Розподіл документів, що надійшли

Для того щоб квалифицированно попередньо розглянути і розподілити документи, потрібно добре знати функції структурних підрозділів і розподіл обов'язків між виконавцями. В установі треба мати класифікатор питань діяльності з указівкою виконавців по кожному питанню. Задача секретаря на даному етапі — звільнити керівника від зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.

До керівника повинні надходити только документи, що стосуються основних питань діяльності установи, по принципи-

* Документи, зазначені в пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному облікові у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації)

108 Довідник секретаря керівника

альным питанням або несущій новій інформації, розпорядницькі документи вищестоящих організацій. Інші документи повинні передаватися у відділи або безпосередньо виконавцям-фахівцям .

Обробка, розгляд і передача документів виконавцям проводяться в день їхнього надходження, термінових документів — негайно. Якщо документ призначений до виконання декількома структурними підрозділами або особами, то з його знімається копія або встановлюється черговість виконання.

Реєстрація документів

Реєстрація документа — це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставления на ньому умовної позначки — реєстраційного індексу з наступним записом у реєстраційних формах необхідних зведень про документ.

Реєстрація документів здійснюється з метою забезпечення їхнього обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Як випливає з визначення, реєстрація насамперед додає юридичну чинність документові, тому що фіксує факт його створення або одержання. Поки документ не зареєстрований, не одержав свого номера, він не оформлений і як би ще не існує (наприклад, наказ, постанова і т.п.). Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього не відповідає, тому що факт одержання не підтверджений.

Реєстрації підлягають документи, що бідують в обліку, виконанні і використанні з довідковою метою (предписывающие, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові і т.п.), як ті, котрі створюються і використовуються в установі, так і ті, котрі надходять від інших установ і громадян Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Сам процес реєстрації — це зняття з документа показників (реквізитів) і занесення їх у визначену реєстраційну форму (журнал, ПК) для створення бази даних про документи установи. Так у процесі реєстрації створюється інформаційно-пошукова система по всіх документах організації.

Основним принципом реєстрації документів є одне-

Довідник секретаря керівника 109

кратність. Кожен документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані — у день підписання або твердження.

У випадку передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інше він повторно не реєструється. Документи реєструються в межах груп у залежності від назви виду, автора і змісти. Наприклад, окремо реєструються: а) накази установи по основній діяльності; б) про прийняття, переклад, звільнення, заохоченні, сумісництві працівників; в) про надання відпусток; г) документи про накладення стягнення на працівника, відрядженню працівників, по адміністративно-господарському питанню; д) рішення колегії установи, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання і т. п.

Під час реєстрації документові привласнюється умовна позначка — реєстраційний індекс, що складається з порядкового номера в межах групи регистрируемых документів і доповнюється індексами по номенклатурі справ, питаннями діяльності, кореспондентами і т.п. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина регістраційно-контрольна картка, придатна для обробки ПК.