52 Довідник секретаря керівника

5. ПРИЙОМ ВІДВІДУВАЧІВ

Підготовка до прийому відвідувачів

До прийому відвідувачів рівною мірою повинні бути готові і секретар, і керівник. Домогтися цього нескладно, якщо процес підготовки до прийому відвідувачів проведений завчасно. Для цього секретареві керівника необхідно знати:

— дату і час (годинник) найближчого прийому відвідувачів;

— кількісний і якісний склад відвідувачів;

— мотиви (причини) відвідування;

— короткий зміст звертань (прохань, заяв, скарг) відвідувачів.

Виходячи з загальноприйнятої практики, прийом відвідувачів керівником здійснюється в один із установлених регламентом роботи керівника і правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства днів тижня (наприклад, у понеділок), у строго визначені, звичайно пообідні годинник.

Тривалість прийомного часу установлюється виходячи із середньої кількості відвідувачів і з урахуванням середньої тривалості індивідуального спілкування відвідувача з керівником.

Секретар повинний аналізувати організацію роботи з прийому відвідувачів, щоб як можна більш точно планувати кількість відвідувань за один прийом, а також тривалість індивідуального спілкування. За основу можуть бути прийняті середньостатистичні показники.

ОСНОВНІ ПОКАЗНИКИ ПРИЙОМУ ВІДВІДУВАЧІВ

№ п/п	Найменування показника	Значення показника
1	Загальна тривалість прийому	3 години
2	Перерви в роботі з прийому	5 хв. щогодини
3	Середнє число відвідувачів у годину	3-4
4	Загальне число відвідувачів, усього	10 — 12

Довідник секретаря керівника 53

ДОВІДКОВІ ЗВЕДЕННЯ ПРО КОНТИНГЕНТ ВІДВІДУВАЧІВ І ОСНОВНИХ МОТИВІВ ВІДВІДУВАННЯ КЕРІВНИКА

№ п/п	Найменування категорії відвідувачів	Мотиви для відвідування
1	2	3
1	Представники сторонніх організацій,зацікавлені в співробітництві	Встановлення і розвиток бізнесів-контактів
2	Колеги керівника, найважливіші бізнеси-партнери, люди з близького оточення керівника	Обговорення бізнес-планів, обмін новинами, неформальне спілкування
3	Заступники, помічники керівника	Рішення перспективних питань діяльності, доповіді про доручення
4	Начальники структурних підрозділів підприємства	Рішення поточних питань діяльності, доповіді про доручення
5	Фахівці (експерти,аналитики, фінансисти, юристи) підприємства	Бізнес-консультування, доповіді про доручення
6	Співробітники підприємства	Рішення питань особистого характеру

Для підготовки до чергового прийому секретар зобов'язаний:

1. Довідатися в керівника за 2 — 3 дні до прийому про плани його роботи на цей час.

2. Уточнити, чи навмисний керівник запросити на прийом кого-небудь, записати найменування організації, посаду і прізвище запрошеного, а також причину, по якій керівник виявляє цікавість до зустрічі з зазначеною особою, точний час зустрічі.