Тема 9. Текстове оформлення довідково-інформаційних документів

План

1. Призначення, загальна характеристика, реквізити доповідної та пояснювальної записок.

2. Призначення, загальна характеристика, реквізити оголошення та запрошення.

Література: [2], с. 85–90, 99–100; [13], с.283–285, 323–325.

Зверніть увагу:

• Пояснювальна записка може бути не тільки документом особистого характеру, а й складовою частиною чи додатком іншого текстового документа.

• Оформлення записки залежить від того, чи вона внутрішня, чи зовнішня. Так, внутрішні записки укладаються аналогічно заявам. Зовнішні записки містять такі реквізити: місце укладання (назва організації чи структурного підрозділу), адресат, назва документа, дата, заголовок («про…»), текст, посада автора, його підпис та прізвище з ініціалами.

• За змістом оголошення поділяються на організаційні та рекламні (укладаються вони по-різному).

• За оформленням і змістом запрошення подібне до орга­нізаційного оголошення.

• У запрошеннях та оголошеннях займенники ви, вас, вам завжди пишуться з великої літери.

Дайте відповідь на такі запитання:

♦ Що таке доповідна та пояснювальна записки як документи особистого характеру?

♦ Які доповідні записки розрізняють за походженням та за призначенням?

♦ Які реквізити містять внутрішні записки, а які — зовнішні?

♦ Що таке запрошення та оголошення як документи?

♦ Чим відрізняються організаційні оголошення від рекламних?

♦ Назвіть реквізити запрошення.

Завдання:

1. Прочитайте текст, визначте, який це документ: а) за найменуванням; б) призначенням; в) походженням; г) формою.

Допишіть відсутні реквізити.

Доводжу до вашого відома, що протягом першого семестру студент 25 групи Запотоцький М. пропустив 80 аудиторних годин, має неатестації з трьох предметів.

Прошу вжити заходів до студента Запотоцького М.

2. Відредагуйте документ, допишіть відсутні відомості.

Директору школи

Харчук І.Б.

Пояснювальна записка

Я пропустив уроки, бо разом з батьками відвідував ви­ставку робіт сучасних українських скульпторів.

Учень 11 класу підпис

3. Напишіть доповідну записку на ім’я заступника директора з навчально-виховної роботи про ліквідацію ака­демічної заборгованості.

4. Оформіть запрошення, розмістивши правильно реквізити.

Запрошення. Шановний Андрію Івановичу! Запрошуємо Вас узяти участь у роботі науково-практичної конференції «Українська мова — державна мова». Порядок денний. Становлення української мови як державної (Заболотний І. П.). Українська мова — мова ділових паперів (Коваль А. П.). Науково-практична конференція відбудеться в актовому залі Будинку вчителя (вул. Володимирська, 57) 30-31 жовтня 1996 ро­ку. Початок о 12.00. Їхати: тролейбусами №5, 8, метро до зупинки «Університет». Оргкомітет.

Тема 10. Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

План

1. Управлінська документація. Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова.

2. Організаційні документи: статут, положення, інструкція.

Література: [2], с. 164–170,171–174

З огляду на те, що тема висвітлюється досить поверхово навіть у названих вище посібниках, вважаємо за необхідне подати теоретичний матеріал.

Організаційні документи закріплюють функції, права, обов’язки установ і організацій впродовж тривалого терміну.

Положення — це правовий акт, який встановлює основні правила організаційної діяльності державних органів, установ, організацій та їх структурних підрозділів. Складають положення переважно під час створення нових підприємств чи установ.

Статут — це зведення правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, їх відносини з іншими організаціями, права та обов’язки у певній сфері державного управління та господарської діяльності.

Основні реквізити положення і статуту фактично одинакові: гриф затвердження; назва виду документа; назва установи, дата, заголовок, текст, відмітка про погодження, підпис. Відрізняються вони змістом і структурою тексту.

Інструкція — правовий акт, що містить правила, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші соціальні сторони діяльності установ, їх структурних підрозділів, посадових осіб.

Текст інструкції складається з розділів, які мають заголовки, що поділяються на пункти і підпункти. Текст повинен починатися з розділу «Загальні положення», де викладено мету та причини видання документа, вказується галузь поширення, викладається порядок використання тощо. Текст інструкції має вказівний характер, для цього використовується формулювання зі словами «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається», «забороняється» і под. Виклад ведеться від 3-ї особи або ж використовується безособова форма.

Групи:

1. Посадова інструкція.

2. Інструкція з техніки безпеки.

3. Інструкція з експлуатації обладнання та інше.

Широко використовується посадова інструкція.

Посадова інструкція — правовий акт, що видається установою, закладом з метою визначення організаційно-правового статусу працівника, його обов’язків, прав, відповідальності та забезпечення оптимальних умов для цього ефективної праці.

Постанова — це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв’язання важливих кардинальних завдань, що стоять перед цими органами.

Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України. Текст складається з констатаційної та розпорядчої частин. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець та термін виконання.

Розпорядження — це правовий акт, що видається посадовою особою чи державним органом у межах їх компетенції з метою вирішення оперативних питань.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства, установи чи організації.

Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником установи чи організації одноосібно в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) та накази із організаційних питань (організаційні).

У наказах щодо особового складу фіксують призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди, стягнення працівників.

Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

Завдання:

Оформіть наказ за поданим нижче формуляром.

Міністерство освіти і науки України

Дрогобицький державний педагогічний університет

НАКАЗ

27.10.2002 №134 м. Дрогобич

Щодо особового складу

ПРИЗНАЧИТИ:

............

Підстава:...

ПЕРЕВЕСТИ:

...........

Підстава:...

ЗВІЛЬНИТИ:

..........

Підстава:...

НАДАТИ:

..........

Підстава:...

Ректор (підпис) М. І. Степаненко

Дайте відповідь на такі запитання:

– Які документи називаються організаційними?

– Чим відрізняється статут від положення?

– Які види інструкцій ви знаєте?

– Яка структура тексту посадової інструкції?

– Чим відрізняється розпорядження від постанови?

– Які ви знаєте види наказів? З’ясуйте, які відмінності між ними у структурі, у змісті.

– Які документи можуть бути підставою для видання організаційних наказів і наказів щодо особового складу?