Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Otvety_GOSy.docx
Скачиваний:
33
Добавлен:
29.09.2019
Размер:
172 Кб
Скачать
☆

33 Стадии обработки и защиты конфиденциальных документов входного потока.

Учет поступивших документов охватывает д-ты, поступившие от других предприятий, за исключением тех, к-ые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

КД можно учитывать в журналах или карточках.

Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года. ЖУ д-тов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет.

входной документопоток вкл стадии обработки КД:

1. прием, учет и первичную обработку поступивших пакетов, конвертов, незаконвертованных д-тов;

2. учет поступивших д-тов и формирование справочно-инф банка данных по д-там;

3. предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов;

4. рассмотрение д-тов руководителями и передача д-тов на исполнение и технологические участки службы КД;

5. ознакомление с д-тами исполнителей, использование или исполнение д-тов.

Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия и незаконвертированные документы должны быть зарегистрированы в традиционном или электронном журнале учета пакетов. Запись, сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или документа и является первоисточником, основанием для последующего контроля полноты состава зарегистрированных документов.

Графы журнала учета пакетов делятся на три части: 1. исходные сведения о пакетах (наименование и номер доставочного документа – реестра, расписки и др.; количество пакетов или незаконвертированных документов, их экземпляров; подпись курьера, нарочного); 2. исходные сведения о документах (порядковый номер пакета или незаконвертированного документа; номер документа, указанный на пакете; откуда поступил документ; количество листов в документе; входящий номер документа; подпись работника службы конфиденциального делопроизводства (далее «КД»), подтверждающего получение пакета или документа; дата); 3. рабочие сведения (инвентарный или другой регистрационный номер документа; отметка о возврате ошибочно присланных документов; отметка об отправлении или возврате документов).

34 Стадии обработки и защиты конфиденциальных документов выходного потока.

КД пересылаются (доставляться) в запечатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент их получения учитываются. При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен: - проверить гриф конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати; убедиться, что содержимое пакета не просматривается; расписаться в сопроводительном документе за принятые па-кеты с проставлением даты (при необходимости и времени) и печати или специального штампа подразделения конф делопроизводства. Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются. Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом.

При несоответствии рук-ль и сотрудник, вскрывший пакет, составляет в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю.

Выходной и внутренний документопотоки вкл стадии обработки конфиденциальных документов:

1. исполнение д-тов (этапы - определение уровня грифа конф предполагаемого д-та, учет носителя буд д-та, составление текста, учет подготовленного д-та, его изготовление и издание);

2. контроль за исполнением д-тов;

3. обработка изданных д-тов (экспедиционная обработка д-тов и отправка их адресатам, передача изданных внут д-тов на исполнение);

4. систематизация исполненных д-нтов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел;

Следующая существенная особенность, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа – централизованный учет черновика и проекта будущего документа (присвоение им единого учетного номера). Одновременно на еще не изготовленный документ в службе КД заполняется комплект учетных карточек или делаются записи в журнале. Учетный номер черновика документа будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течении всего его последующего «жизненного цикла». Обязательно учитываются проекты подготовленных конфиденциальных электронных, телетайпограмм, факсов, телеграмм.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]