Тема 11. Ділове листування

План

1. Стиль ділових листів.

2. Етикет листування.

3. Структура й оформлення службового листа.

4. Типові формули початку і закінчення листів.

5. Види службових листів.

Література: [2], с. 91-99; [11], с.368-382; [13], с.105-120.

Опрацьовуючи тему, рекомендуємо звернути увагу на таке:

• Незважаючи на те, що службові листи — один із різновидів інформаційних документів, у них дозволяється трохи відійти від офіційності та стандартності. Ділова кореспонденція — це вид епістолярного мистецтва, покликаний бути не лише засобом обміну інформацією, а й створити фірмі-адресанту певний імідж.

• Текст ділового листа повинен відзначатися такими ознаками: правильністю, змістовністю, послідовністю та логічністю викладу, лаконічністю, точністю у формулюванні думок і недвозначністю, доречністю та доцільністю, ввічливістю.

• Оскільки службовий лист — це все ж таки документ, він повинен містити такі реквізити: назва організації-відправника та адреса, дата і номер листа, реквізит «адресат», звертання, текст, реквізит «підпис».

• Звертання — обов’язковий елемент кожного листа. Відсутність звертання трактується як зневага до адресата.

• Під час ведення ділової кореспонденції слід дотримуватись етикету листування.

• У службовому листі важливе значення мають початкові та завершальні фрази, що залежать від змісту самого листа.

Основні види службових листів:

Лист-підтвердження — різновид службового листа, у якому підтверджуємо одержання листа, переказу, цінних паперів, товару тощо. Такий лист ще раз допоможе підтвердити, що ви поважаєте своїх ділових партнерів. У ньому ви маєте нагоду запросити ще раз до співпраці та підтвердити свою зацікавленість у ній, повідомити необхідні деталі справи, про яку йдеться.

У листі-нагадуванні йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов’язань, проведення заходів.

Нагадування має бути доброзичливим, ненав’язливим, зміст самого листа залежатиме від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнеру про виконання його зобов’язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо ж партнер не реагує, то ви змушені повідомити про жорсткіші заходи. Однак навіть у цьому випадку текст має бути чемним, стриманим.

Різновидом комерційного листа є лист-запит, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну інформацію про фірму, банк тощо. Як правило, лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, прейскурантами, рекламними оголошеннями тощо. У цьому листі слід вказати: підставу для запиту; назву товару (марку, якість, модель); умови й термін постачання; умови оплати.

Лист-запит потребує відповіді: ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані у запиті, відмовити у проханні.

Одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції є лист-прохання, у якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

Рекламаційний лист — це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди (порушення термінів постачання товару, невідповідність його запропонованим зразкам, незадовільне упакування тощо). Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнеру претензію і вимагати заміни наявного товару, відшкодування збитків, сплати штрафу і т. д.

Завдання:

Ознайомтесь із трьома варіантами листа-прохання, виберіть правильний. Письмово проаналізуйте недоліки інших.

А. Шановний Іване Петровичу!

Вам необхідно пожертвувати у Київський дитячий фонд певну суму грошей. Гадаємо, що Ви не станете довго думати, а негайно допоможете бідним і знедоленим дітям, які залишилися без батьківської ласки та опіки. Багато організацій уже пожертвували великі гроші. Тепер Ваша черга.

Наперед дякуємо.

Б. Вельмишановний Іване Петровичу!

Уклінно просимо Вас зробити невелику пожертву у Київський дитячий фонд.

Наша організація робить усе можливе, щоб допомогти бідним і знедоленим дітям, які залишилися без батьківської ласки та опіки. Ми збираємо пожертви, влаштовуємо благодійні концерти, аукціони. Багато фірм уже відгукнулися на наше прохання і пожертвували немалі гроші. Тепер Ваша черга.

Вірю, що Ви нам не відмовите і допоможете змінити життя дітей на краще. Дай Боже Вам здоров’я!

В. Шановний Іване Петровичу!

Звертаємось до Вас із проханням про невелику пожертву у Київський дитячий фонд.

Ви, мабуть, уже чули про діяльність нашої організації, основна мета якої — допомогти бідним і знедоленим дітям, що залишилися без батьківської ласки та опіки. І якщо Ви пого­дитесь, то допоможете змінити їхнє життя, дасте їм змогу стати гідними членами суспільства.

Віримо, що ви не залишитеся байдужими і наперед дякуємо від імені нашої організації та імені тих, на чиї потреби піде Ваша пожертва.

Зі щирою до Вас повагою…

Дайте відповідь на такі запитання:

♦ Що таке службовий лист?

♦ Які вимоги ставляться до стилю ділових листів?

♦ Чи прийнято надсилати службовий лист без звертання? Чому?

♦ Які є вимоги до оформлення ділового листа?

♦ Яке значення має початкова фраза у службовому листі?

♦ Яке значення має завершальне речення у службовому листі? Від чого залежить вибір завершальних фраз?

♦ Що таке лист-запит? Які відомості слід указувати у цьому листі?

♦ Яких правил слід дотримуватися під час написання листа-нагадування? У яких випадках пишуть цей лист?

♦ Які типові мовні звороти використовують у рекламаційних листах?