Робота з повідомленнями

Алгоритм створення повідомлень залежить від того, нове це повідомлення чи відповідь на отриману кореспонденцію.

Створити нове повідомлення можна з будь-якого вікна, вибравши в меню «Файл» команду «Создать» - «Сообщение» або натиснувши комбінацію клавіш Ctrl+N.

При цьому відкривається нове вікно (рис. 5.5), в якому потрібно заповнити поля Кому, Копия і СК (скрытая копия), в полі Тема ввести тему повідомлення.

Вибрати імена адресатів із списку можна натиснувши кнопку Кому або Копия. В обох випадках відкривається вікно доступу до адресної книги, де можна також уточнити або відредагувати дані про адресатів, контакти і групи розсилання.

Рис. 5.5 Окно для составления письма

В текстовому полі вводиться текст повідомлення і підпис. Якщо настройки передбачують вставку в лист автопідпису, то він зявляється автоматично. Відправлення повідомлення виконується натисканням кнопки «Отправить».

Для створення автопідпису можна у вікні Outlook скористатись меню «Сервис» - «Параметры…». Потім на вкладці «Сообщение» вибрати тип підпису (якщо варіанти підписів уже створені) або створити автопідпис і зняти або встановити флажок «Не применять при ответе» (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Бокс для настройки автопідпису в меню «Сервис»

В вікні листа вставка підпису виконується через меню «Вставка». Тут також є доступ до засобів створення і редагування підпису.

При відповіді на отримані листи потрібно у вікні листа натиснути кнопку Ответить – щоб відповісти тільки відправнику повідомлення. Щоб відповісти всім одержувачам, що вказані в полях Кому і Копия, потрібно натиснути кнопку Ответить всем.

Не відкриваючи вихідного листа можна виконати ті ж дії із папки «Входящие», попередньо активізувавши (підсвітивши) потрібного листа, звернутися до меню або до кнопок панелі інструментів. В будь-якому випадку відкривається вікно нового листа, в якому поля Кому і Копия заповнюються автоматично. Текст вихідного листа цитується в текстовому полі листа. Залишається лише відредагувати та надіслати листа.

Для того, щоб привернути увагу до листа можна використовувати наступні засоби.

Встановити параметри «важность»: Высокая - або Низкая - ,

• Встановити спеціальні помітки до виконання (ответить, принять к сведению и т.д.) -

Приведені значки будуть відображатися в папці «Входящие», а у вікні самого листа в заголовку з’явиться повідомлення із встановленою поміткою. Наприклад,

Якщо відповідь на листа прострочена, то через визначені інтервали часу буде з’являтися нагадування, супроводжене звуковим ефектом.

На кінець, завдяки можливості використання редакторів для роботи з повідомленнями, можна керувати кольором шрифту і фоном листів.

Щоб дізнатися подальшу долю відправленого повідомлення перед його відправкою в меню «Параметры» в розділі «Параметры отслеживания» можна встановити флажок «Уведомить о прочтении сообщения». Це викличе автоматичну генерацію повідомляючого листа.