24. Заповніть таблиці ”Групи” та ”Студенти” даними

Заповнювати таблицю даними можна лише в режимі таблиці. Двічі клацнувши курсором миші по відповідній піктограмі таблиці на вкладці Таблицы, відображаємо її в режимі таблиці. Цього ж результату можна досягти і за допомогою кнопки панелі інструментів вікна бази даних (виділивши попередньо відповідну піктограму таблиці). Якщо ж потрібно відкрити таблицю в режимі конструктора, тоді, виділивши піктограму таблиці, використовують кнопку панелі інструментів вікна бази даних або відповідну команду контекстного меню виділеного об’єкту. Для зміни режиму відображення таблиці можна скористатися кнопкою Вид панелі інструментів вікна програми (рис. 1.59) (ця кнопка змінює свій вигляд при переході з режиму в режим).

Рис. 1.49. Кнопка Вид з розгорнутим списком

Нова Access-таблиця складається з одного порожнього запи­су. Після введення даних, порожній запис переміщується вниз. Пе­рехід між записами та полями таблиці здійснюється за допомогою відповідних клавіш керування курсором або кнопок області За­пись (див. завдання 7).

В активному полі з’являється текстовий курсор. Якщо при створенні структури таблиці для даного поля була введення якась інформація у стовпці Описание вікна конструктора таблиці, то вона при цьому з’явиться у рядку стану.

Зауваження. Новий запис в таблицю можна також ввести, натиснувши попередньо кнопку Новая запись панелі інструментів вікна програми чи області Запись або команду меню Вставка→Новая запись

Інформація у таблицях Access вводиться лише по рядках. Щоб перейти до введення наступного запису, необхідно попере­дньо заповнити усі обов’язкові поля. При спробі перейти на наступний запис, за умови не заповнення обов’язкових полів система ві­добразить відповідне повідомлення (рис. 1.50).

Рис. 1.50. Повідомлення про незаповнене обов ’язкове поле

При переході на інший запис автоматично зберігається введена в попередній запис інформація, тому необхідності в постійному проміжному збереженні даних немає.

Програма дозволяє заховати існуючі записи в процесі введення нових даних. Це можна зробити, якщо вибрати команду меню Запись→Ввод данных. Щоб переглянути усі записи після введення даних, введіть команду Записи→Удалить фильтр.

Вибір поля, в якому слід внести зміни, веде до виділення усього вмісту цього поля. Натискання будь-якої клавіші призведе до вилучення всіх даних у виділеному полі, що не завжди є бажаним. Тому для внесення змін слід перейти в режим редагування поля, тобто, клацнувши по полю, зняти виділення (вказівник при цьому набуде вигляду вертикальної риски) і лише після цього можна редагувати дані.

Для знищення виділених записів використовують команду меню Правка→Удалить, клавішу [Del] або кнопку Удалить запись панелі інструментів вікна програми чи області Запись.

Якщо створене поле підстановок дозволяє використовувати лише обмежений список значень, який є у іншій таблиці, а була спроба ввести у поле інше значення, то система відобразить відпо­відне повідомлення (рис. 1.51).

Якщо у властивостях поля визначено умову на значення, які повинні вводитися у поле, то при введенні значення, яке порушує цю умову на екрані відобразиться повідомлення, приклад якого показано на рис. 1.52. Якщо ж додатково у властивостях поля був вказаний текст повідомлення, яке повинне з’ явитися після вдення такого недопустимого значення, то інформаційне діалогове вікно з відповідним текстом з’ явиться замість повідомлення, показаного на рис. 1.52. Приклад такого інформаційного вікна показано на рис. 1.53)

. 1.51. Повідомлення про недопустиме значення

Рис. 1.52. Повідомлення системи про введення значення, яке порушує умо­ву, накладену на значення

Рис. 1.53. Повідомлення про введення недопустимого значення

На рис. 1.54 показано зразки заповнених таблиць ’’Групи” та ’’Студенти”.

Зауваження. Якщо у таблиці є поле лічильника з послідовним введенням даних, то при знищенні якогось запису послідовність номерів не зберігається. Для того, щоб поновити послідовність, треба знищити поле лічильника, записати змінену структуру таблиці та створити нове поле лічильника з послідовним введенням чисел

Рис. 1.54. Зразки заповнених таблиць