Структура темы «информационно-справочная документация по финансово-расчетным операциям и коммерческой деятельности»

Тема: «Информационно-справочная документация по финансово-расчетным операциям и коммерческой деятельности» является одной из составляющих раздела «Делопроизводство как сфера управленческой деятельности» дисциплины «Документационное обеспечение управления» и состоит из четырех уроков. Каждый из уроков включает в себя две части. Первая – отражает вопросы общей характеристики информационно-справочных документов по финансово-расчетным операциям и коммерческой деятельности, их значения, порядка оформления и т.д. Вторая часть – нацелена на овладение студентами технологиями создания и обработки документов по финансово-расчетным операциям и коммерческой деятельности с учетом правил и требований к содержанию, стилю и оформлению подобной документации. Контрольные вопросы в конце каждого урока помогут студентам самостоятельно и эффективно усвоить теорию и технологию делопроизводства в части оформления информационно-справочной документации по финансово-расчетным операциям и коммерческой деятельности.

Методическое обоснование занятий

Тема: «Информационно-справочная документация по финансово-расчетным операциям и коммерческой деятельности»

Документационное обеспечение управления играет на предприятии (организации, учреждении) исключительно важную роль, и его можно сравнить с работой нервной системы в теле человека. По сути, оно выполняет функцию нервных центров, которые помогают мозгу осуществлять макроуправление, и нервных клеток, которые расположены по всему телу и способны координировать его работу. А, как известно, неполадка в любой части нервной системы может парализовать часть или все тело целиком. Именно потому, что оформление документов по финансово-расчетным операциям и коммерческой деятельности является одним из основополагающих элементов деятельности и жизнеспособности каждого предприятия (организации), целью занятий по данной теме является точное и четкое использование знаний и умений на практике.

Составляющим компонентом уроков является лекционный и дидактический материал, изложение которого основано на действующем законодательстве в сфере работы с документами в доступной для студентов форме. Также доступность изложения материала может быть достигнута при помощи мультимедийных средств. Применение наглядных схем также дополняет и обогащает занятия, что способствует лучшему закреплению материала.

Содержание темы

В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур существенно меняется роль такого традиционного для всех организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию предприятия (организации) и влияющая на развитие ее хозяйственной деятельности.

Учетная политика предприятия (организации), грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами — это принципиальные, ключевые моменты в работе любого предприятия, обладающего полной самостоятельностью и выживающего в условиях острой конкурентной борьбы.

Значимость бухгалтерии как структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий, обработки экономической информации.

Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и внедрение делопроизводства в этом подразделении.

Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормами – одна из обязанностей работников бухгалтерии.

Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия (организации), но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы.

Руководители предприятий (организаций) несут персональную ответственность за его документальный фонд.

Принципиально важным для решения вопросов взаимодействия современных предприятий и организаций с архивными учреждениями являются «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», в которых законодательно выделяются государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ. О взаимодействиях собственников документов негосударственной части Архивного фонда с органами и учреждениями Государственной архивной службы России более подробно говорится в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.

В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Основными нарушениями являются:

1. утрата дел постоянного и долговременного хранения, гибель документов, незаконное их уничтожение, оставление архивов в бесхозном, неучтенном состоянии (в том числе и при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий);

2. необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения, проведения экспертизы ценности документов, их научно-технической обработки, составления описей дел;

3. немотивированный отказ в допуске представителей к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними и т. д.

Соблюдение требований нормативных документов помогут бухгалтеру избежать негативных моментов при общении с контролирующими органами: налоговой инспекцией, архивной и аудиторской службами.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

• формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

• обеспечение контроля наличия и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

• своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов. Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменными подтверждениями факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность). Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет и эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.