Тема. Составление и оформление справочно-информационной документации

Практическая работа № 1

Тема:

Порядок подготовки и оформления служебных писем

Цель практической работы:

Научить студентов составлению и оформлению деловых писем.

Ожидаемый результат:

Навык составления делового письма посредством применения клише.

Описание ситуации. Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, замечания, претензии, изменения, уточнения и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном обращении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Постановка задачи. Составьте три вида сложных коммерческих письма (письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-запрос), используя Образец 2; информацию, предложенную в Приложениях 7,8,9.

Образец 2. Требования к написанию письменного документа

Порядок написания письменного документа. Четко определите цель, которую вы преследуете. Что вы хотите проинформировать, добиться определенной реакции, призвать к действию?

Соберите свою необходимую информацию.

Установите, для кого вы пишите. При написании документа учитывайте, кто будет его читать: руководство, коллеги, узкие специалисты, подчиненные или кто-то еще. Для специалистов можно использовать специальные термины и сокращения, а для широкой публики следует избегать всего, что средний человек может не знать.

Определите логику написания документа. Письменный документ, который вы готовите, не должен превратиться в бессистемное и беспорядочное изложение разнообразных фактов и предложений. Он должен быть четким, ясным, понятным и относиться к делу – к конкретной проблеме или решаемому вопросу. Не следует гнаться за большим объемом. Подготовленный документ должен дать краткие, четкие и достаточно простые ответы на поставленные вопросы.

Четкой структуре должен соответствовать и четкий, понятный язык. Не используйте сложных слов, если их можно заменить простыми. Не используйте нескольких слов, если можно употребить одно.

Деловые письма, заявления, служебные записки лучше всего излагать короткими фразами. Всегда помните, для кого вы пишите. В большинстве случаев простые, знакомые слова, короткие фразы лучше воспринимаются читателями.

Принципы написания документов

Полнота

Сообщили ли вы необходимые данные?

Ответили ли вы на все вопросы?

Краткость

Избегайте употреблять излишне сложные слова;

Стремитесь изложить все, что нужно, на одной странице;

Старайтесь писать короткими и легкочитаемыми предложениями;

Старайтесь избегать нечеткости при подаче важной информации, например, при указании места, времени и даты проведения важных встреч.

Правильность

Проверили ли вы точность изложения фактов?

Соответствуют ли ваши идеи политике организации?

Проверили ли вы ошибки, пунктуацию, грамматику?

Исправили ли вы опечатки и подготовили ли аккуратный экземпляр?

Стиль

Стремитесь избегать излишне сложных, громоздких фраз и слов;

Исключайте слова и выражения, которые могут вызвать у адресата агрессию, обиду или желание оправдываться

Основные особенности делового языка документов

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

Нейтральный тон изложения

Лаконичность и краткость текста

Точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный момент в текстах документов до минимума. Из языка делового документа исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т.д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономичным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Содержание документа должно быть передано максимально точно. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатам.

Требования точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т.д.

Специфика делового стиля, кроме сказанного выше, характерна еще рядом особенностей:

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы).

Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением.

Ограниченная сочетаемость слов, проявляющихся ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Широкое употребление в тестах устойчивых (шаблонных) языковых оборотов.

Методические указания. Студенты индивидуально составляют три вида сложных коммерческих письма. Несколько образцов составленных писем заслушиваются и обсуждаются всей группой, остальные письма сдаются преподавателю на проверку.

Самостоятельная работа 1. Составьте все виды простых коммерческих писем, используя образцы, предложенные в электронной раздатке.

Самостоятельная работа 2. Перед проведением практического занятия по теме: «Составление и оформление кадровых документов» каждый студент самостоятельно изучает требования Трудового кодекса РФ к оформлению кадровых документов, их содержание и процедуру обсуждения, принятия и утверждения, используя электронную раздатку:

• Правила внутреннего трудового распорядка;

• График отпусков;

• Штатное расписание;

• Трудовой договор

• Трудовая книжка

• Личная карта Т-2

• Личное дело