1. Завантажте програму Access

І снує декілька способів запуску програми Microsoft Access. Зокрема це можна зробити з головного меню операційної системи Windows, натиснувши кнопку Пуск та виконавши команду Про­граммы →Microsoft Access. Після цього на екрані з’явиться головне вікно програми (рис. 1.1),:

Access: на екрані з головним вікном програми відобразиться додатково область задач, яка є альтернати­вою для багатьох діалогових вікон. Область задач - це вікно з розміщеними в ньому командами, які часто представлені у вигляді посилань. Цю область можна розташувати як праворуч, так і ліворуч від межі робочого вікна програми, або ж зробити її "плаваючою”. Зокрема, в Access 2003 можна використовувати такі області задач як Довідка, Пошук, Пошук файлів, Буфер обміну, Створення файла та Довідка по шаблону. При першому завантаженні програми з’являється область задач Розпочинаючи роботу, яка дозволяє відкрити існуючі бази даних або створити новий файл

Рис. 1.1 . Вікно Access з областю задач

Якщо на робочому столі є ярлик програми Microsoft Access, тоді для запуску програми потрібно двічі клацнути вказівником миші по цьому ярлику.

Для виходу з програми можна:

• активізувати команду рядка меню Файл →Выход;

• клацнути по кнопці [х] закриття вікна програми Access;

• натиснути комбінацію клавіш [Alt+F4].

2. Використовуючи програму пошуку, знайдіть базу даних ”Борей” (файл Борей.Mdb ) та скопіюйте його у свою папку

Файл бази ”Борей” знаходиться у вказаному викладачем міс­ці файлової системи. Якщо Ви працюєте на своєму персональному комп’ютері, то цей файл може знаходиться у папці C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Samples.

3. Відкрийте файл навчальної бази "Борей”

Перебуваючи у вікні програми, відкрити створену раніше базу даних можна декількома способами.

Спосіб 1 (для Access XP та Access 2003). У області задач При­ступая к работе (див. рис. 1.1 б) виберіть назву потрібного файла бази даних. Якщо потрібної назви немає, то вибираємо команду Дополнительно та знаходимо потрібну базу даних у діалоговому вікні (рис. 1.2)

Рис. 1.2. Діалогове вікно для вибору файла бази даних

Спосіб 2. Перебуваючи у вікні програми у меню Файл виберіть команду Открыть. При цьому відкриється діалогове вікно (рис. 1.2), в якому знайдіть потрібну базу даних.

Спосіб 3. Клацніть по кнопці Открыть на панелі інструментів вікна програми без вікна запуску, далі послідовно виконайте усі дії, описані в Способі 2.

Після виконання описаних вище дій завантажиться файл бази даних і з’явиться вікно з базою даних (рис. 1.3).

Зауваження. Відкрити базу даних ”Борей” у вікні програми Access версії XP та вище мож­на за допомогою команди меню Справка, вибравши у списку навчальних баз відповідну базу даних.

4. Ознайомтесь з інтерфейсом програми Access

Після запуску програми Access з’являється головне вікно програми, яке є робочим простором, де розташовуються інші вікна програми.

Вигляд головного вікна Access, аналогічний до вікон інших програм пакету Microsoft Office. У верхній частині вікна розміщено рядок заголовка, у якому знаходяться (зліва направо): кнопка виклику системного меню (рис. 1.4), назва програми (Microsoft Access) та кнопки зміни вигляду вікна |

Рядок меню (рис. 1.5) знаходиться під рядком заголовка і мі­стить назви пунктів меню, в які об’єднані команди та опції за фун­кціональними призначеннями.

Рис. 1.3. Вікно бази даних Борей

Кожен пункт меню розгортається після вибору курсором миші його назви або натискання відповідної комбінації клавіш, яка складається з клавіші [А1t] та підкресленої літери у назві пункту меню. Команди та опції меню будь-якого рівня активізують,вибравши

курсором миші відповідний рядок меню.

Для виклику команд меню також можна використову-вати клавіатуру

Рис. 1.4. Системне меню програми

Команди меню можуть бути доступними для роботи (тоді вони відображаються шрифтом чорного кольору) або недоступними (колір шрифту – сірий)

Рис. 1.5. Рядок меню вікна програми

Структура та доступність пунктів меню залежить від режиму роботи Access. Програма має два основні режими роботи:

− режим проектування, в якому користувач створює та модифікує об’єкти бази даних;

− режим виконання, в якому відображаються вікна об’єктів бази даних, а також виконуються операції з даними.

У процесі роботи кількість та перелік команд у меню постійно змінюються. Цю властивість мають версії програми, починаючи з Access 2000, в якій розробники передбачили можливість автоматичного налаштування меню, зберігаючи параметри та налаштування, які найчастіше використовуються в роботі. Назви деяких команд закінчуються трикрапкою. Це означає, що після вибору такої команди, відкриється діалогове вікно, у якому можна задати потрібні параметри.

Панелі інструментів (рис. 1.6) є альтернативою для команд у рядку меню. Окрім кнопок, на панелях інструментів знаходяться поля списків, які відкриваються після натискання розміщеної поруч з ними кнопки зі стрілкою .

Рис. 1.6. Панелі інструментів Таблица в режиме таблицы (1) і Формат (режим таблицы) (2)

Рядок стану, який розташований в нижній частині вікна, дає змогу користувачеві бачити інформацію про поточний стан про­грами. Зокрема, в табл. 1.1 наведено перелік позначень, які відображають режими роботи клавіатури та програми. Якщо система готова прийняти команду користувача, то у рядку стану зліва зна­ходиться повідомлення Готово.

Проектуючи базу даних, можна створити власні повідомлен­ня, які відображатимуться у рядку стану при виконанні різних операцій.

Вікно бази даних (див. рис. 1.3) дозволяє отримати доступ до всіх об’єктів бази даних та вибрати режим роботи з ними. Це вікно має свій рядок заголовка, в якому відображається ім’я бази даних та кнопки режимів відображення вікна, панель інструментів, па­нель об’єктів бази даних та панель групування.

Таблиця 1.1. Повідомлення рядка стану

Повідомлення	Режим
ФЛТР	Включено фільтр
MOV	Встановлено режим переміщення
EXT	Встановлено режим розширення
NUM	Активізовано числовий блок клавіатури
SCRL	Встановлено режим прокручування (клавіша Scroll Lock)
CAPS	Встановлено режим набору з клавіатури прописних символів
ЗМЩ	Встановлено режим заміни при введенні даних

За допомогою кнопок рядку заголовка з вікном бази даних можна виконувати тіж маніпуляції, що і з будь-яким іншим вікном програми.

У базу даних програми Access можуть входити найрізнома­нітніші об’єкти, які структуровані (об’єднані) за типами. На панелі об’єктів розміщені кнопки-ярлики для кожного з цих типів (табли­ці, форми, запити тощо). Активізувавши відповідну кнопку-ярлик, користувач відкриває закладку, на якій розміщено піктограми об’ єктів відповідного типу та ярлики, які дозволяють розпочати процес створення цих об’єктів.

На панелі групування можна розмістити папки з ярликами піктограм різноманітних об’ єктів відкритої бази даних, об’ єднавши таким чином об’ єкти різних типів у групи. За замовчуванням на панелі інструментів розміщено лише папку Избранное, проте кори­стувач може створити іншу папку, в якій будуть знаходитись ярли­ки згрупованих об’єктів.

Під рядком заголовку знаходиться панель інструментів вік­на бази даних (рис. 1.7), на якій знаходяться кнопки, опис яких по­дано у табл. 1.2.

Рис. 1.7. Панель інструментів вікна бази даних

Вигляд вікна програми та вікна бази даних залежить від па­раметрів налаштування програми.