12. Знайдіть у таблиці ’’Заказы” записи, які відповідають замовленням у м. Монреаль

Р обота з даними передбачає можливість пошуку потрібної інформації за зразком у конкретному полі або по всій таблиці. Для активізації пошуку потрібно натиснути кнопку Найти панелі інструментів або виконати команду меню Правка→Найти.

У діалоговому вікні Поиск и замена (рис. 1.15) на закладці Поиск у поле Образец вводять зразок шуканих даних. За замовчуванням в поле Поиск в: встановлюється назва поточного поля, тому перед початком пошуку доцільно помістити курсор у те поле, де повинна знаходитись шукана інформація. Якщо потрібно здійснити пошук по цілій таблиці, то в цьому полі потрібно вибрати назву таблиці. За допомогою випадного списку Совпадение визначають, з якою частиною поля повинен співпадати шуканий текст: С любой частью поля - будь-яку частину вмісту комірки поля, Поля целиком - увесь вміст поля, С начала поля - вміст поля починається з даного тексту.

Інші опції та кнопки діалогового вікна дозволяють розшири­ти або звузити пошук, зупинити або продовжити його після знай­дених варіантів співпадіння: для пошуку першого входження шу­каного тексту натискають на кнопці Найти, а для пошуку наступ­ного - вибирають кнопку Найти далее.

Інколи потрібно не просто знайти певну інформацію в таблиці, а замінити її на іншу. Для цього необхідно скористатись коман­дою Заменить з пункту меню Правка або натиснути комбінацію клавіш [Ctrl + Н]. Відкриється діалогове вікно Поиск и замена (див. рис. 1.15) на закладці Замена, містить поле Заменить на. У це поле вводять текст, на який необхідно замінити відповідну інформацію. Зауважимо, що при здійсненні заміни треба враховувати розмір поля, в яке вносять зміни, оскільки, недостатня довжина поля може не дозволити здійснити заміну.

13. Відсортуйте замовлення (таблиця ’’Заказы”) спочатку по полю клієнтів, потім по двох полях: клієнти та ве­личина замовлення.

Інформацію у таблицях можна сортувати по одному чи декількох полях. Якщо потрібно виконати сортування, то перш за все користувач повинен встановити мову, якою ведеться база даних і за алфавітом якої виконуватиметься сортування. Для цього на закладці Общие діалогового вікна Параметры (Сервис → Параметры) задають у полі Порядок сортировки базы данных мову створеної бази даних.

Д ля простого сортування (сортування по одному полю) у режимі таблиці виділяють потрібне поле, вибирають команду меню Записи => Сортировка та задають параметри сортування. Бажаного результату можна досягти і за допомогою кнопок

Cотировка по возрастанию та Сортировка по убыванию панелі інструментів або відповідних команд контекстного меню виділеного стовпця.

Щоб сортувати записи таблиці за декількома полями, необхідно помістити відповідні стовпці у тій послідовності, в якій повинно здійснюватися сортування, виділити ці стовпці та виконати потрібну команду сортування.

14. Ознайомтесь із зв’язками між таблицями та з інфор­мацією у зв’язаних таблицях

Якщо база даних містить декілька таблиць, дані яких зв’язані між собою, то натиснувши кнопку Схема данных панелі інстру­ментів База данных (рис. 1.16) можна побачити схему зв’язків між таблицями.

П рограма Access дозволяє відображати записи зв’язаної таб­лиці у вікні головної таблиці (рис. 1.17). Переглядаючи зв’язану таб­лицю в режимі таблиці видно, що між ділянкою виділення і першим стовпцем таблиці є стовпець структури, в якому напроти кожного запису знаходиться знак плюс (+). Клацання по ньому лівою кноп­кою миші дозволяє відобразити частину зв’язаної з нею таблиці, де знаходяться лише ті записи, які зв’язані з даним записом головної таблиці. При цьому знак плюс (+) змінюється на мінус (-).

Р ис. 1.1б. Кнопка Схема данных панелі інструментів База данных

Рис. 1.17. Зв ’язані таблиці в режимі перегляду таблиць

Перед друкуванням варто відобразити документ в режимі попереднього перегляду. За замовчуванням всі поля сторінки дорі­внюють 24,99 мм (1 дюйм).

Параметри, які задано на закладці Поля діалогового вікна Параметры страницы розповсюджуються лише на активний до­кумент. Програма Access зберігає інформацію про поля сторінок тільки для форм та звітів. Параметри сторінок таблиць, запитів та модулів потрібно задавати щоразу при виведенні на друк (якщо во­ни відрізняються від тих, які прийнято за замовчуванням).

Зауваження. Параметри які встановлюються за замовчуванням, можна змінити на закладці Общие діалогового вікна Параметры

Якщо для друкування форм чи звітів використовуються готові бланки, то на вкладці Поля потрібно активізувати опцію Печатать только данные. При цьому програма виводитиме на друк лише дані.

Якщо потрібно друкувати лише деякі записи таблиці, то їх виділяють (маркують), після цього вибирають команду Файл ^ Печать і у діалоговому вікні Печать задають опцію выделенные записи.