Лабораторная работа 3 создание форм

В этой работе Вы научитесь:

• создавать формы с различными элементами оформления и элементами управления: полем, полем со списком, списком, вкладками, диаграммой;

• создавать в форме вычисляемое поле;

• создавать составные формы;

• работать с данными по форме.

Необходимый минимум знаний

В документации любого предприятия используется большое количество бумажных форм документов. Соответственно в базах данных существуют электронные версии форм. Они являются цифровым вариантом бумажных документов. Основой для форм служат таблицы или запросы. Большая часть сведений в форме поступает из базового источника записей. Остальные сведения формы хранятся в ее структуре.

Связь между формой и источником данных для нее создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных элементом управления является поле.

Форма – это шаблон на экране, используемый для ввода, просмотра и редактирования записей.

Форма в случае ввода представляет бланк, подлежащий заполнению, и дает возможность осуществить контроль вводимых данных. Бланк-форма упрощает процесс заполнения базы данными, благодаря чему в базу может вводить информацию пользователь невысокой квалификации.

Форма в случае просмотра и редактирования представляет маску, накладываемую на набор данных. Она позволяет ограничить доступ пользователя к информации в базе, заблокировав отдельные поля или записи.

Формы существуют простые и составные.

Составной формой называется форма, включающая другие формы. Формы могут содержать различные элементы управления: надписи, поля, списки, раскрывающиеся списки, флажки, переключатели, кнопки, рисунки, вкладки, линии и др.

В них возможны вычисления для отдельных записей и их групп, а также наглядное представление данных в виде диаграмм.

СУБД Access предоставляет большие возможности по оформлению форм – шрифты, фон, цвет и др.

Форму можно создать на основе таблицы или запроса. На основе одной таблицы или запроса можно построить несколько форм.

Существует три способа создания формы: автоматически, с помощью Мастера, с

помощью Конструктора.

В автоматическом режиме на основе выбранной таблицы автоматически создается одна из форм: в столбец (поля располагаются в столбец), ленточная (поля располагаются в строку), табличная (поля представлены в виде таблицы).

Мастер форм руководит процессом создания форы. Он задает пользователю вопросы о структуре и оформлении формы, предлагая на выбор несколько вариантов. В результате диалога пользователя и Мастера появляется “готовая к употреблению” форма.

Конструктор форм предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которого пользователь может создать форму соответственно своим вкусам и требованиям.

Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы, автоформа добавит элемент управления "Подчиненная форма”, выводящий связанные таблицы в виде таблиц и подтаблиц.

Подчиненная форма - это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию "форма/подчиненная форма” часто называют также иерархической формой или комбинацией "родительской” и "дочерней” форм.

Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением "один-ко-многим”. Например, можно создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы “Типы” и из таблицы "Товары”. Данные в таблице "Типы” находятся на стороне "один” отношения. Данные в таблице "Товары” находятся на стороне "многие” отношения — каждый тип может иметь несколько товаров.

Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип "Напитки”, подчиненная форма отображает только те товары, которые входят в тип "Напитки”.

При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне "многие” будут иметь связанную запись в таблице на стороне "один”. Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.

Подчиненная форма может отображаться в виде таблицы, как на предыдущей иллюстрации, или в виде простой или ленточной формы.

Главная форма может отображаться только как простая форма.

Главная форма может иметь любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы до семи уровней вложенности. Это означает, что можно иметь подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму внутри этой подчиненной формы и т.д. Например, можно иметь главную форму, отображающую сведения о клиентах, подчиненную форму, отображающую сведения о заказах, и еще одну подчиненную форму, отображающую сведения о заказанных товарах