Оголошення
Це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види: - оголошення про майбутню подію; - оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання. Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:
Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа („Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: „Найму”, „Продам”, „Потрібні”, „Робота за кордоном” тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду). Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення тощо. Зразок 1:
Зразок 2:
|
Доповідна записка
Доповідна записка – це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень. Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації. Доповідні записки бувають також iнформаційного, звітного й ініціативного характеру. Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. В кінці подаються висновки і пропозиції.
Реквізити:
Назва виду документа
Заголовок
Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається
Текст
Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).
Дата
Підпис Зразок:
Деканові фізико-математичного факультету доц. Турин М.І. викладача фізико-математичного факультету Чайковського Р.Р. |
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА |
Про збільшення кількості годин |
Мовна культура — один з найважливіших показників нашої духовної культури. Усне й писемне мовлення кожної людини свідчить про рівень її освіченості, інтелігентності. Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім постійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення студентів 1 курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити знання студентів з. орфографії та пунктуації української мови, виробити навички грамотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на вдосконалення зв'язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо деканат розглянути це питання й збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови. |
10.07.03 р. |
Підпис |
Пояснювальна записка
Пояснювальна записка – це письмове пояснення на вимогу керівника з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання службових завдань). Інколи пояснювальна записка — це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).
Реквізити:
Назва виду документа
Заголовок
Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається
Текст
Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).
Дата
Підпис Зразок:
Деканові природничо-гуманітарного факультету доц. Турин М.І. |
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА |
Про порушення навчальної дисципліни |
Студенти групи Ав26 спеціальності "Англійська мова та література" не з'явилися на заняття з лексикології тому, що брали участь у студентській конференції "Переступити поріг надії". Конференцію організував Український Католицький Університет. Конференція проводилась з 10.00 до 14.00 |
18.11.05 р. |
Підпис |
Звіт
Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові – на звичайному папері. Реквізити:
Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок. У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться. Зразок:
|
Протокол, витяг з протоколу, резолюція
Це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісій. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини: — слухали; — виступили; — ухвалили. Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається. Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ. У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин. За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів: 1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення); 2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників); 3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання). Реквізити:
Зразок 1:
Присутні: заступник декана факультету доц. Кащенко M. П., доц. Макаров И. К., доц. Волошин Г.В., асистенти Кривоніс Б.Н., Литвин С.Ф., студенти І курсу. Порядок денний: 1. Підготовка студентів до виробничо-польової практики. 2.Робота з озеленення та упорядження навколишньої території I. СЛУХАЛИ: Макарова П. К. Інформація керівника виробничо-польової практики. ВИСТУПИЛИ: Кривоніс Б. M. запропонував поділити студентів на підгрупи, визначити кожному завдання й години роботи на ділянці. Литвин C.O. зазначив, що треба підготувати рослини, реактиви до початку практики. УХВАЛИЛИ: 1. Усім студентам взяти участь у виробничо-польовій практиці. 2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт. 3. Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці. II. Слухали:
|
Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому — результати голосування. Результати голосування з кожної кандидатури записуються так: За Василишина І. Г. — 50 голосів, проти — 0, утримався — 1. Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами, документи, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним. Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.
Крім повного протоколу, є ще коротка форма — витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень. Рішення колегій установ впроваджуються в життя наказами керівника установи.
Резолюція — це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з'їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього. Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної частин. У констатуючій частині спочатку відзначають досягнення з питання, що розглядається, а потім указують недоліки. У директивній (резолютивній) частині роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.
Конспект
Це стислий писаний виклад змісту першоджерела (лекції, виступу, промови, книги, статті тощо). Зміст першоджерела може передаватися: - своїми словами; - цитатами з першоджерела; - своїми словами і цитатами. Останній спосіб найбільш поширений. За походженням конспекти поділяються на: - конспекти усних виступів; - конспекти друкованих праць. Реквізити конспекту усного виступу:
Реквізити конспекту друкованої праці:
До конспекту ставляться такі вимоги: 1) залишати певну частину сторінки (це може бути половина аркуша або поле на одному з його країв) для запису власних думок, оцінки законспектованого; 2) цитуючи, вказувати відповідну сторінку першоджерела.. Текст конспекту оформляється довільно. На відміну від тез; крім основних положень, конспект містить і фактичний матеріал. Зразок:
|
Анотація
Це коротка характеристика змісту книги, статті, рукописного тексту тощо. У ній наводяться найважливіші питання роботи, викладається її зміст і дається оцінка. Анотація допомагає під час добору й вивчення літератури з будь-якого питання, скорочує час на ознайомлення із змістом самої праці. Анотація може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних. У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу. Зразок 1:
Зразок 2:
|
Відгук
Це документ, що містить висновки уповноваженої особи ( або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд вистави, творів мистецтва, фільму та інше. Реквізити:
За потреби підпис особи, яка написала відгук, завіряється секретарем (вченим секретарем) установи за допомогою спеціального штампа. Зразок:
|
Довідка
Це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові. Текст особистої довідки є типовим, тому слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити. Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої установи, підписують їх, крім укладача, керівник підприємства і завіряються печаткою. Внутрішні довідки подають керівникові підприємства або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою. Реквізити:
|
План
Це документ, що визначає точний перелік запланованих до виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників та конкретних виконавців. За терміном виконання плани поділяються на: - перспективні (охоплюють декілька років); - річні; - піврічні; - квартальні; - місячні; - тижневі; - щоденні. За структурою розрізняють прості та складні плани. Основний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожен пункт плану складається з трьох обов’язкових частин: - зміст роботи; - термін виконання; - виконавці. Плани підписуються особами, відповідальними за їх виконання, або керівниками установи. Затверджується план колегіальним органом або керівником установи. Деякі види планів перед затвердженням узгоджуються з вищими або суміжніми установами. Реквізити:
Зразок:
|
Службові листи
Це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують. До листів, що потребують відповіді, належать: - Листи-прохання; - Листи-звернення; - Листи-пропозиції; - Листи-запити; - Листи-вимоги. До листів, що не потребують відповіді, належать: - Листи-попередження; - Листи нагадування; - Листи-підтвердження; - Листи-відмови; - Супровідні листи; - Гарантійні листи; - Листи-повідомлення; - Листи-розпорядження. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ. Реквізити:
|
Прес-реліз. Стаття
Це документ, у якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ). Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті. Інколи журналісти використовують прес-релізи у своїх статтях без змін. За функціональним призначенням і терміном подання відносно події прес-релізи поділяються на такі види:
Реквізити:
Обсяг прес-релізу, спосіб подання матеріалу, вибір мовних засобів спрямовані на те, щоб журналіст (редактор) зацікавився подією, прийняв рішення про доцільність участі в цій події та її подальшого висвітлення. Під час написання прес-релізу дотримуються таких вимог: — обсяг — 1-2 сторінки; — простий за формою, інтригуючий заголовок (у формі запитання, твердження, іноді парадоксального); — перевага надається дієсловам активного стану; — уникати жаргону; — не використовувати скорочень; — не зловживати малозрозумілими та вузьконауковими термінами. Зразок:
Організатори збору-походу: Соціальна служба для молоді Київської міської державної адміністрації, Головне управління охорони здоров'я, Спілка дитячих та юнацьких організацій м. Києва. Збір-похід проводиться за сприяння: Київської міської державної адміністрації, державного Комітету у справах сім'ї та молоді, Представництва дитячого Фонду ООН ЮН 1С ЕФ, українсько-канадського проекту "Молодь за здоров'я". Ha 1 січня 1999 року в м. Києві зареєстровано 2120 осіб, хворих на наркоманію, з них 103 — неповнолітніх. За інформацією Українського інституту соціальних досліджень близько 15% підлітків вживають наркотичні речовини, Кількість ВІЛ-інфікованих за останній рік збільшилася в 2,5 рази. На серпень 1998 року в місті зареєстровано 929 ВІЛ-інфікованих, серед них 727 — особи, що вживають наркотики ін'єкційним шляхом. З 6 по 10 травня 1999 року на берегах річки Рось, біля міста Корсунь-Шевченківський Соціальна служба для молоді м. Києва разом зі Спілкою дитячих та юнацьких організацій м. Києва організують IX традиційний збір-похід "Молодь за здоровий спосіб життя". Діти та підлітки, яким небайдужа власна доля, доля суспільства, яких турбують актуальні питання сьогодення, які прагнуть змінити своє життя на краще, зберуться разом, щоб зробити великий крок щодо вирішення цих проблем, Звісно, що проведення лише таких заходів не зможе глобально змінити ситуацію, але перспективним є те, що саме молодь намагається їх вирішити. Саме молодь сьогодні замислюється над завтрашнім днем, над своєю провідною роллю в майбутньому суспільства. У 1999 році збір-похід проводиться з метою профілактики негативних явищ в молодіжному середовищі: тютюнопаління, алкоголізму, вживання наркотичних речовин; на підтримку дитячого та юнацького громадського руху соціально корисної спрямованості, Він пройде під гаслом "Молодь за здоровий спосіб життя". Збір-похід — це завершення однієї великої справи - навчального року, підсумок роботи молодіжних організацій за весь рік і початок іншої, не менш великої — сезону літніх наметових таборів. Учасники збору-походу започатку вали такі добрі справи: благодійні та екологічні акції, молодіжний волонтерський рух. Цього року в похід "Молодь за здоровий спосіб життя" вийдуть понад 3000 членів Спілки дитячих та юнацьких організацій м. Києва, волонтери, які працюють за програмами соціальних служб для молоді, члени Всеукраїнської асоціації скаутів та представники багатьох молодіжних організацій з різних куточків України. Дорослі часто заплющують очі на шкідливі звички своїх дітей, а якщо й намагаються протидіяти цьому, то роблять це шляхом заборони та покарання. Але обидві позиції дорослих не змінюють ситуації у молодіжному середовищі. Підлітки все одно намагаються доводити свою "дорослість". Збір-похід — це маленька держава, зі своїми правилами і законами, головний з яких — "Здоровий спосіб життя!" Учасники збору-походу не відмовляються від можливості випробувати себе в будь-яких сферах діяльності. Але їм все одно доведеться обирати. Бо цього року під час походу діятиме 26 програм та проектів Соціальної служби і Спілки дитячих та юнацьких організацій м. Києва. До Спілки дитячих та юнацьких організацій м. Києва (СПОК) входять понад 3000 школярів Києва та області. Ці хлопці і дівчата зібралися разом, щоб зробити своє дозвілля корисним і цікавим. Тому і девіз СПОКу — „За Правду, Добро, Красу!”. Ці три слова виражають прагнення молоді впроваджувати в життя гарні та доброчесні вчинки. Цим молодим людям небайдужа власна доля та доля своєї країни. Конкретними справами вони вже вміють приносити радість людям. Крім роботи за дев'ятьма спеціалізаціями та іспитів "на знання лісу", учасники походу візьмуть участь у роботі великої конференції волонтерів, спілкуватимуться з представниками організацій дітей-інвалідів та скаутськими організаціями на засіданнях "круглого столу". Створювати різні чудові вироби всіх бажаючих вчитимуть у творчих майстернях. Тут справді можна займатися тим, чого душа прагне, навіть городництвом у школі юних агрономів. Головним для збору-походу стало те, що з'явилася можливість залучити дітей та підлітків до активного змістовного життя, створити умови для самореалізації, в пробування себе в найрізноманітніших, іноді нелередбачних, життєвих ситуаціях. Це водночас і навчання, і велика гра-випробування, і пошук своєї мети.
Цей термін використовується для назви: 1. наукового або публіцистичного твору невеликого за розміром у збірнику, журналі, газеті; 2. самостійного розділу, параграфа, пункту в юридичному документі, описі, словнику тощо. Як науковий та публіцистичний твір стаття містить думки, судження, спостереження автора. Стаття може мати різний обсяг. У тексті статті робляться посилання на використану літературу. Реквізити:
Оформлення статті (наявність дати та місця написання, розташування та форма підпису) залежить переважно від вимог друкованого органу, куди її подано. Так, наприклад підпис може мати такі варіанти розташування: - перед заголовком; - після заголовка; - після тексту статті. Варіанти оформлення підпису: - ім'я та прізвище; - ініціали та прізвище. Крім цього, у підписі можуть подаватися відомості про посаду та/або науковий ступінь автора тощо. Як окремий розділ у документі, словнику стаття містить думки колективу авторів, погляди комісій. Текст такої статті більш стандартизований та уніфікований, обсяг не має чітких меж. Цей різновид містить такі реквізити:
Зразок :
|
Наукова робота (курсова, дипломна)
Це письмовий виклад власних результатів наукового дослідження, який ґрунтується на критичному огляді бібліографічних джерел. Наукові роботи пишуться для виявлення знань студентів з конкретної дисципліни на певному етапі навчання (закінчення курсу або повного циклу навчання у вищому навчальному закладі). Вони підлягають обов'язковому оцінюванню, результати якого фіксуються у відповідних документах (наприклад, протоколах). За формою подання матеріалу курсова та дипломна роботи подібні до реферату, але за обсягом повинні бути більшими (курсова — 25-30, а дипломна — 50-70 друкованих сторінок). Реквізити:
- основної частини; - висновків
В бібліографії повинні міститись всі дані щодо використаних документів, спеціальної та загальної літератури, довідкових видань, котрі залучені до опрацювання теми і на які автор посилається або згадує в будь-якій частині тексту. При складанні "Бібліографії" назви видань бажано розміщувати в алфавітному порядку - спочатку всі кириличні видання, а потім – видання латинським шрифтом. Якщо кількість джерел є значною і піддається систематизації, то доцільно виокремлювати відповідні рубрики: Збірники документів. Архівні матеріали. Періодичні видання і т. д. Зразки оформлення бібліографії:
- Andzej Walicki, The Slavophile Controversy. History of a Conservative Utopia in Nineteenth Century Russian Tought (Oxford University Press, 1975). - Olga Andriewsky, The Politics of National Identity: the Ukrainian Question in Russia, 1904-1912. PhD Diss. Harvard,1991. - Ivan Lysiak-Rudnytsky, “Ukrainians in Galicia under Austrian rule” in Essays in Modern Ukrainian History (Edmonton, 1987). - Idem, “The intellectual Origins of Modern Ukraine” in Essays in Modern Ukrainian History (Edmonton, 1987). Примітки: Перша примітка: Кірсенко М В. Греція на зорі сучасності. - К.: Вища школа, 1995.- 220 с. Walicki A. The Slavophile Controversy. – London: Oxford University Press, 1975. – 234 p. Друга: Кірсенко М В. Греція на зорі... - С. 34. Кірсенко М В. Вказана праця.- С. 34. Walicki A. The Slavophile Controversy. – P. 34 : Скорочення: Його ж Там само Ibid Idem Якщо до тексту роботи включені таблиці, схеми, карти, малюнки тощо, то вони повинні мати свою нумерацію і підпис (мал. І, табл. 6, карта 5 і т. д.). Обов’язковою є також вказівка на джерело, звідки взято ці матеріали або на підставі яких джерел вони складені. Не слід забувати посилатись (вказувати) в тексті на їх призначення. Іноді такі допоміжні матеріали вносять у "Додатки" до наукової роботи. Тоді вони розміщуються після "Бібліографії" зі збереженням нумерації (додаток № 1, додаток № 2 ...) і бов’язковим зазначенням джерел, звідки взято матеріали – документи, таблиці, карти, фотографії тощо. Якщо вони виготовлені (складені) студентом, то це теж треба зазначати. |
Адреса
Адреса — це точна вказівка місця проживання чи перебування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою. Правила, встановлені Міністерством зв'язку, забезпечують якнайшвидше пересилання, зберігання і доставку поштових відправлень. Основні з цих правил повинен знати кожний громадянин. На всіх відправленнях у межах України пишеться:
Над адресою зазначається вид і спосіб пересилки:
Зворотна адреса теж пишеться повністю. Прізвище, ім’я відправника кореспонденції пишеться в називному відмінку. Від правильного написання адреси залежить оперативність працівників підприємства зв'язку під час відправлення кореспонденції адресату. |
ТРУДОВА УГОДА
Таку назву має господарсько - договірний документ, що регламентує стосунки між установою і працівником, який не належить до її штату. Вона укладається тоді, коли в організації немає або не вистачає кваліфікованих працівників для виконання певної роботи.
Трудова угода укладається зі штатним працівником у тому випадку, якщо є потреба розширити коло його доручень за межі безпосередніх службових обов'язків.
Трудова угода складається мінімум у двох примірниках, один з яких видається найманому працівникові, а інший залишається у документації установи.
Реквізити:
Назва виду документа.
Заголовок.
Місце складання.
Дата.
Текст, у якому перераховуються повноваження і зобов'язання сторін.
Юридичні адреси сторін.
Підписи.
Печатка установи.
Зразок:
ТРУДОВА УГОДА
м. Донецьк
200_р.
Цю трудову угоду укладено між в особі
з обов'язується виконати роботу
про подане нижче.
до 200 р.
(опис робіт)
Особливі умови
Замовник зобов'язується у місячний термін після підписання акту про приймання робіт
за
грн.
заплатити суму
Виконавець:
прописаний: м.
корпус , кв.
Паспорт, серія
Сімейний стан
№
вул.
_> буд._
виданий
(ким, дата видання)
ощадна каса
роз ранковий
рахунок районного відділення Житлсоцбанку
№
Сторони договору:
Замовник: Виконавець: