19.1. Операции и функции

Программа MS Excel допускает использование в формулах знаков математических и логических операций при работе с числами, а также операции конкатенации, объединяющие текстовые строки, при работе с текстом. Если в одном выражении используется несколько различных операций, то последовательность их выполнения осуществляется в соответствии с установленными приоритетами (старшинством).

В формулах могут использоваться различные функции. В MS Excel имеется библиотека, содержащая более 200 всевозможных функций. По своему назначению их можно разделить на:

• математические,

• статистические,

• финансовые,

• для работы с базами данных и др.

Синтаксис записи функции в MS Excel следующий:

Имя функции (список аргументов)

Список аргументов представляет собой перечень чисел, адресов ячеек, других функций, разделенных точкой с запятой.

Например,

СУММ(А1; А2; А3)

Здесь СУММ – имя функции, осуществляющей суммирование чисел.

А1, А2, А3 – адреса ячеек, содержащих числа, подлежащие суммированию.

Для более компактной записи списка аргументов MS Excel позволяет вместо перечня адресов, рядом расположенных ячеек, указывать их диапазон. Такой диапазон представляется адресом первой его ячейки и отделенного от него двоеточием адресом последней ячейки. Например, СУММ(А1:А8). При такой записи выполнится сложение чисел, расположенных в соседних ячейках интервала А1 – А8. Правильной была бы и такая запись:

СУММ(А1; А2; А3; А4; А5; А6; А7; А8),

Но совершенно очевидно, что она более громоздкая, чем запись сумм(а1: а8).

Допускается представлять список аргументов из нескольких различных диапазонов ячеек. Например,

СУММ(А1:А6; В5:С12).

Обобщая изложенное выше, следует использовать следующие правила при записи списка аргументов функций:

• аргументы функций должны заключаться в круглые скобки. При этом нельзя ставить пробелы ни после открывающейся скобки, ни перед закрывающейся скобкой;

• в качестве аргументов можно использовать числа, логические значения, массивы, текст, ссылки и другие формулы;

• в качестве разделителей аргументов функции в русифицированной версии MS Excel используется знак (;) – точка с запятой.

Если в качестве аргумента одной функции используется другая функция, то она называется вложенной. MS Excel допускает не более семи уровней вложения. Пример использования вложенной функции:

= СТЕПЕНЬ (СУММ(А4;С10);2)

В этом примере используется стандартная функция СТЕПЕНЬ, в которой в качестве первого аргумента записывается основание степени, а второго – показатель степени. Здесь основанием степени предполагается число, вычисляемое с помощью другой (вложенной) функции СУММ, как результат сложения чисел, расположенных в ячейках А4 и С10. Показатель степени – число 2.

При создании текста функций адреса ячеек можно:

• вводить, набирая с клавиатуры,

• щелкая мышью по ячейке, адрес которой должен отображаться в списке аргументов на месте текстового курсора.

Очевидно, что последний способ в большинстве случаев предпочтительней, так как при щелчке по нужной ячейке ее адрес автоматически отобразиться в списке аргументов функции.

Для посимвольного отображения в формуле какой–либо функции необходимо точно знать ее имя, состав списка аргументов и последовательность их записи. Это требует определенного умственного напряжения. Для облегчения этого процесса программа MS Excel предлагает своеобразного помощника, называемого мастером вставки функций. Мастер вставки функций вызывается:

–

f_x

щелчком мыши по кнопке Вставка функций, расположенной на панели инструментов;

• щелчком по кнопке с таким же названием в строке формул;

• последовательностью команд основного меню Вставка – Функция.

Работа мастера состоит из двух шагов. Для каждого шага используется отдельное окно.

В диалоговом окне первого шага с названием Мастер функций – шаг 1 из 2, в списке Категория, выбирается нужный вид функций, а в раскрывшемся дополнительном окне выбирается имя требуемой для вычисления функции и производится щелчок по кнопке ОК окна Мастер функций – шаг 1 из 2.

В окне второго шага с названием Мастер функций – шаг 2 из 2 в окне Аргументы функции создается список аргументов.

Из описанного выше можно представить обобщенный порядок включения функции в формулу:

• выделить ячейку, в которой должна размещаться формула;

• установить в ней знак равно = ;

• начать посимвольно создавать формулу до того места, где надо включать функцию. Если формула начинается с функции, то этот пункт исключается и тогда следует выполнить одну из операций:

– щелкнуть мышью по кнопке f_x строки формул;

– щелкнуть мышью по кнопке f_x панели инструментов;

– выполнить последовательность команд основного меню

ВСТАВКА – ФУНКЦИЯ;

• в образовавшемся окне Мастер функций – шаг 1 из 2 выбрать название требуемой функции;

• в появившемся окне Аргументы функции указать ее аргументы;

• продолжить ввод других элементов формулы в обычном порядке, если они предусмотрены;

• для завершения ввода формулы щелкнуть по кнопке Ввод строки формул или нажать клавишу Enter.

При использовании в формулах составных функций в качестве аргумента одной (внешней) функции используется другая (вложенная) функция.

В таких случаях при формировании аргументов внешней функции (второй шаг мастера вставки функции) слева от строки формул автоматически образуется поле с раскрывающимся списком имен функций. В этом поле отображается имя той функции, для которой в данный момент формируются аргументы (внешняя функция), и курсор мастера вставки функции в этот момент находится в поле аргументов внешней функции. В дальнейшем следует раскрыть список имен функций в созданном поле (слева от строки формул) и выбрать имя вставляемой функции. Процедура ее формирования также осуществляется мастером в два шага. После завершения создания вложенной функции мастер возвращается к полю аргументов внешней функции, которое следует завершить. Таким образом можно производить до семи вложений.

Если функцию необходимо вставить в уже существующую формулу, то вначале следует:

• выделить ячейку с формулой (текст формулы отобразится в строке формул);

• щелкнуть в строке формул в любом месте, создаваемой формулы (появится текстовый курсор);

• переместить текстовый курсор к месту вставки функции;

• вызвав мастера вставки функций, произвести ее вставку по уже описанной схеме.