Доповідна записка

Доповідна записка - це документ, адресований керів­никові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутріш­ніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголо­вок).

Кафедра української мови 

Деканові факультету психології

Тарасову Г. Д.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 34-12/243 25.03.2006 р.

Про введення курсу української мови.

Мовна культура – один із найважливіших показників нашої духовної культури. Сьогодні, на жаль, писемне мо­влення студентів 1 курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Практичні заняття з правопису української мови в межах курсу «Ділова українська мова» (10 – 12 годин) не дають змоги радикально змінити ситуацію на краще.

З метою поліпшення мовної підготовки студентів прошу включити в навчальний план на 2006 – 2007 навчальний рік курс сучасної української літературної мови (36 годин аудиторних занять)

Завідувач кафедрою

Українськоїмови                          (підпис)                                   М.С.Сіверко

Доручення

Доручення — це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.

Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті (особа доручає особі) та офіційні( установа доручає особі чи установі).

Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов'язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).

      В офіційному дорученні обов'язково зазначаються:

1. Назва організації, яка видає доручення.  

2. Номер доручення й дата видання.  

3. Посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видано доручення. 

4. Назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності.   

5. Перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму. 

6. Строк дії доручення.   

7. Зразок підпису особи, якій видано доручення.   

8. Назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення).  

9. Підписи службових осіб, які видали доручення. 

10. Печатка організації, що видала доручення.

Д О Р У Ч Е Н Н Я

Я, Мурга Микола Васильович, доручаю Голущаповій Лілії Мечиславівні одержати в касира інструментального цеху належну мені заробітну плату за жовтень 2011 року.

Доручення дійсне до 4 листопада 2011 року.

6.08.2011 р. (підпис) М.В. Мурга

Засвідчення:

Підпис інженера інструментального цеху Мурги М.В. засвідчую.

Начальник інструментального цеху 

7. 08.2011 р. (Підпис) В. Бучацький

Заява

Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.

 У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

1.Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

2.Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

3.Ще нижче посередині рядка пишеться слово «заява» з великої літери й не ставиться крапка.

4.З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

5.Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності виставленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Ректорові   Харківського державного  політехнічного університету  проф. Товажнянському Л.Л.  Нємчєнкова Дмитра Юрійовича,  що мешкає: м. Харків, вул.Л.Пастера, буд. 14, кв. 283

З а я в а

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на економічний факультет за спеціальністю: Менеджмент організацій – 1.2

До заяви додаю:

1. Чотири фотокартки. 

2. Медичну довідку про стан здоров’я. 

3. Атестат про середню освіту, виданий 19 червня 1999 року Харківською середньою школою № 157 Серія ХА № 11352643. 

4. Копію довідки податкової інспекції з ідентифікаційним кодом. 

20 липня 1999 р.  (підпис) Д.Ю. Нємчєнков

Звіт

Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові – на звичайному папері.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

- вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період):

- основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

- висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

Харківське акціонерне товариство “Крок” ЗВІТ про роботу 4-ї дільниці цеху А – 2 за ІІІ-й квартал 2011 р. Згідно з наказом директора АТ “Крок” про перевірку водопостачального обладнання № ___ від “__ “ __________ було виконано повний обсяг робіт з перевіри та підготовки водопостачальної системи до осінньо-зимового сезону. Роботи проводились за графіком, узгодженим з головним інженером (прізвище, ім’я та по батькові). Під час виконання роботи було замінено ___ метрів труб охолоджувальної системи дільниці. Водопостачальна система дільниці повністю готова до безперебійної роботи в осінньо-зимовий період. 29 вересня 1999 р. Майстер 4-ї дільниці цеху А- 2 (підпис) Розшифрування

Майстер 4-ї дільниці цеху А- 2

(підпис) Розшифрування

Наказ

Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».

Реквізити:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

2. Назва виду документа.

3. Назва місця видання наказу.

4. Номер.

5. Дата підписання.

6. Стислий зміст наказу (заголовок).

7. Текст наказу.

8. Підстава для складання.

9. Підпис керівника підприємства.

Міністерство освіти України ХАРКІВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ “___” __________ 2011 р. № ____ м. Харків
НАКАЗ У зв’язку з ухвалою Вченої ради університету про реорганізацію кафедр суспільних наук і створення інституту соціально-гуманітарної освіти НАКАЗУЮ: Оголошені конкурси в газеті “Время” від 29.08.11 р., 4.09.11 р. і 28.09.11 р. на заміщення вакантних посад у зв’язку із закінченням п’ятирічного терміну роботи професорсько-викладацького складу на кафедрах філософії, історії України й української та російської мов тимчасово припинити. До затвердження структури інституту соціально-гуманітарної освіти конкурси на вказані кафедри не оголошувати. Наказ довести до відома вищезгаданих кафедр. Контроль за виконанням наказу покласти на першого проректора (прізвище, ініціали).
Ректор Печатка	(підпис)	Розшифрування
	Узгоджено:
	Перший проректор Юрвідділ Начальник відділу кадрів	(підпис) Розшифрування (підпис) Розшифрування (підпис) Розшифрування