104 Довідник секретаря керівника

10. РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ

Як уже говорилося, основна частина робочого дня секретаря присвячена роботі з документами.

Документообіг — рух документів на підприємстві (в організації) з моменту їхнього створення або одержання до завершального виконання або відправлення.

Документ — це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленої створеною людиною способом для її передачі у време ні і просторі. Під офіційним документом розуміється дс кумент, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку. Бланк документа — це стандартний лист папера з відтвореної на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для інформації, що змінюється.

У документационном забезпеченні підприємства можна виділити три групи документів: внутрішні; що надходять (вхідні); що відправляються (вихідні).

Для вивчення принципів організації процесу діловодства (роботи з документацією) можна скористатися Зразковою інструкцією з діловодству в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.10.97 р. № 1153 (далі — постанова № 1153).

Існують види документів, робота з якими обов'язкова для будь-якого підприємства незалежно від форми його діяльності, а саме:

внутрішня організаційно-розпорядницька документація:

— утомившись підприємства;

— накази і розпорядження;

— протоколи;

документи, зв'язані з оформленням трудових відносин:

— трудові книжки співробітників;

— накази про прийом і звільнення;

— накази про оформлення відпусток, заохоченні, стягненнях і ін.

Кожний з документопотоков має свою особливість у складі, кількості, обробці і русі.

Довідник секретаря керівника 105

Кількість документів усіх потоків за рік складе обсяг документообігу установи. Ця величина потрібна для розрахунку необхідної чисельності діловодного персоналу, розрахунку ефективності застосування засобів механізації й автоматизації діловодства.

У технологічному ланцюжку обробки і руху документів можна виділити етапи:

— прийом і первинна обробка документів;

— попередній розгляд і розподіл документів;

— реєстрація;

— контроль за виконанням;

— інформаційно-довідкова робота;

— виконання документів і відправлення.

Прийом і первинна обробка документів

Операція в основному технічна. Секретарем звичайно проводиться в невеликих фірмах, у великих організаціях її здійснює централізовано спеціально виділений працівник (експедитор).

Документи можуть бути отримані поштою, доставлені кур'єром або відвідувачем, прийняті по телетайпі, факсові, електронній пошті.

При одержанні документів насамперед перевіряється правильність їхньої доставки. Помилково отримана кореспонденція повертається на пошту або пересилається адресатові. Замовлена кореспонденція приймається під розписку. При одержанні документів з позначкою «Терміново» проставляється час одержання. Документи, отримані працівниками при відрядженнях в інших організаціях і від відвідувачів, повинні також передаватися в групу первинної обробки.

Після розкриття конвертів перевіряється правильність вкладення і його цілісність, тобто наявність усіх сторінок документа і всіх додатків. Для факсу також перевіряється як загальна кількість отриманих сторінок, відповідність їхній кількості, зазначеному на першому листі факсу, так і їхня читаність. У випадку неповного одержання факсимільного повідомлення або поганої якості окремих сторінок про це повідомляється відправникові.

106 Довідник секретаря керівника

Якщо документи надійшли поштою, розкриваються всі конверти, за винятком имеющих напис «особисто». Конверти після розкриття знищуються. У випадку ушкодження конверта робиться оцінка в поштовому реєстрі. Також зберігаються і додаються конверти до документів у випадку, коли лише по конверті можна установити адреса відправника, час відправлення й одержання документа (наприклад, від приватних громадян) або якщо в конверті відсутні окремі документи або встановлений невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Зберігаються конверти і від документів, що надійшли з уже простроченим терміном виконання. У цьому випадку штемпель на конверті може бути доказом дня одержання. При одержанні поштою простроченого фінансового документа треба скласти акт про день одержання документа, підписаний двома співробітниками організації і працівником пошти.

На усіх вхідних документах повинна бути проставлена оцінка про надходження документа в організацію. Вона складається з дати одержання й облікового порядкового номера. Крім того, у ній може бути зазначена скорочена назва установи-одержувача. Обліковий порядковий номер останнього документа, отриманого в поточному році, показує загальна кількість документів, що надійшли.

Для обліку загального часу, затрачуваного на обробку вхідної кореспонденції, рекомендується враховувати не тільки документи, що підлягають подальшої реєстрації, але та інші (рекламні й інформаційні листи, запрошення і т.д.).

Оцінка про надходження звичайно проставляється у виді штампа від руки або електричним штемпелевателем.

Документ, отриманий по факсу, уже має дату одержання. Останнім часом стали поширюватися комп'ютери, постачені факсами-модемами, що дозволяє роздруковувати факс на звичайному принтері.

Закінчується первинна обробка документів сортуванням їх на регистрируемые і нерегистрируемые. Нерегистрируемые документи відразу сортуються по виконавцях або відділам для доставки. В організації повинний бути список документів, не підлягаючі реєстрації. (Звичайно він міститься у виді додатка до інструкції з діловодства.)

Довідник секретаря керівника 107

У постанові №1153 приводиться наступний перелік документів, не підлягаючі реєстрації.

ЗРАЗКОВИЙ ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, НЕ ПІДЛЯГАЮЧІ РЕЄСТРАЦІЇ ДІЛОВОДНОЮ СЛУЖБОЮ*

1. Листа, що надійшли в копії до зведення.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збора і порядку денному.

4. Графіки, убрання, заявки, рознарядки.

5. Зведення й інформація, послане до зведення.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій і т.п.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрат матеріалів.

10. Вітальні листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти по темах.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.