Лабораторна робота № 3

Тема роботи: Робота з фільтрами

Мета роботи: навчитися використовувати Автофільтр та розши­рений фільтр при роботі зі списками

3.1 Використання Автофільтру

За допомогою фільтрів можна виводити та переглядати тільки ті дані, що задовольняють потрібним умовам. Excel дозволяє швидко і зручно переглядати необхідні дані зі списку за допомогою простого засобу – Автофільтру. Складніші запити до бази даних можна реалі­зувати за допомогою команди Расширенный фильтр.

Щоб використати Автофільтр, треба спочатку виділити область списку із заголовками полів. Потім в меню Данные виконати команду Фильтр – Автофильтр. Після вибору пункту Автофильтр Excel розташовує праворуч від заголовків стовпчиків таблиці позначки списків, що роз­криваються. Клацнувши по стрілці, можна вивести на екран список всіх унікальних елементів відповідного стовпчика та перелік можливостей (див. рис. 3.1):

Все

Первые 10 …

Условие …

Пустые

Непустые

Якщо виділити якийсь елемент стовпчика, то будуть сховані всі рядки, крім тих, що містять виділене значення. Наприклад, якщо ви­брати значення 4, то виведуться відомості тільки про робітників, що мають 4 розряд.

Рисунок 3.1 – Встановлення автофільтру

Рисунок 3.2 – Приклад використання автофільтру

Якщо вибрати пункт Условие, а потім задати умови так, як на рис. 3.2, то будуть показані відомості тільки про робітників, що мають 4 або 6 розряд (див. рис. 3.3).

Рисунок 3.3 – Результати автофільтру

Елемент стовпчика, який виділений у списку, що розкривається, називається критерієм фільтра. Можна продовжити фільтрацію спи­с­ку за допомогою критерію з іншого стовпчика.

Щоб видалити критерії фільтра для окремого стовпчика, треба вибрати параметр Все в списку, що розкривається. Щоб показати всі сховані в списку рядки, треба вибрати в меню Данные команду Фильтр, а потім – команду Отобразить все. Щоб відмінити автофільтр для всього списку, треба зняти прапорець в меню Данные – Фильтр – Автофильтр.

3.2 Розширений фільтр

Пункт меню Данные – Фильтр – Расширенный фильтр дозво­ляє фільтрувати список за складнішими критеріями. Відфільтровані записи можна винести в інше місце робочого листа Ехсel, не зіпсу­вавши первинний список, а також можна вивести частину наданого списку з декількома потрібними стовпцями.

Перед використанням команди Расширенный фильтр, треба спочатку створити таблицю критеріїв, яку варто розмістити на тому ж робочому листі, що і основний список, але вище або нижче його і відокремити таблицю критеріїв від списку вільними рядками.

Таблиця критеріїв створюється за тими ж правилами, що і при роботі з функціями бази даних (див. п 2.4). Заголовки стовпців рекомендується копіювати з таблиці. Під заголовками записуються умови. Кількість рядків таблиці умов визначається тільки кількістю критеріїв пошуку. Порожні рядки у таблиці критеріїв неприпустимі, тому що в цьому випадку будуть знайдені всі записи списку.

Якщо умови зв'язані логічним оператором И, вони повинні бути записані в одному рядку. Якщо умови зв'язані логічним оператором ИЛИ, вони повинні бути записані в різних рядках.

Приклад. Вивести відомості про робітників 4 розряду, які отри­мали заробітну плату менше за 650 грн.

Таблиця критеріїв матиме вигляд:

Розряд	Одержати
4	< 650

Результати фільтру – на рис. 3.4.

Рисунок 3.4 – Результати фільтру

Якщо таблицю критеріїв записати у такому вигляді,

Розряд	Одержати
4
	< 650

то ми отримаємо зовсім інший результат (див. рис. 3.5). Будуть виве­дені дані про всіх робітників, що мають 4 розряд, та про робітників всіх розрядів (4, 5 і 6), які отримали зарплату менше за 650 грн. Сюди потра­пить і Петренко О.В., який отримав 652 грн., але має 4 розряд.

Рисунок 3.5 – Результати роботи фільтру

Команда Расширенный фильтр дозволяє вибрати, як повинен виглядати результат. Це означає, що можна скопіювати у вільне місце робочого листа імена тільки потрібних полів списку і задати їх як адресу області виведення. Якщо треба вивести всі стовпчику, то можна задати адресу однієї вільної клітинки, нижче якої є достатньо місця для виведення. Ехсel скопіює необхідні заголовки. Кількість рядків у вихідному документі Ехсel визначить самостійно, тому в області виведення можна вказувати тільки адресу для заголовків.

Наприклад, щоб одержати номер бригади та прізвища робітни­ків, які отримали заробітну плату менше за 650 грн., треба:

До клітинок В20 : В21 записати таблицю умов (див. рис. 3.6), а в діапазон А23 : С23 скопіювати заголовки для вихідного документу. Потім в меню Данные – Фильтр – Расширенный фильтр встановити перемикач "скопировать результат в другое место" і заповнити поля Исходный диапазон, Диапазон условий, Поместить результат в диапазон так, як на рис. 3.7.

Таким чином, для виконання команди Расширенный фильтр треба виконати такі дії:

• сформувати у вільному місці робочого листа таблицю критеріїв;

• сформувати шапку вихідного документа у разі потреби;

• виділити первісний список або клітинку в ньому, якщо виконані всі умови для оформлення списку;

• викликати команду Расширенный фильтр.

Рисунок 3.6 – Таблиця критеріїв та заголовки для результатів

Рисунок 3.7 – Вікно Расширенный фильтр

Розширений фільтр дозволяє використовувати критерії зі зна­ченнями, отриманими за допомогою формул. Це потребує дотриму­ватись таких правил.

• При створенні критеріїв, що обчислюються, не можна викори­стовувати для заголовку таблиці критеріїв заголовки стовпців таблиці. Краще вигадати якийсь новий заголовок, або взагалі використати вільну клітинку над умовою як заголовок критерію.

• Формула повинна містити умову і посилатися на відносну адресу клітинки з відповідним полем в першому записі списку або на текст заголовку стовпця списку.

• Всі інші посилання на клітинки повинні бути абсолютними.

• Якщо формула використовує клітинку з першим записом спис­ку, то вона приймає одне з двох значень: ИСТИНА або ЛОЖЬ. Виводяться ті рядки, які надають формулі значення ИСТИНА.

• Якщо формула використовує заголовок стовпця, то виводиться значення помилки #ИМЯ? або #ЗНАЧ!. Цю "помилку" випра­вляти не треба..

Приклад. Здійснити пошук тих робітників, розмір заробітної плати яких (стовпчик Одержати) перевищує середнє значення заро­бітної плати по всіх бригадах. (основна таблиця – рис. 3.1).

Для контролю знайдемо середній заробіток по бригадах. Він становить 658,88 грн. Створимо таблицю умов з критерієм, що обчис­люється. Записати формулу, використовуючи функцію СРЗНАЧ, та блок критеріїв можна одним із способів:

=Н4 > СРЗНАЧ($H$4 : $H$18) або

=Одержати > СРЗНАЧ($H$4 : $H$18)

Блок критеріїв F20 : F21 має заголовок "пошук", блок критеріїв H20 : H21 заголовку не має (див. рис. 3.8).

Рисунок 3.8 – Таблиці критеріїв та результати фільтру