28. Сводные таблицы. Создание групп и вычисляемых полей. Анализ данных с помощью сводной таблицы.

Для объединения значений базовых исходных данных в отчетах сводных таблиц можно использовать итоговые функции в полях значений. Если итоговые функции и настраиваемые вычисления не дают нужный результат, можно создать собственные формулы в вычисляемых полях и вычисляемых элементах. Например, можно добавить вычисляемый элемент с формулой для комиссионных сборов, которые могут различаться по областям. В отчет сводной таблицы будут автоматически включены комиссионные сборы в промежуточные и общие итоги.

Группировка и обновление данных в сводных таблицах

Независимо от того, как сгруппированы данные в исходных диапазонах, вы мо­жете самостоятельно создать группы элементов полей в сводной таблице. Процедура группировки данных зависит от типа данных: даты, числа, текст.

Чтобы сгруппировать даты/ числа/ текст поместите указатель мыши на ячейку, содержащую дату/ число/ текст. Щелчком правой кнопки мыши вызовите контекстное меню и выберите команду Группа и структура Группировать. В появив­шемся диалоговом окне выберите соответственно единицу времени для группировки дат, например, месяц / начальное и конечное значения. Также можно для объединения в группы чисел выбрать значения шага, а содержащие текст ячейки можно выбрать произвольно. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к уже измененной сводной таблице.

Анализ данных с помощью сводной таблицы

В предыдущих версиях Microsoft Excel для фильтрации данных в отчетах сводных таблиц можно было использовать фильтры отчетов, однако при фильтрации нескольких элементов было сложно просматривать текущее состояние фильтрации. В Microsoft Excel 2010 для фильтрации данных можно использовать срезы с помощью соответствующих кнопок. Кроме высокой скорости фильтрации срезы также обеспечивают возможность определения текущего состояния фильтрации, благодаря чему можно легко понять, что именно отображается в отфильтрованном отчете сводной таблицы.

Если выбрать какой-либо элемент, он будет включен в фильтр, и все данные, содержащие указанный элемент, будут отображены в отчете. Например, если в поле "Продавец" выбрать "Егоров", будут отображены только данные, содержащие значение "Егоров" в этом поле.

29. Сводные диаграммы. Анализ данных с помощью сводной диаграммы

Сводная диаграмма - это диаграмма, которая автоматически объединяет и обобщает большие массивы данных. Построить сводную диаграмму можно как на основе простой, так и сводной таблицы.

Первым мы рассмотрим способ создания сводной диаграммы на основе сводной таблицы. Для практической тренировки Вы можете воспользоваться нашим примером, загрузив его по ссылке (простая таблица.xlsx).

Для создания сводной таблицы на основании данных уже готовой диаграммы, выполните следующие действия:

1. Выберите необходимую Вам сводную таблицу, кликнув по ней;

2. На вкладке Вставка в группе Диаграммы выберите необходимый тип диаграммы.

Мы выбрали простой линейный график. В результате появился готовый график, содержащий данные сводной таблицы, а так же окно Область фильтра сводной таблицы

Обратите внимание, окно Область фильтра сводной таблицы не позволяет изменить условия построения диаграммы - то есть, нельзя построить график по столбцам основной таблицы (например - по столбцу Объем продаж, шт.), которые не включены в сводную таблицу. И наоборот - включение данных в сводную таблицу одновременно отражается на сводной диаграмме

Окно Область фильтра сводной таблицы предназначено для удобного управления сводной таблицей и диаграммой, построенной на её основе

Изменяя значения фильтров и полей оси, можно отображать интересующий сегмент данных для определённых значений осей координат. Например, очень удобно анализировать данные о продажах в отдельных магазинах за последнюю неделю:

По умолчанию, сводная диаграмма создаётся на том же листе, где находится сводная таблица. Это не всегда удобно, поэтому Вы можете переместить сводную диаграмму на новый лист с помощью команды Переместить диаграмму из контекстного меню. Настройка формата сводной диаграммы проводится так же как и обычной, но с использованием команд из группы вкладок Работа со сводными диаграммами, которые открываются после клика по сводной диаграмме.

Как Вы уже поняли, сводная диаграмма, построенная на основании существующей сводной таблицы, тесно с ней связана. Это не всегда удобно, поэтому зачастую имеет смысл сразу строить сводную диаграмму на основании базовой таблицы. Для этого необходимо:

1. Выделить нужный нам диапазон данных (или установить курсор на нужную нам таблицу - тогда Excel автоматически подставит всю таблицу в диапазон данных);

2. На вкладке Вставка в группе Таблицы выбрать раздел Сводная таблица, а затем пункт Сводная диаграмма.

3. В открывшемся окне Создать сводную таблицу и сводную диаграмму, задать диапазон или источник данных, и место размещения таблицы и диаграммы, и нажать Ок.

Excel создаст новую сводную таблицу и сводную диаграмму

Вам остается только настроить поля и условия сводной таблицы с помощью окна Список полей сводной таблицы (как это сделать). Все изменения будут отображаться и на диаграмме.