Электронная версия бератора "Практическая энциклопедия бухгалтера" Том 2. Первичные документы (Том приведен в соответствии с изменениями от августа 2012 г.) Раздел IX. Дебиторы и кредиторы

Оформляем расчеты с дебиторами и кредиторами

Содержание Тома 2 "Первичные документы"

Поисковый регистр Тома 2 "Первичные документы"

Единый поисковый регистр электронных версий бераторов

Все расчеты между предприятиями по оплате товаров (работ, услуг) оформляют соответствующими документами.

Так, продавая товары (работы, услуги), вы должны выставить покупателю (заказчику) счет на оплату. Если же вы оплачиваете счет иностранного поставщика, то для перечисления денег нужно оформить паспорт импортной сделки.

При передаче товаров покупателю выписывают товарную накладную (форма N ТОРГ-12) и счет-фактуру.

Если товар до покупателя доставляет ваша организация, выписывают товарно-транспортную накладную (форма N 1-Т). Если при этом используется собственный грузовой транспорт, дополнительно оформляют путевой лист (формы N 4-С и 4-П).

Счет

Как правило, счет оформляют для предварительной оплаты товаров (работ, услуг). Типовой бланк счета (форма N 868) был разработан еще в советское время и во многом устарел. Поэтому большинство организаций использует собственные бланки.

В счете указывают банковские реквизиты поставщика, цену единицы товара, общую стоимость партии, а также сумму налогов, включенных в стоимость товаров (акциз, НДС).

Счет выписывают в 2 экземплярах:

- первый экземпляр передают покупателю (заказчику) для оплаты;

- второй экземпляр - в бухгалтерию.

Оформляет счет бухгалтер или другой работник организации, уполномоченный на это руководителем (например, менеджер). Счет подписывают главный бухгалтер и руководитель (уполномоченный им работник).

Выставленные счета подшивают в хронологическом порядке и хранят в архиве организации 5 лет.

Вот образец счета:

Поставщик: ИНН 7730221040/КПП 773001001 ЗАО "Актив"

┌─────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────────┐

│Получатель ИНН 7730221040/КПП 773001001 │ Сч. N │ 40702810138260101812 │

│ ЗАО "Актив" │ │ │

├─────────────────────────────────────────┼───────┼────────────────────────┤

│Банк получателя ООО КБ "Коммерческий" │ БИК │ 044525342 │

│ ├───────┼────────────────────────┤

│ │ Сч. N │ 30101810600000000342 │

└─────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────────┘

Счет N 15

от "28" августа 2011 г.

──── ───────── ──

Плательщик: ИНН 7729083775/КПП 772901001 ООО "Пассив"

┌───┬──────────────────────┬───────────┬─────────┬─────────┬───────────────┐

│ N │ Товар │ Цена │ Кол-во │ Ед. │ Сумма │

├───┼──────────────────────┼───────────┼─────────┼─────────┼───────────────┤

│ 1 │ Принтеры HP-DJ 920C │ 3 751-00 │ 5 │ шт. │ 18 755-00 │

└───┴──────────────────────┴───────────┴─────────┴─────────┴───────────────┘

НДС - 18% 3 375-90

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Итого: 22 130-90

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

в т.ч. НДС: 3375-90

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Сумма: Двадцать две тысячи сто тридцать руб. 90 коп.

──────────────────────────────────────────────────────────────────────

Руководитель директор Яковлев К.Б. Яковлев

────────────────── ──────────────── ─────────────────────

должность подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер Михайлова О.Н. Михайлова

──────────────── ───────────────────────

подпись расшифровка подписи

Паспорт импортной сделки

Предприятия, оплачивающие товары (работы, услуги) иностранному поставщику, должны оформлять паспорт сделки (ПС). Для этого документа предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена инструкцией Банка России от 15 июня 2004 г. N 117-И.

Обратите внимание: ПС (форма N 1) следует оформлять и в том случае, когда договор с иностранцем предусматривает расчеты в рублях.

На каждый импортный контракт оформляют отдельный паспорт. Однако если сумма договора составляет менее 50 000 долларов США, то паспорт сделки оформлять не нужно.

Если договор составлен в какой-то другой валюте, то сумму договора нужно сначала пересчитать в рубли по официальному курсу этой валюты, а затем в доллары по официальному курсу доллара.

Расчет производят по тем курсам, которые действовали на дату подписания договора.

Паспорт заполняют в двух экземплярах:

- первый экземпляр передают в банк;

- второй экземпляр (с отметками банка) - в бухгалтерию.

Строку "Паспорт сделки от "__" _____ 20__ года N" не заполняйте - номер и дату паспорту присваивает сам банк.

В разделе "Сведения о резиденте" укажите реквизиты вашего предприятия:

- полное наименование;

- адрес по учредительным документам (юридический адрес);

- ОГРН и дату внесения в государственный реестр (эти показатели можно взять из свидетельства о госрегистрации фирмы);

- ИНН и КПП.

В графе 1 раздела "Реквизиты иностранного контрагента" указывают наименование иностранного поставщика - по-русски или на иностранном языке в соответствии с контрактом.

В графах 2 и 3 указывают название и цифровой код страны, в которой он зарегистрирован.

Коды страны можете найти в Общероссийском классификаторе стран мира ОК 025-2001 (утвержден постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. N 529-ст).

В раздел "Общие сведения о контракте" впишите номер и дату подписания контракта (графы 1 и 2).

В графах 3 и 4 этого раздела укажите название и цифровой код валюты цены контракта. Сюда вписывают именно ту валюту, в которой в договоре указана стоимость импортируемых товаров. К примеру, если платежи по контракту осуществляют в долларах, но цена товаров выражена в евро - в графе 3 пишут "евро".

Перечень официальных наименований валют и их цифровых кодов вы найдете в Общероссийском классификаторе валют ОК (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2000 г. N 405-ст).

В графу 5 занесите общую сумму контракта в валюте, указанной в предыдущих графах.

В графе 6 нужно записать дату, к которой будут исполнены все обязательства по договору. Впишите сюда наиболее позднюю из двух дат - дату последнего платежа по контракту или дату ввоза последней партии товара.

Если точная дата в договоре не указана, то ее нужно рассчитать самостоятельно исходя из условий договора.

В раздел "Информация о разрешениях" нужно вписать данные обо всех разрешениях, которые фирма получила для осуществления валютной сделки (номер, дату и срок окончания действия разрешения).

Последний раздел - "Информация о закрытии паспорта сделки". Его заполнит сам банк, когда все операции по импортному контракту будут завершены.

На заполненном ПС нужно поставить печать фирмы и подписи ее руководителя и главбуха. Вот пример заполнения паспорта сделки:

Приложение 4

к Инструкции Банка России от 15 июня 2004 г. N 117-И

"О порядке представления резидентами и нерезидентами

уполномоченным банкам документов и информации

при осуществлении валютных операций,

порядке учета уполномоченными банками валютных операций

и оформления паспортов сделок"

(в ред. Указания ЦБ РФ от 08.08.2006 N 1713-У)

Код формы по ОКУД N 0406005

Форма 1

(оформляется по контракту)

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ КБ "Коммерческий" (ЗАО) г. Москва │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

наименование уполномоченного банка

Паспорт сделки от ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

"___" __________ 20__г. N │ │ │ │ │ │ │ │ │/│ │ │ │ │/│ │ │ │ │/│ │/│ │

└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘