2.2. Імпорт даних з Excel
Є можливість імпортувати дані Excel в нову таблицю або у вужі існуючу таблицю Access в тому випадку, якщо дані відповідним чином розбиті на стовпці і рядки. Перший рядок даних може містити заголовки стовбців (Access використовує їх в якості імен полів) або ж значення. Якщо в першому рядку міститься інша інформація, то при імпорті можуть виникнути проблеми. Саме з цієї причини рекомендується заздалегідь відкрити електронну таблицю і перевірити, чи підходить вона для імпорту.
Клацніть правою кнопкою миші у вікні бази даних і виберіть в контекстного меню команду Імпорт (Import).
В списку Тип файлів (Files Турі) діалогового вікна Імпорт (Import) виберіть пункт Microsoft Excel (файли з розширенням .xls).
Виберіть електронну таблицю з необхідними даними і клацніть на кнопці Імпорт (Import). Відкриється перше вікно Майстра імпорту електронної таблиці:
Виберіть лист робочої книги або іменований діапазон. Клацніть на кнопці Далі (Next).
Якщо в першому рядку листа розташовані заголовки стовбців, встановіть прапорець Перший рядок містить заголовки стовбців (First Row Contains Column Headings). Клацніть на кнопці Далі (Next).
Якщо ви хочете створити для даних Excel нову таблицю, залиште без змін параметри в наступному вікні майстра. (Якщо ви хочете додати дані у вужі існуючу таблицю, встановіть перемикач В існуючій таблиці (In An Existing Table), в списку, що розкривається, виберіть необхідну таблицю і потім на останньому кроці клацніть на кнопці Готове (Finish).)
На наступному кроці вам пропонується описати кожне поле імпорту і вказати ті з них, які не потрібно імпортувати. Ви можете індексувати поля і, в деяких випадках, поміняти тип поля. Виділяйте по порядку кожне поле, встановлюючи для кожного необхідні параметри. Клацніть на кнопці Далі (Next).
8. На наступному кроці задається ключове поле. За умовчанням перемикач Автоматично створити ключ (Let Access create primary key) встановлений. Ви можете задати ключове поле самостійно, вибравши його в списку, або встановити перемикач не створювати ключа (Not to have primary key). Клацніть на кнопці Далі (Next).
На останньому кроці майстра назвіть таблицю і клацніть на кнопці Готове (Finish).
2.3. Імпорт текстових файлів
Оскільки текстові файли можна створювати в багатьох програмах, при копіюванні даних з однієї програми в іншу вони використовуються в якості формату-посередника . Існують дві основного різновиду текстового формату.
Текстові файли з роздільниками (Delimited text files), в яких поля даних кожного запису розділені певним символом, наприклад, комою або знаком табуляції. Дуже часто при цьому текстові значення йдуть в лапках. Кожний запис знаходиться на окремому рядку.
Текстові файли з фіксованою довжиною записів (Fixed-length text files), в яких кожний запис також йде окремим рядком, але значення полів збудовані в стовпці, розділені пропусками (замість знаків табуляції).
На мал. 11.1 показано обидва типи текстових файлів, відкриті у вікні редактора Notepad. Як видно з малюнка, значення у файлі з фіксованою довжиною розташовані стовпцями. В текстовому файлі з роздільниками значення відділяються друг від друга комами і ув'язнені в лапки. Нижче приводиться процедура імпорту текстового файла з роздільниками.
Клацніть правою кнопкою у вікні бази даних і виберіть в контекстному меню команду Імпорт (Import).
Мал. 11.1 .Текстовый файл з роздільниками і текстовий файл з фіксованою
завдовжки записів у вікні редактора Notepad, причому в обох файлах
зберігається однакова інформація
В списку Тип файлів (Files Type) діалогового вікна Імпорт (Import) виберіть пункт Текстові файли (Text Files) (файли з розширеннями .txt, .csv, .tab, .asc).
Виберіть файл для імпорту і клацніть на кнопці Імпорт (Import), щоб за пустити Майстер імпорту тексту:
Залиште встановленим перемикач З роздільниками (Delimited) і клацни ті на кнопці Далі (Next).
На наступному кроці виберіть символ роздільника полів і, якщо в першому рядку листа розташовані заголовки стовбців, встановіть прапорець Перший рядок містить заголовки столбцов (First Row Contains Field Names). Клацніть на кнопці Далі (Next).
На наступному кроці майстра встановите перемикач В новій таблиці (In New Table) або В існуючій таблиці (In An Existing Table). Клацніть на кнопці Далі (Next).
Якщо ви хочете створити нову таблицю, на наступному кроці можете змінити імена і типи полів, що імпортуються. Ви також можете індексувати поля. Клацніть на кнопці Далі (Next).
На наступному кроці задається ключове поле. За умовчанням вибраний параметр, при якому ключ задається автоматично. Ви можете задати ключове поле самостійно, вибравши його в списку, або не створювати ключа. Клацніть на кнопці Далі (Next).
Введіть назву таблиці і клацніть на кнопці Готове (Finish).