4.2. Злиття з Word
Якщо ви займаєтеся відправкою листів, а дані про адресатів зберігаються в базі даних Access, зручніше всього створити бланки для листів і конверти в Word, а потім шляхом злиття (merge) додати дані полів імен і адрес з таблиці або запиту Access. Для листів і конвертів можна, звичайно, створити звіти Access, але краще це робити в Word, особливе якщо в документах передбачено безліч шрифтів різноманітних стилів, розмірів і зображень. Існує спеціальний майстер, що дозволяє виконувати злиття в новий або існуючий документ Word.
У
вікні бази даних виберіть таблицю або
запит, в яких містяться поля
з даними
для злиття з документом Word.В списку кнопки, що розкривається, Зв'язки з Office (OfficeLinks) на панелі інструментів виберіть команду Злиття з MS Word (Merge It With MS). Запуститься Майстер злиття з документами Microsoft Word (Word Mail Merge Wizard):
Якщо ви ще не створили необхідний документ, встановіть перемикачі Створити новий документ і встановити зв'язок з ним (Create new document and then linH data to it); інакше залиште встановленим переключатилем! Встановити зв'язок з готовим документом Microsoft Word (Link your data to an existing Microsoft Word document). Клацніть на кнопці ОК.
Відкриється вікно Word з панеллю інструментів Злиття (Mail Merge) (мал. 11.6) Введіть текст листа або текст на конверті.
Щоб додати в документ поле злиття, виберіть його в списку, що розкривається, Додати поле злиття (Insert Merge Field) на панелі інструментів Злиття (Mail Merge).
Після закінчення роботи з документом злиття клацніть на кнопці Поля (View Merge Data) на панелі інструментів Злиття (Mail Merge).
На
даному етапі ви можете виконати злиття
в новий документ (з окремою сторінкою
під кожний запис Access) або виконати
злиття прямо при друці. Виберіть
відповідну кнопку на панелі інструментів
Злиття (Mail Merge):
Якщо ви вибрали злиття в новий документ, відкриється новий документ Word. На місце доданих в документ полів злиття будуть вставлені дані Access. При друці такого документа він відразу посилається на принтер.
8. Закрийте вікно Word, щоб повернутися до Access.
Мал. 11.6. Вікно документа Word, відкрите в результаті запуску в Access Майстра
злиття з Microsoft Word
4.3. Аналіз таблиці в Excel
Хоча
в Access є можливість провести підсумкові
розрахунки за допомогою запитів і
звітів, іноді виявляється зручніше
виконати цю задачу в Excel. Використовуючи
кнопку Зв'язки з Office (OfficeLinks), можна
перетворити таблицю або запит в електронну
таблицю і відкрити її в Excel.
У вікні бази даних виділите таблицю (або запит), яку вимагається відкрити в Excel.
На панелі інструментів виберіть в списку кнопки, що розкривається, Зв'язки з Office (OfficeLinks) команду Аналіз в MS Excel (Analyze It With MS Excel).
Після виконання цих дій запуститься Excel, і дані об'єкту, вибраного вами у вікні бази даних, відобразяться в новій електронній таблиці. Будь-які зміни, внесені в цю сторінку, будуть збережені в новому файлі з розширенням .xls, але ніяк не відобразяться на початковій таблиці (або запиті), з якої вони були експортовані.
На мал. 11.7 показана таблиця Access Хронометраж проектів, відкрита для аналізу у вікні Excel. Як видно на малюнку, тепер ця таблиця з'явилася у вигляді електронної таблиці Хронометраж npoeKTOB.xls. Якщо ви звернете вікно Excel, то знайдете, що додаток Access як і раніше відкритий, тобто обробка даних таблиці ведеться паралельно в обох додатках. Щоб повернутися у вікно Access, достатньо просто закрити Excel або скористатися панеллю задач Windows.
Мал. 11.7. Скориставшись кнопкою Аналіз в MS Excel, ми відкрили таблицю Хронометраж проектів як файл з розширенням .xls у вікні програми Excel