Д.Р. 7. Организация документооборота и делопроизводства в таможенных органах.

Организация документооборота и делопроизводства в таможенных органах осуществляется в соответствии с Приказом ФТС № 160 от 18 октября 2004 года «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах», Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Типовой инструкции.

Функции делопроизводства:

- регистрация;

- предварительное рассмотрение;

- распределение документов, их учет, организация обработки документов, установление форм и реквизитов, контроль исполнения док-тов;

- справочно-информационное обслуживание.

Документооборот ‑ движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документ ‑ зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Доставка документов в таможенные органы а также их отправление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи. С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможенные органы доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Прием, обработка и распределение поступающих документов.

Документы, поступающие в таможенный орган, проходят

• первичную обработку,

• предварительное рассмотрение,

• регистрацию и

• рассмотрение руководством.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по таможенному органу.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. На полученных документах проставляется регистрационный штамп

Документы, адресованные руководству таможенного органа, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в ОДО, затем направляются руководству таможенного органа или в структурное подразделение.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству таможенного органа и исполнение.

Организация обработки и передачи отправляемых документов.

Документы, отправляемые таможенным органом, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование и оформление почтового отправления.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Порядок прохождения внутренних документов

Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между другими структурными подразделениями таможенного органа осуществляется только через ОДО. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри таможенного органа, так и между таможенными органами, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Учет количества документов.

За определенный период времени (год, месяц) проводится в таможенном органе по месту регистрации документов: в ОДО (по электронной картотеке автоматизированной базы данных), в остальных структурных подразделениях - с учетом всех видов документов (протоколов, ГТД, постановлений и др.) и форм регистрации (карточек, журналов и др.). Результаты учета количества документов обобщаются ОДО.

За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительной службе, машинописном бюро и т.п.

Работа с обращениями и запросами депутатов

Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов осуществляются таможенными органами в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения.

Организация контроля исполнения

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможенного органа (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству ФТС России.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется на основе изучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности таможенного органа.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.