Порядок оформлення проживання у готелі
Відповідно до п. 2.1 Наказу №77/44, номер (місце) в готелі надається громадянам за наявності паспорта чи документа, що його замінює (військового квитка, прав водія), та заповненої анкети мешканця. Громадянин, який прибув до готелю, заповнює анкету мешканця в одному примірнику на підставі документа, що засвідчує особу, та передає портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації. Після реєстрації документ повертають власнику, а анкету заносять до картотеки. Анкети зберігаються в службі приймання та розміщення готелю в період проживання громадянина у готелі та протягом місяця з моменту його вибуття з готелю, після чого їх передають до архіву, де зберігають протягом року, а потім знищують за актом. Анкети у картотеках розміщують в алфавітному порядку.
Для зберігання анкет і роботи з ними в службі приймання та обслуговування готелю бажано створити дві картотеки: у першій зберігати анкети на громадян, які проживають у готелі, у другій - анкети на громадян, які з готелю вибули.
Іноземних громадян та осіб без громадянства у готелях України поселяють на загальних підставах у разі пред'явлення національних паспортів іноземців або документів, що засвідчують їх особу (права водія тощо). Вони заповнюють реєстраційну картку (форма №2-Г) на підставі документа, що засвідчує особу, та передають портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації. Реєстраційна картка відображає відомості двома мовами: українською та англійською. Реєстраційні картки зберігають протягом двох років, після чого разом з журналом обліку іноземців та осіб без громадянства (форма №6-Г) знищують за актом.
Щоб посилити відповідальність, іноді у мешканців готелів вилучають паспорт. Однак, відповідно до п. 2.5 Наказу №77/44 та п. 23 Положення про паспорт громадянина України, затвердженого Постановою Верховної Ради України від 02.09.93 р., забороняється вилучення паспорта під заставу у громадян, що поселяються до готелю.
Після оформлення документів на проживання у готелі і оплати номера (місця) громадянину видають візитну картку готелю (форма №3-Г), яка надає йому право на отримання ключів від номера та позачергове обслуговування в підприємствах сфери послуг, розміщених у готелі. У готелях, де такі картки не застосовуються, ключ від номера видають на підставі документа про оплату проживання. На картці зазначаються обов'язкові відомості, прізвище мешканця, номер кімнати і термін проживання. Інші необхідні відомості можуть бути внесені додатково за рішенням адміністрації готелю. Заповнюється візитна картка портьє (адміністратором) на підставі анкети мешканця (форма №1-Г) чи реєстраційної картки (форма №2-Г).
Деякі готелі на зворотному боці візитної картки вміщують правила проживання в готелі та правила пожежної безпеки або ж використовують візитні картки різного кольору: окремо для чоловіків і жінок, що, на думку автора, не є порушенням.
Оперативний облік готельних послуг
Головним завданням оперативного обліку є швидке (оперативне, за короткий проміжок часу) видавання даних про кількість вільних номерів (місць), про кількість проживаючих у готелі тощо. Оперативний облік передбачає використання статистичних методів, головним чином, відслідковування операцій та їх реєстрація. Оперативний облік готельних послуг ведеться в Журналі обліку громадян, які проживають у готелі (форма №5-Г), Журналі обліку іноземців, які проживають у готелі (форма №6-Г), Відомості руху номерів у готелі (форма 9-Г), Журналі осіб, які проживають на поверсі (форма 10-Г). Всі записи в журналах і відомостях повинні робитися акуратно, виправлення мають бути чіткими.
Журнал обліку громадян, які проживають у готелі (форма №5-Г) застосовується для обліку усіх осіб, які проживають у номерах готелю. Ведеться він в одному примірнику адміністратором на підставі анкет (форма №1-Г) та реєстраційних карток (форма №2-Г) .
Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі (форма №6-Г), теж ведеться в одному примірнику адміністратором за формою, затвердженою МВС України, але на підставі реєстраційних карток (форма №2-Г), паспортів та віз. По закінченні журнал передається на зберігання до архіву готелю. Журнал обліку іноземних громадян повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою і підписом керівника готелю та зареєстрований у канцелярії. Порядковий номер запису в журналі є номером реєстрації іноземного паспорта для готелів, яким надано право реєстрації національних документів, що посвідчують особу. Усі записи в журналі повинні робитися акуратно, виправлення мають бути чіткими.
Для оперативного обліку звільнення і заселення номерів (місць) та проведення ремонтних робіт у номерах черговим адміністратором щоденно станом на 9.00 заповнюється Відомість обліку руху номерів у готелі (форма №9-Г).
Для оперативного обліку осіб, які проживають на поверсі, черговий на поверсі складає форму №10-Г. Форма містить відомості, необхідні покоївкам для проведення поточних прибиральних робіт.
За наявності вільних місць та за бажанням громадянина йому може надаватися номер на два і більше місць з повною оплатою вартості номера.