2.Підготовка дипломатичних прийомів.

Проведенню прийомів передує ретельна підготовка, що включає:

-вибір виду прийому, складання списку запрошених;

- розсилку запрошень, складання плану розсаджування за столом (на сніданку, обіді і вечері);

- складання меню, сервіровку столів та обслуговування гостей, а також підготовку тостів і промов;

- складання схеми або порядку проведення прийому.

Кожний прийом потребує ретельної підготовки, вирішення великого кола організаційно-протокольних питань. Перш за все, узгоджується питання, від імені кого влаштовується протокольний захід. Залежно від цього визначається його вид і характер, час і місце проведення. Необхідно передбачити тривалість заходу (залежно від його характеру, традицій і звичаїв країни), вирішити, хто зустрічає гостей біля входу, знайомить із розсадкою й супроводжує до зали. Важливо також передбачити місце, де господар, від імені якого проводиться прийом, зустрічає гостей, хто і як представляє йому запрошених.

Необхідно проконсультуватися з місцевою владою щодо загального розпорядку, шляхів під'їзду й виїзду автомобілів, їх стоянки. Якщо погодні умови несприятливі, необхідно потурбуватися, щоб гості при виході з автомобілів або при від'їзді були захищені від несприятливих погодних умов.

Потрібно своєчасно підготувати всю протокольну техніку: кувертні, розсадочні, планові картки, а також картки меню з перекладом мовою країни гостя. Необхідно також завчасно вирішити, де і як буде подаватися аперитив і кава (якщо влаштовуються вечеря, обід або сніданок). Якщо прийом проводиться в резиденції посла або посольстві, особлива увага надається підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом.

Відповідальний момент прийому - обмін тостами: необхідно заздалегідь продумати, хто і коли буде виголошувати тост із боку господарів, якою буде його зміст і тривалість. Нарешті, необхідно ретельно продумати схему (порядок проведення) прийому, процедуру прощання після завершення протокольного заходу.

Кожен із прийомів складається з двох частин. Перша — зустріч, вітання і збір гостей, приватні й загальні розмови, попереднє ознайомлення запрошених з їхніми місцями за банкетним столом, аперитиви (напої для вгамування спра­ги). Друга — банкет за столом з повним обслуговуванням, або фуршет.

Для проведення прийомів та банкетів необхідно мати два суміжних зали: один — для прийому і збору гостей, ін­ший — для банкету.

У залі для прийому і збору гостей (його називають ще аван­залом) ставлять декілька крісел, круглий столик, на який кладуть сигарети (в пачках або сигаретницях), сірники, си­гари в коробках, ножиці для зрізання кінців сигар, попіль­нички, ставлять канделябри з запаленими свічками. При­міщення прикрашають свіжими квітами в корзинах або ви­соких вазах.

Для ознайомлення гостей з їхніми місцями за столом в аванзалі на видному місці ставлять зменшений макет ос­новного столу, на якому розміщують картки з зазначеними прізвищем, ім'ям та по батькові кожного гостя в тому по­рядку, що відповідає місцям за банкетним столом. У центрі столу кладуть стрілку, яка показує напрямок, в якому роз­ташований стіл і послідовність розміщення місць, почина­ючи від вхідних дверей.

Якщо бенкет одночасно проводиться у кількох залах, у кож­ному з яких є по кілька столів, рекомендується інша систе­ма попереднього ознайомлення гостей з їхніми місцями. В аванзалі на стенді, розміщеному на видному місці, виві­шують список учасників прийому, зазначають прізвище, ім'я та по батькові кожного з них, номер залу або його на­зву, номер стола і місця. Тут же на стенді гості зможуть озна­йомитися зі схемою розташування банкетних залів, столів у кожному з них та номерами своїх місць.