5.2. Планирование мероприятий

В Microsoft Outlook различаются два типа мероприятий: встречи и события. Деление на встречи и события является условным. Запись в календаре для них создается одинаково.

Встреча - это мероприятие, для которого резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы. Для встреч могут быть заданы напоминания. Можно задать вид календаря при его просмотре другими пользователями, указав время встречи как: занятое, свободное, под вопросом или как время отсутствия на работе. Могут быть запланированы повторяющиеся встречи. Встречи могут просматриваться: по дням, неделям и месяцам.

Событие - это мероприятие продолжительностью больше 24 часов. Обычно событие происходит однократно и может иметь продолжительность от одного до нескольких дней. Для событий, простых и ежегодных, время в календаре не отводится, но они указываются на титульных страницах.

Для составления плана встреч и событий необходимо запустить Microsoft Outlook и перейти к области (модулю) Календарь. Для создания простейшей записи в календаре нужно выделить строку с временем, на которое планируется событие, ввести необходимую информацию и нажать клавишу Enter. Созданная запись будет отображена в календаре (рис.15).

Рис. 15.  Создание простейшей записи в календаре

Рис. 16.  Окно настройки параметров записи в календаре

По умолчанию все мероприятия назначаются на начало каждого часа и получаса. Продолжительность по умолчанию - полчаса. Если необходимо увеличить плановую продолжительность мероприятия, можно перетащить рамку вокруг записи вниз. По умолчанию устанавливается оповещение за 15 минут до начала мероприятия. Признаком установки оповещения является значок колокольчика в начале записи.

Для настройки параметров записи следует дважды щелкнуть по соответствующей записи в календаре. Для того чтобы параметры записи можно было настроить заранее, при создании записи следует в области Календарь нажать кнопку Создать панели инструментов.

Настройка параметров производится в отдельном окне (рис. 16). Помимо темы при настройке можно указать место встречи (поле Место) и выбрать метку (поле Метка). Метка определяет цвет фона, на котором будет отображена запись в календаре. В полях Начало и Конец устанавливается время начала и окончания мероприятия. Для установки или отменить оповещения используют флажок и поле Оповещение.

Основное поле окна предназначено для ввода дополнительного поясняющего текста. Этот текст не будет отображаться непосредственно в календаре. Туда же добавляют файлы, которые могут понадобиться на планируемом мероприятии. Для вставки файла надо нажать кнопку Добавить файл панели инструментов или выполнить команду Вставка/Файл. Имя прикрепленного файла будет отображено в поле основной части окна записи календаря.

Если планируемое мероприятие будет периодически повторяться, нажмите кнопку Повторение панели инструментов и настройте периодичность повторения.

По окончании настройки параметров записи нажмите кнопку Сохранить и закрыть панели инструментов. После сохранения запись будет отображена в календаре. Для просмотра и редактирования записи следует дважды по ней щелкнуть мышью.

Управление видом календаря осуществляется командами меню Вид. Календарь может отображать только один день, рабочую неделю (пять дней), полную неделю, месяц. Выбор вида определяется типом решаемых задач.

Для выбора нужной даты используют календарь Области переходов, расположенной в левой части окна Microsoft Outlook. Для перехода к записям определенной даты нужно щелкнуть по нужной дате в календаре области переходов. Для возврата к записям текущей даты можно нажать кнопку Сегодня в панели инструментов. Для поиска записи в календаре нажмите кнопку Найти в панели инструментов, введите запрос в поле Просмотреть и щелкните ссылку Найти. Результаты поиска будут отображены в специальном окне. Для возврата в календарь щелкните ссылку Очистить.