2. Концепция интегрированной управленческой аис.

Формирование информационной стратегии ориентировано на повышение эффективности бизнеса, его конкурентоспособности, на стратегическую координацию всех сторон бизнеса. Это способствует оптимизации бизнеса, в том числе объединению возможностей управления деятельностью, трудовыми ресурсами и информационными технологиями для комплексного улучшения результатов работы. Проблемы реинжиниринга становятся все более актуальными не только для зарубежных, но и для российских предприятий. Применение информационных систем ориентировано на факторы, повышающие конкурентоспособность предприятия: эффективное размещение средств; уменьшение себестоимости продукции и регулирование затрат; повышение эффективности маркетинга; регулирование рыночного риска и др.

Системная ориентация концепции. Создание информационных систем требует системной ориентации разработчиков на всех стадиях жизненного цикла системы. Системный подход предусматривает: определение концепции развития АИС; выработку технологической платформы на основании концепции развития системы; формирование модели системы бизнес-процессов и выработку бизнес-правил; модернизацию правил работы (регламента) системы управления бизнесом и бизнес-правил; разработку системы мероприятии по внедрению качественно новых моментов в работе персонала и всей организации в результате комплексной компьютеризации. Последовательное использование системного подхода требует: разработки и утверждения концепции; принятия архитектурных решений, требующих знаний как в предметной области, так и в области создания компьютерных систем; выбора технологической платформы, системотехнических средств и технологии проектирования; проектирования информационной системы методом "сверху вниз"; параллельной разработки документации, включая технологическую; разработки плана внедрения, сопровождения и развития. На практике с учетом уровня квалификации обслуживающего персонала и пользователей, сроков на разработку и внедрение, наличия ресурсов, необходимости подготовки специалистов возможны модификации общей схемы при соблюдении основных требований и принципов.

Основные требования к интегрированной АИС. В качестве основных требований, предъявляемых к интегрированной АИС, можно выделить: открытость, соответствие основным принципам бизнеса, обеспечение единого информационного пространства, настраиваемость на конкретные приложения и пользователей, в том числе настраиваемость спецификаций, обеспечение управляемости бизнеса, надежность, защищенность и безопасность, единый регламент документирования, сопровождения и модификации, многоуровневая и многоаспектная система анализа и подготовки принятия решения с гибким и развитым графическим пользовательским интерфейсом.

3. Системы электронного документооборота.

СЭД или система электронного документооборота (Electronic Document Management Systems (EDMS))– это автоматизированная система управления корпоративным документооборотом. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, а также снижает риски случайной потери данных, кроме того, СЭД позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений. Основные задачи системы электронного документооборота: • Весь входящий, исходящий и внутренний корпоративный документооборот регистрируется в системы, которая позволяет контролировать движение и исполнение документов.• Корпоративный документооборот становится более прозрачным, так СЭД позволяет работать в одной информационной базе.• Документы регистрируются однократно. Система позволяет хранить разные редакции документов.• Исключается возможность дублирования документов.• СЭД позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки и исполнения документов. При создании какого-либо документа автоматически запускает бизнес-процесс, который формализуется и позволяет организовать и контролировать исполнение документа. Например, можно ограничить время на исполнение документа, обозначить его срочность. • Поддерживается обмен данными и интеграция с другими учетными системами.

Дополнительные возможности СЭД

• Автоматизация документооборота позволяет создать систему отчетов по реквизитам или статусам документов.

• Внедрение системы электронного документооборота позволяет организовать систему быстрого поиска документов. Обладая минимальной информацией, сотрудники компании, могут в считанные минуты находить нужные документы.

• Автоматизация позволяет разграничить права пользователей, тем самым защищая данные от возможных некорректных изменений. Кроме того, автоматизированные системы корпоративного документооборота отслеживают изменения документов.

• Поддерживается обмен данными и интегрируются с другими учетными системами.

• Интеграция с электронной почтой, каждый документ, полученный по электронной почте, также регистрируется в программе.

Главный эффект автоматизации – это сокращение времени на обработку документов. Чтобы найти документ в кипе бумаг, уходит не один час. Простота системы поиска и организации папок СЭД обеспечивает быстрый доступ к нужным данным. Так как все сотрудники будут работать в одной информационной базе, а передача документов займет считанные секунды. Внедрение СЭД, как правило, приводит к качественно новым изменениям на уровне исполнения управленческих решений. За обработку каждого документа назначен ответственный сотрудник, назначено время сдачи работы. Все эти процессы позволяют повысить прозрачность выполнения задач, возрастает производительность труда.