3.5. Работа с прикрепленными файлами
Файлы, прикрепленные к поступившему сообщению, отображаются в виде значков в области чтения папки Входящие или в отдельном окне сообщения. Для выполнения какого-либо действия с прикрепленным файлом можно щелкнуть по его значку правой кнопкой мыши и выбрать необходимую команду в контекстном меню.
Для сохранения файла следует воспользоваться командой Сохранить как. Если сообщение с прикрепленными файлами получено от надежного адресата, можно выбрать команду Открыть. При этом появится предупреждение, в котором надо нажать кнопку Открыть. Но и в этом случае рекомендуется сначала сохранить файл.
Вложенный файл можно удалить. Для этого следует в контекстном меню выбрать команду Удалить.
Работа со списком контактов
Контактом в Microsoft Outlook называют лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов (например почтовый адрес, адрес электронной почты, номер телефона и факса, URL-адреса Web-страниц и т.п.) Записи о контактах хранятся в папке Контакты. Эти записи можно использовать при выборе получателей сообщений электронной почты, отправки факсов и т.п. Для работы со списком контактов в Microsoft Outlook используют область Контакты (рис. 12). Для изменения режима отображения записей используют список Текущее представление области переходов. Для просмотра записей, не помещающихся в текущем окне, можно воспользоваться полосой прокрутки или буквенными кнопками в правой части окна.
Рис.
12. Область "Контакты" Microsoft
Outlook
Для создания новой записи в области Контакты нужно нажать кнопку Создать панели инструментов и в окне Без имени - Контакт заполнить необходимые поля. По окончании ввода информации нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Создать запись о контакте можно при работе с сообщениями электронной почты в области Почта, не переходя непосредственно в область Контакты. Для того чтобы добавить запись нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по отправителю сообщения электронной почты и выбрать команду контекстного меню Добавить в контакты Outlook.
Редактирование записи о контакте обычно производится в области Контакты. Для внесения изменений в запись нужно дважды щелкнуть по ней мышью, после чего появится окно соответствующего контакта. Измените внесенную информацию и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Для удаления записи о контакте выделите эту запись в области Контакты и нажмите клавишу Delete. Можно также щелкнуть по записи правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Удалить.
Удаленная запись помещается в специальную папку Удаленные Outlook. Для восстановления записи перейдите в папку Удаленные и перетащите запись на значок Контакты в области переходов Microsoft Outlook. Можно также щелкнуть по записи правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Переместить в папку. В диалоговом окне Перемещение элементов для восстановления записи выберите папку Контакты.
Планирование в Microsoft Outlook
5.1. Планирование задач
Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения (например, отправка отчета в последнюю пятницу каждого месяца).
Для планирования задач необходимо запустить Microsoft Outlook и перейти к области Задачи (рис. 13).
Рис.
13. Окно Microsoft Outlook, область "Задачи"
Рис.
14. Окно задачи
Название (тему) задачи можно ввести непосредственно в списке задач (там, где написано Щелчок добавит элемент), или нажать кнопку Создать панели инструментов и ввести название задачи, а также настроить ее параметры в специальном окне задачи (рис. 14).
Во вкладке Задача в поле Тема следует ввести название задачи, которое потом будет отображаться в списке задач. В полях Срок и Дата начала необходимо ввести или выбрать дату планового окончания задачи и дату начала работ соответственно. В поле Состояние можно выбрать состояние выполнения задачи (Не началась, Выполняется, Отложена и т.д.). В счетчике Готово можно указать процент готовности задачи на момент начала ее выполнения.
В основном поле окна задачи можно ввести комментарий. Он не будет отображаться непосредственно в списке задач. Туда же можно добавить файлы, которые могут понадобиться при выполнении задачи. Для добавления файла к задаче нажмите кнопку Добавить файл панели инструментов или выполните команду Вставка/Файл.
По окончании настройки параметров задачи нажмите кнопку Сохранить и закрыть панели инструментов. После сохранения задача будет отображена в списке задач. Для просмотра и редактирования задачи следует дважды по ней щелкнуть мышью.
Для просмотра и обновления задачи следует дважды по ней щелкнуть мышью в списке задач Microsoft Outlook и в окне задачи внести изменения в поля. По окончании обновления задачи нажмите кнопку Сохранить и закрыть.