Створіть поштові наклейки з інформацією з таблиці ’’Студенти”
Для ведення листування у програмі Access передбачена можливість створення спеціального звіту - поштових наклейок на конверти. Майстер поштових наклейок, який запускається після вибору джерела даних та елементу Почтовые наклейки діалогового вікна Новый отчет, запропонує вибрати один із стандартних форматів наклейок або задати свої розміри (рис. 2.48).
Рис. 2.48. Перший крок майстра створення поштових наклейок
Для створення нестандартних наклейок треба відкрити за допомогою кнопки Настройка діалогове вікно Размеры наклеек (рис. 2.49) та натиснути кнопку Создать.
Рис. 2.49. Діалогове вікно для вибору розміру нестандартних наклейок
Рис. 2.50. Вікно для встановлення параметрів нестандартних наклейок
У наступному вікні (рис. 2.50) потрібно задати параметри наклейок, змінивши розміри у полях, в яких за замовчуванням задано розмір 0,00. Після введення назви наклейки та натискання кнопкиОК назва цих наклейок заноситься у список нестандартних наклейок, а замість кнопки Создать у вікні Размеры наклеек з’являється кнопка Дублировать. Кнопка Закрыть повертає у діалогове вікно Создание наклеек, де, при включеній опції Наклейки других размеров, повинен знаходитись запис з нестандартними розмірами наклейок.
Після встановлення параметрів шрифту переходять до вибору та розташування у потрібній послідовності полів, дані яких утворюватимуть адресу Значення полів можуть розділятися комою, косою рискою, іншими розділовими знаками. У тексті наклейок може знаходитись постійна інформація (наприклад, Особисто або Секретно).
Останній крок майстра (рис. 2.51) запропонує визначити порядок сортування наклейок у відповідних полях.
Для того, щоб відредагувати наклейку, потрібно відкрити її в режимі конструктора. Поля, які беруть участь у створенні наклейок, розміщені у області даних. Використовуючи відомі маніпуляції з текстовими полями, можна досягти бажаного результату
Выберите шрифт и цвет для текста наклейки.
Рис. 2.51. Діалогове вікно для визначення порядку сортування наклейок
Створіть звіт ’’Товари (діаграма)” з діаграмою, яка б відображала частку кожного типу продукції у загальній кількості товару на складі фірми ”Борей”
Для графічного подання результатів аналізу даних, тобто створення звіту у вигляді діаграми, потрібно скористатися майстром створення діаграм, який розпочне свою роботу після вибору елемента Мастер диаграмм та джерела даних у вікні Новый отчет.
Джерелом даних у нашому випадку буде таблиця "Товары” бази даних "Борей”. Аналогічно, як і у випадку створення форми з діаграмою, майстер запропонує вибрати потрібні поля та тип діаграми. Процес створення діаграми у звіті аналогічний до створення форми з діаграмою. Фрагмент створеного звіту показано нарис. 2.52.
Товари (діаграма)
Рис. 2.52. Фрагмент звіту ’’Товари (діаграма)”
Створіть звіт ’Товари на складі”, який відображатиме інформацію про те, які товари припинено поставляти на фірму Борей, а для яких поставки ще тривають
Для відображення такої інформації необхідно створити звіт з рівнем групування по відповідному полю. Такий звіт найкраще створювати за допомогою майстра.
Джерелом даних для звіту будуть такі поля таблиць бази даних ”Борей”(рис. 2.53):
поле Категория таблицы ”Типы”
поля Марка, Цена, НаСкладе, ПоставкиПрекращены таблиці ”Товары”.
У діалогових вікнах майстра визначаємо вигляд представлення даних, та додаємо рівень групування по полю По- ставкиПрекращены, який перемістимо нагору (рис. 2.54).
Після визначення рівнів групування у цьому діалоговому вікні активізується кнопка Группировка, яка відкриває діалогове вікно Интервалы группировки (рис. 2.55), у якому можна визначити інтервали групування відповідних полів. Для числових полів можна задати групування по десятках, сотнях та інших значеннях. Для текстових - групування може здійснюватись по введеній першій букві або декількох буквах. При виборі стандартного значення Обычный в одну групу об’єднуються записи, у яких у заданому полі є однакові значення.
Рис. 2.54. Додавання рівня групування
На наступному кроці користувач може встановити параметри сортування. Програма автоматично сортує дані у тих полях, де здійснюється групування.
Выберите порядок сортировки и вычисления, выполняемые для записей.
Рис. 2.55. Вибір інтервалів групування
Якщо у сортуванні беруть участь числові поля, то у цьому діалоговому вікні буде знаходитись кнопка Итоги, яка дозволяє відкрити інше діалогове вікно (рис. 2.56). В ньому відобразяться всі числові поля, які беруть участь у звіті. Тут можна вибрати функцію для підсумкових обчислень. При обчисленнях можна використати такі групові операції як сумування, знаходження мінімального чи максимального значення, обчислення середнього арифметичного. У звіті можуть відображатися дані з підсумками або лише підсумкові значення, а також передбачена можливість обчислення відсотків.
Рис. 2.56. Вибір функції для підсумкових обчислень
Після вибору макету для відображення даних та стилю оформлення, присвоюємо створеному звіту назву "Товари на складі”. Зразки фрагментів створеного звіту у режимах перегляду та конструктора показано на рис. 2.57.
Як бачимо, інформація згрупована за значеннями у полі ПоставкиПрекращены: спочатку відображаються записи тих товарів, поставки яких на фірму завершено, а потім перелік тих найменувань, для яких поставки ще тривають. У кінці кожної групи підведено підсумок - визначена загальна кількість одиниць продукції на складі. Відповідне обчислювальне поле з виразом
= Sum ([НаСкладе])
знаходиться у області примітки групи, яка визначається значенням поля ПоставкиПрекращены. Функція підсумкових обчислень була визначена у вікні Итоги (див. рис. 2.56). У кінці звіту підведено підсумок по всіх записах. Обчислювальне поле з тим самим виразом розміщено в області примітки звіту, тому у ньому відображається інформація, яка стосується усього звіту.
Рис. 2.57. Створений звіт
Зауважимо, що логічним значенням поля Поставки Прекращены: відповідають числа -1 (так) і 0 (ні). Це відображено в іншому обчислювальному полі, яке розміщено в області примітки групи.
Всі записи обох груп додаткового згруповані за категоріями товарів (поле КодТипа) та впорядковані за назвою товару (поле Марка).