4.Етикет запрошення та відмови від прийому.

Після вибору виду прийому можна переходити до складання списку запрошених. Особливу увагу при цьому необхідно звернути на те, щоб серед гостей не було людей, які вороже ставляться один до одного або ж дотримуються протилежних політичних поглядів.

У запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв'язку з чим, де і коли, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запрошення були виготовлені на яскравих бланках, а ім'я, прізвище та посада запрошених були вписані від руки або набрані на комп'ютері.

Запрошення розсилають за один-два тижні до прийому — це етикетний мінімум. Але якщо врахувати час на доставку, термін на обміркування та прийняття гостям рішення, підготовку відповіді (після отримання якої можна починати конкретну підготовку до прийому), то їх краще розсилати за місяць.

У разі якщо візит гостя не зовсім бажаний, запрошення передають в день прийому. Таке запрошення розцінюється як формальне, від якого завжди можна відмовитись.

Якщо запрошується подружжя, то це зазначається окремо. На перше місце в такому запрошенні ставлять ім'я чоловіка. Якщо жінку запрошують як офіційну особу або з огляду на її положення у суспільстві, запрошення оформляється персонально. На прийомі їй відводиться місце залежно від рангу .

На дипломатичні офіційні прийоми гостям надсилають відповідні запрошення, які можуть бути повністю або ж ча­стково надрукованими. Для менш офіційних заходів допус­кається надсилання запрошень, повністю написаних від руки. Незалежно від виду запрошення завжди пишеться від тре­тьої особи. Офіційний протокол вважає за можливе переда­ти його телефоном або телеграфом.

Запрошення на офіційні заходи завжди друкуються на білосніжному (Off White") папері чорною фарбою. Останнім часом при виготовленні запрошень серед усіх стилів напи­сання літер перевага надається рукописному стилю.

Повністю надруковані запрошення використовують для особливих заходів — дуже великих або формальних, офі­ційних прийомів. Вважається, що такі запрошення демон­струють особливу повагу до запрошених (вони ж є і найдо­рожчими). У повністю надруковане запрошення від руки вписується тільки ім'я гостя та, за потреби, його дружини.

Якщо господарем прийому є висока офіційна особа (гла­ва держави, прем'єр-міністр, спікер парламенту, посол дер­жави тощо), запрошення може мати вгорі зображення гер­ба країни або ж печатку офісу посадової особи (наприклад, прем'єр-міністра). Існує практика, згідно з якою на запро­шеннях на заходи, що відбуваються на державному рівні, використовується зображення державного герба, печатки офісу посадової особи, виконані золотою фарбою, а на запро­шеннях на робочі сніданки, ланчі, інші менш офіційні за­ходи — некольорове випукле зображення герба або печат­ки. Усі запрошення від імені президента країни мають зо­лоте зображення державного герба або ж президентської печатки.

Частково друковані запрошення можуть використовува­тися для будь-якого виду прийняття, з будь-якої нагоди та для будь-якої дати і часу. Запрошення такого роду можуть надсилатися для ланчів, чаю, коктейлів тощо.

Частково друковані запрошення дешевші, ніж друковані повністю, і тому вони активно використовуються особами та установами, які часто організовують різні протокольні заходи. Необхідна інформація (вид прийому, дата, день, час і місце проведення) вписується від руки чорним чорнилом відповідно до конкретного заходу.

Існують загальні вимоги до запрошень усіх видів. Якщо захід влаштовується на честь певної офіційної особи, висо­кого гостя або ж на відзначення національного свята, відпо­відна інформація вказується вгорі на запрошенні або ж, якщо допускає розмір, у самому тексті. У тому випадку, коли відповідна фраза дуже довга, друкується окрема карт­ка, яка прикріплюється до запрошення.

Запрошення, що надсилається почесному гостю, не по­яснює причину заходу, а містить напис "To Remaind " або "Рour Memoire" (Р. М.).

Зазвичай, усі запрошення, зокрема запрошення на при­йом з розсадкою гостей, обов'язково у лівому нижньому кут­ку містять літери R.S.V.P. — прохання відповісти. Ниж­че можливе уточнення — "Regrest only" — повідомити тільки в разі неможливості бути присутнім. Таке прохання відсутнє на запрошенні, що надсилається почесному гостю, з яким обов'язково досягається попередня домовленість про його присутність, і таким чином запрошення у такому ви­падку є нагадуванням про захід. Якщо відповідь очікуєть­ся по телефону, його номер пишеться під проханням дати відповідь.

У запрошенні, як правило, вказується форма одягу, пе­редбачена для конкретного заходу. Це може бути:

• повсякденний одяг. Така форма визначається словами: informal", "tenue de ville", "undress" (характерно для Вели­кобританії);

• смокінг. У дипломатичному та офіційному протоколі для такої форми використовується визначення ""black tie". Можливо також, для натвформальних заходів, "dinner dress", "tuxedo";

• фрак. У запрошеннях така форма визначається як whi­te tie". Можливо також "tenue de soire", "evening dress", "decorations" i просто "tails".

Якщо у запрошенні форму одягу не вказано, вважаєть­ся, що в такому разі організатори передбачають неформаль­ний, повсякденний одяг. У такій ситуації варто уточнити форму одягу напередодні прийому.

Запрошення на прийом можуть бути передані телефоном. Як тільки отримується згода на запрошення по телефону, одразу ж надсилається відповідне надруковане або написа­не від руки нагадування. Може бути воно надіслане також і телеграфом. Запрошення на офіційні заходи, передані те­леграфом, дублюються надрукованими. Відповідь на запро­шення такого роду дається також телеграфом або по теле­фону.

Запрошення на прийом розсилаються заздалегідь. Міні­мальний строк — за тиждень до проведення заходу. Щоправ­да, така розсилка може призвести до небажаних наслідків — численних відмов у зв'язку з тим, що раніпіе вже були прий­няті запрошення на ті чи інші заходи, образи з боку деяких запрошуваних, які можуть подумати, що про них згадали в останній момент, коли хтось, кого запросили раніше, від­мовився прийти.

Оптимальний час розсилки запрошень — за два-три тиж­ні, у разі організації особливо важливого заходу — за чоти­ри тижні.

Залежно від конкретних обставин запрошення надси­лаються з кур'єром, рідше поштою (високим посадовим осо­бам, визначним діячам рекомендується завжди надсилати з кур'єром).

У всіх випадках, коли у запрошенні є літери R. S. V. Р.. або слова "прохання відповісти", необхідно якомога швид­ше дати відповідь про можливість чи неможливість бути при­сутнім. Як заведено, відповідь дається протягом 1—2 днів після отримання запрошення. Якщо особа, яку запрошу­ють, не певна у тому, чи зможе вона бути присутньою, кра­ще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент. Затримка відповіді на запрошення ставить організаторів у складне становище тому, що вони не можуть прийняти рішення щодо розсадки за столом, а також не можуть за­просити когось іншого. Це й змушує організаторів нагаду­вати про необхідність дати відповідь. Узагалі ж не відпові­сти на запрошення — серйозна помилка.

Якщо подружжя відмовляється від запрошення через від­сутність чоловіка або дружини у місті або у зв'язку з отри­манням раніше іншого запрошення для одного з них, він чи вона має сповістити про це організаторів, і тоді можливе надсилання запрошення одному — тому, хто вільний на час запрошення.

Вважається абсолютно прийнятним як для чоловіка, так і для жінки відповісти згодою на запрошення, направлене для обох, і самому/самій прийти на коктейль, обід-буфет, "а-ля фуршет", якщо це є бажаним і коли на його чи її при­сутність розраховують організатори.

На запрошення, які надходять від імені глави держави, необхідно дати відповідь протягом 24 годин з моменту його отримання. На запрошення, передане по телеграфу, слід від­повісти негайно також по телеграфу або по телефону. Існує лише кілька ситуацій, коли можлива відмова прийняти за­прошення від імені глави держави. Це — смерть члена сім'ї, хвороба запрошеного, весілля члена сім'ї, відсутність за­прошеного у столиці, в країні у день проведення відповід­ного заходу.

Більш правильним вважається відповісти на запрошен­ня листом чи листівкою, ніж надсилати візитну картку. У де­яких країнах відповідь візитною карткою вважається нетак­товною, особливо коли йдеться про офіційне запрошення.

Відповідь на запрошення пишеться від руки чорним чор­нилом на білому папері, розмір якого приблизно такий, як розмір запрошення. Відповідь дається від третьої особи. За­прошення на прийом з розсаджуванням надсилається кож­ному персонально і старшинство гостей визначається згідно з рангом кожного, тому направляти на офіційний сніданок, обід, ланч замість себе іншу особу не дозволяється. Така заміна можлива тільки за згодою організаторів.

Важливим моментом у протоколі та етикеті запрошень на дипломатичні офіційні прийоми є питання щодо можли­вості чи неможливості прохання надіслати запрошення. Вва­жається недопустимим просити запрошення для себе на жодні заходи. Офіційна особа може попросити запрошення для колеги або ж для особи, яка обіймає вищу посаду. Дип­ломатичний працівник може у разі, якщо його колега або вища офіційна особа з його країни проїжджає через столи­цю на місце нової акредитації, попросити своїх колег з дип­ломатичного корпусу включити гостя до списку на офіційні або дипломатичні заходи, на які список запрошених не має обмежень.