2. Информационное и документационное обеспечение системы управления предприятием

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обос­нованных управленческих решений. Передача информа­ции о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осущест­вляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других техниче­ских средств связи.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

• фонда заработной платы

• коммунальных услуг

• стоимости программного обеспечения

• расходов на почту

• расходов на оформление договоров

• расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

• избежание будущего роста численности персонала

• уменьшение требований к обработке данных

• снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

• улучшение качества информации

• повышение производительности

• улучшение и ускорение обслуживания

• новые производственные мощности

• более уверенные решения

• улучшение контроля

• уменьшение просроченных платежей

• полное использование программного обеспечения

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из:

• Получения информации

• Ее переработки

• Анализа, подготовки и принятия решения

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема—передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Основными задачами документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:

• Сокращение информационных потоков до оптимального минимума

• Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов

Таким образом, как мы видим, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет. С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

• руководство теряет целостную картину происходящего;

• структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

• это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

• приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

• для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

• оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета. Осознав важность совершенствования документационного обеспечение управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Может быть основной является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря - референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:

1. Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).

2. Выбор правильной стратегии автоматизации.

Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

В процессе прохождения практики на ООО «Группа-Е», было выявлено что информационное и документационное обеспечение системы управления предприятием носит стихийный характер. Сбором первичной информации занимается сам директор, не смотря на то, что это задача его подчиненных. Это в свою очередь сокращает фонд времени руководитель для обработки информации и выработки решения. Необходимо заметить, что документы на проверку и подписку руководителю предприятия поступают ненормированно, то есть в процессе работы, директора часто отвлекают на подписание бумаг. Этот вывод был сделан в процессе собеседования директора с нашей группой практикантов. На рабочем столе документы не были разложены в каком то систематическом порядке, и для того чтобы показать нам какой-либо документ директор тратил некоторое время, а то и вовсе не находил документа, хотя был уверен в том что он там. Этот факт говорит о том, что свою рабочую и личную документацию руководитель не систематизирует, для оперативного поиска информации ему требуется время, которое могло бы быть потрачено более рационально и эффективно.

Из разговора с менеджером по продажам бетона стало ясно что директор не в полной мере знаком с клиентами (покупателями бетона) его предприятия, а, значит, не имеет информации что это за люди и какие меры по отношению к ним следует предпринимать.