3. Внемашинная организация экономической информации. Документы, их виды, структура.

Применение вычислительной техники в системах управления обусловило деление информации на внутримашинную и внемашинную. Внемашинная информация – это та часть экономической информации, которая представлена и может быть воспринята пользователем без использования технических средств. Формой представления внемашинной информации являются документы. Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. По сфере деятельности документы делятся на плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, банковские и т.д. По отношению к объекту управления – на входящие, исходящие, промежуточные, архивные. По содержанию хозяйственных операций – на материальные, денежные, расчетные. По назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные. По способу заполнения – на заполняемые с помощью технических средств и вручную. По отношению к машинной обработке экономической информации документы делятся на первичные и сводные, получаемые в результате машинной обработки первичных документов. В структуру документа должны включаться следующие разделы: заголовочная часть – наименование и характеристика документа, зона для проставления кодов, постоянные реквизиты признаки; содержательная часть – где располагаются показатели; оформляющая часть – содержит подписи юридических лиц, а также дату составления.

4. Внутримашинная организация экономической информации. Файловая организация данных, ее недостатки. Понятие бд. Преимущества бд. Приложения бд. Компоненты бд.

Внутримашинная информация содержится на машинных носителях и может состоять из отдельных независимых файлов или представлять собой базу данных. Недостатки файловой организации данных: медленная скорость обработки данных; структура записей в файле задается в программе (приложении), которая работает с этим файлом; при изменении структуры файла необходимо изменять программу (приложение), если с файлом работают несколько приложений, то необходимо менять все приложения; невозможность нескольким пользователям изменить одновременно содержание файла, т.е. следующий пользователь может изменить файл, если предыдущий закончил изменения и закрыл этот файл. Эти недостатки файловой организации данных обусловили появление баз данных (БД): Компьютерная БД – это автоматизированная версия системы заполнения, хранения и извлечения информации любой структуры – от простого текста до сложной структуры данных, включая рисунки, звуки и видеоизображения, которая находятся под общим программным управлением. Преимущества использования БД: 1. Возможность расширения и модификации данных. 2. Возможность обеспечения независимости данных в БД от программ их обрабатывающих. 3. Возможность вести быстрый поиск необходимых данных по запросам пользователя. 4. Возможность обеспечения защиты секретных данных от постороннего вмешательства. 5. Возможность обеспечения целостности данных и др. Приложения БД: формы, отчеты, Web-страницы и прикладные программы. Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Формы могут служить удобным средством для экранного представления данных, использоваться для ввода данных, а также для создания панелей управления в приложениях. Отчеты - это форматированное отображение информации из базы данных при выводе на печать. Web-страницы используются для просмотра, редактирования, обновления, удаления, отбора, группировки и сортировки изменяющихся данных базы данных в Microsoft Internet Explorer. Компоненты БД: данные пользователя, метаданные, индексы и метаданные приложений. Данные пользователя в большинстве современных баз данных представляются в виде набора таблиц, состоящих из строк (записей) и столбцов (полей). Метаданные представляют собой описание структуры базы данных с помощью так называемых системных таблиц. Индексы являются средством ускорения операций поиска необходимой информации в базах данных, а также используются при извлечении, модификации и сортировке данных. Метаданные приложений описывают структуру и формат пользовательских форм, отчетов и других компонентов приложений базы данных.