Документальне оформлення готельних послуг

Раціональна організація бухгалтерського обліку насамперед залежить від основного його елемента - документа, від правильного оформлення і своєчасного подання його до бухгалтерії підприємства. Немає документа - немає бухгалтерського запису, адже це - письмовий доказ фактичного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на її здійснення.

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 05.11.99 р. №21705/4, керуючись Положенням про Державний комітет будівництва, архітектури та житлової політики, з метою упорядкування і спрощення документообігу при наданні готельних послуг Державним комітетом будівництва, архітектури та житлової політики розроблено форми документів первинного обліку в готелях України та Інструкцію про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг.

Інструкція визначає порядок використання і заповнення форм документів під час розрахунків з громадянами України, іноземцями та особами без громадянства, які проживають у готелі і користуються готельними послугами, та ведення первинного обліку у готелі. Затверджені форми документів первинного обігу та Інструкція про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг обов'язкові для застосування готельними підприємствами України незалежно від підпорядкування та форми власності.

Пунктом 1.3. Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг визначено, що при застосуванні спеціалізованого програмного забезпечення для ведення документообігу готель може використовувати форми документів у електронному вигляді за умови збереження вхідних даних обліку.

А при використанні готелем сертифікованих і зареєстрованих комп'ютерних систем для розрахунків з громадянами за надані готельні послуги, відповідно до вимог законодавства, про застосування електронних контрольно-касових апаратів (ЕККА) при розрахунках із споживачами в сфері послуг, порядок використання форм звітності визначається готелем самостійно. Інші додаткові відомості, необхідні для маркетингової роботи готелю, можуть бути внесені до загальних рекомендованих форм за рішенням адміністрації готелю.

Перелік форм первинних документів

1-Г Анкета мешканця

2-Г Реєстраційна картка Registration card

3-Г Візитна картка Hotel card

4-Г Рахунок/lnvoice

5-Г Журнал обліку громадян, які проживають у готелі

6-Г Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі

7-Г Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів

8-Г Касовий звіт

9-Г Відомості руху номерів у готелі

10-Г Журнал осіб, які проживають на поверсі

Дизайн форм документів первинного обліку готель обирає індивідуально на власний розсуд. При цьому дизайн повинен враховувати прикмети особистого фірмового стилю готелю, елементи відомостей про мешканця та можливість як електронного, так і ручного заповнення документа. Якщо форма документа має, крім друкованого, ще й електронний варіант, обидва повинні бути витримані в єдиному стилі.

Мета використання конкретної форми обумовлює процедуру виготовлення бланка цієї форми:

- форми документів, які використовують для оформлення реєстрації та розрахунків з мешканцем, повинні бути виготовлені спеціалізованим підприємством з урахуванням вимог щодо якості та дизайну;

- форми документів, які використовують тільки для внутрішнього обліку, можуть бути роздруковані безпосередньо на підприємстві.