операції "Повернення коштів"

Як уже зазначалося вище, оплата готельних послуг може здійснюватися як у перший день, тобто під час поселення мешканця, що відповідає вимогам пункту 2.4 Наказу №77/44, так і в останній день, оскільки, згідно з п. 3.5 цього ж Наказу, термін і форма оплати за проживання встановлюються адміністрацією готелю. У випадку оплати готельних послуг під час поселення в готель можуть виникати ситуації, коли сплачена сума авансу не використовується повністю (наприклад у випадку незапланованого від'їзду).

Під час проведення розрахункової операції "Повернення коштів" слід керуватися п. 3. Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг, відповідно до якого схема повернення коштів така:

1) адміністратор отримує від мешканця попередні розрахункові документи;

2) мешканець готелю подає заяву про повернення невикористаних коштів на ім'я керівництва готелю у довільній формі. Заява є офіційною підставою для повернення коштів;

3) касир (портьє, який виконує розрахунки) повертає після пред'явлення паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, мешканцю кошти в сумі невикористаного авансу. Розрахунок оформляється розрахунково-касовим ордером;

4) мешканець готелю отримує розрахункові документи за фактично отримані послуги з відміткою про повернення невикористаного авансу.

Бронювання номерів (місць)

За наявності вільних місць адміністрація готелю приймає заявки на бронювання від юридичних та фізичних осіб у письмовій або усній формі. За бронювання під час поселення у готелі стягується плата в розмірі 50-ти відсотків вартості номера (місця) за добу незалежно від того, за договорами, індивідуальними чи груповими заявками воно здійснюється. Під час поселення на додаткове місце плата за бронювання не стягується. Заявки на бронювання номерів (місць) у готелях для розміщення учасників масових заходів подаються замовниками у термін, визначений адміністрацією готелю, згідно з укладеним договором (контрактом).

Якщо групи чи окремі громадяни запізнилися, крім плати за бронювання, стягується плата за фактичний час невикористання номера (місця), але не більше ніж за добу. У разі запізнення понад добу броня анулюється. Якщо заброньовані номери (місця) не були підготовлені вчасно та якісно до заселення, плата за їх бронювання не стягується.

Портьє (адміністратор) на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, що надійшли до готелю на бронювання номерів, заповнює Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів (місць) (форма №7-Г). Юридичними особами заявка на бронювання номерів (місць) у готелі подається у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписує відповідальна особа та завіряє гербовою печаткою.