Определение полей с уникальными значениями в каждой записи

Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.

Первичный ключ служит для различения похожих сведений и делает каждую запись уникальной. Он также служит для объединения сведений. С помощью первичного ключа можно связать одну таблицу с другой. Таким образом обеспечивается совместное использование данных, что помогает избежать повторения сведений в одной из таблиц. В связанных таблицах первичный ключ одной из них становится внешним ключом в другой.

Рис. П.4

Определение связей между таблицами

После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения.

Первичный ключ. Одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access.

Отношение. Связь, установленная между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц. Существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».

Может оказаться полезным изучить связи в существующей базе данных с хорошо организованной структурой, например, в учебной базе данных «Борей».

Усовершенствование структуры базы данных. После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Создайте таблицы в Microsoft Access, создайте между ними связи, и введите в таблицы достаточный объем данных для проверки структуры.

Рис. П.5

Чтобы проверить связи в базе данных, посмотрите, удается ли создать запросы для получения нужных сведений. Создайте черновые формы и отчеты посмотрите, отображаются ли в них те данные, что ожидались. Выполните поиск излишних повторов данных и исключите их.

Ввод данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных – запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы.

Запрос. Требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, который будет служить источником данных для формы, отчета или страницы доступа к данным.

Форма. Объект базы данных Microsoft Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях.

Отчет. Объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии со спецификациями пользователя. С помощью отчетов составляются коммерческие сводки, списки телефонов или списки рассылки.

Страница доступа к данным. Опубликованная с помощью Microsoft Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страницы доступа к данным можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе данных. Страницы доступа к данным могут также содержать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.

Макрос. Макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций и модули.

Модуль. Совокупность описаний, инструкций и процедур, сохраненная под общим именем. Существуют модули двух типов: стандартный модуль и модуль класса.