Ознайомтесь з процесом проектування та редагування звіту за допомогою конструктора
Як правило, для користувачів-початківців найоптимальнішим способом створення звітів є використання майстра або шаблона з подальшим редагуванням звіту у режимі конструктора. Процес редагування проекту звіту аналогічний до редагування проекту форми, оскільки інформація звіту розміщується у областях проекту та елементах керування, піктограми яких знаходяться на панелі інструментів Панель элементов.
Якщо ж користувач виявить бажання самостійно спроектувати звіт у режимі конструктора, тоді потрібно створити порожній звіт, додати відповідні елементи керування та інші компоненти, які потрібні для оформлення звіту, задати необхідні опції щодо сортування та групування даних.
Для створення звіту за допомогою конструктора, потрібно у вікні Новый отчет вибрати елемент Конструктор. Джерело даних можна задати у цьому ж вікні або відкласти цю дію на наступні кроки роботи з майстром.
Вікно порожнього проекту звіту, яке з’являється після завантаження конструктора, розділене на три області: верхній і нижній колонтитули та область даних. У ці області потрібно розмістити елементи керування, рівні групування та інші елементи проекту. При потребі можна також відобразити у вікні проекту заголовок та примітку форми (команда Вид рядка меню вікна програми).
Додавання елементів керування, їх редагування та форматування, а також редагування областей звіту здійснюється так само як і при проектуванні форми: програма дозволяє створювати обчислювальні елементи керування (як правило, це стосується полів, які відображають результати обробки та аналізу інформації), також можна використовувати побудовувач виразів, який відкривається з вікна властивостей елемента керування.
Обчислювальні поля у звіті можна використовувати для проведення обчислень як з даними одного запису, так і деякої групи записів чи усіх записів одного звіту. Якщо потрібно провести обчислення для групи записів, то обчислювальне текстове поле розміщують в область заголовку або примітки групи, якщо ж обчислення повинні стосуватися усіх записів звіту, то таке поле повинно знаходитися у примітці або в заголовку звіту. При створенні таких обчислювальних полів використовують операцію групування.
Рис. 2.58. Вікно проекту звіту
Змінити рівні групування (додати нові чи знищити існуючі) можна у діалоговому вікні Сортировка и группировка (рис. 2.80), яке з’явиться на екрані після виконання команди Вид →Сортировка и группировка або натискання однойменної кнопки Щ панелі інструментів Конструктор отчетов.
У полі Поле/выражение вибирають зі списку, який відкриється, назву поля, по якому групують записи, або за допомогою по- будовувача виразів створюють вираз для обчислювального поля. Поле чи вираз у першому рядку визначатиме перший (найвищий) рівень групування. Тільки-но у рядок буде введено назву поля чи вираз, у наступному полі діалогового вікна з’явиться значення По возрастанию - значення, яке вибирається за замовчуванням при сортуванні значень поля. Його також можна змінити, вибравши інше значення в списку, який відкриється. У нижній частині вікна відобразяться властивості групування, змінюючи які можна задати необхідний режим групування:
Заголовок группы - визначає наявність заголовку групи;
Примечание группы - визначає наявність примітки групи;
Группировка - задає порядок групування записів;
Интервал - задає інтервал групування для значень в полі чи виразі;
Не разрывать - задає параметр представлення групи на одній сторінці.
Рис. 2.59. Діалогове вікно для встановлення параметрів групування та сортування
Для того, щоб створити групу, потрібно задати для властивостей Заголовок группы і/або Примечание группы значення Да. При цьому у області даних проекту звіту відобразяться заголовок та примітка відповідної групи. Поруч з полем, яке утворює групу, у діалоговому вікні Сортировка и группировка з'явиться відповідний значок який вказуватиме на наявність групи. Змінюючи послідовність розміщення полів, які беруть участь у групуванні (перетягуючи мишкою назви полів у вікні), користувач може змінити послідовність рівнів групування. Якщо потрібно знищити якийсь рівень, то знищують рядок з назвою поля у верхній частині вікна.
Зауваження. У звіті можна створити до 10 рівнів групування записів. Найпріоритетнішим є перший рівень. Кожному заголовку групи відповідає примітка цієї групи.У діалоговому вікні Сортировка и группировка також можна задати параметри сортування даних у полях звіту (у полі Порядок сортировки).
Сторінки звіту можна пронумерувати. Для цього поміщають у верхній або нижній колонтитул сторінки обчислювальне поле, яке відображатиме номер сторінки. Значення у цьому полі визначається виразом, який записують у рядку Данные вікна властивостей поля. У табл. 2.3 наведено приклади виразів, які можуть використовуватися при встановленні параметрів нумерації сторінок звіту.
Таблиця 2.3. Вирази, які використовуються для нумерації сторінок
Для вибору чи формування стилю відображення даних у звіті потрібно, перебуваючи в режимі конструктора, виконати команду Формат → Автоформат і у діалоговому вікні, яке відкриється, вибрати потрібний стиль. У цьому ж вікні за допомогою кнопки Настройка можна змінити параметри вибраного стилю або створити новий на основі вибраного.
При створенні звіту можна скористатися запропонованою нижче послідовністю дій.
Визначити структуру звіту, тобто наявність полів та областей звіту, а також поділ на сторінки.
Зібрати потрібні дані. Найкраще для цього створити запит, у якому будуть відібрані та впорядковані дані, які мають брати участь у аналізі чи відображенні даних
Сконструювати структуру звіту, тобто використовуючи майстер чи конструктор, розмістити необхідні елементи керування в проекті звіту, а також, при потребі, провести групування даних за певними ознаками.
Відформатувати елементи керування та області звіту, тобто задати відповідні параметри властивостям об’єктів.