43. Подготовка документов к сдаче в архив.

Сдача документов в архив является завершающим этапом процесса делопроизводства. Дела хранятся в месте их формирования до сдачи документов в архив организации.  

Подготовка исполненных документов перед сдачей документов в архив включает:        • экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;         • оформление дел;        • описание документов постоянного и долговременного хранения;        • обеспечение их сохранности;        • сдачу документов в архив учреждения.

Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до сдачи их на государственное хранение. Дела для сдачи документов в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в нормативных документах. В архив организации сдаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовке к сдаче документов в архив.  

Оформление дела - это комплекс работ по его учету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче документов в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится предварительная систематизация и сдача документов в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению перед сдачей документов в архив, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).  Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче документов в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914-72 «Обложки дел длительного пользования». Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки. Сдача документов в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела сдаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата

44.Организация работы с конфиденциальной документацией.

29 июля 2004 года принят Федеральный законами№98-ФЗ «О коммерческой тайне», который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, раскрывает основные понятия, относящиеся к коммерческой тайне.

Под коммерческой тайной (КТ) понимается конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

К коммерческой тайне относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии,

индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, и т.п.

Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока - научно-

техническая (технологическая) и деловая информация.

Научно-техническая информация:

• сведения о конструкциях машин и оборудования;• чертежи, схемы;• используемые материалы;• рецептуры;• методы и способы производства;• новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и

оборудования;• программное обеспечение, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;• организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация:

−сведения о финансовой стороне деятельности предприятия;

−сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;

−планы и объемы реализации продукции;

−анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и

импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

−планы рекламной деятельности;

−списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов,

−структура и методы управления,

−кадровый состав и его формирование;

−сведения из деловой переписки.

Состав и объем сведений, оставляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности,

порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования

определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы

специалистов-аналитиков.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному

обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата». Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется

целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и

приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело или дела. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся эти дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в Журнале учета

выдачи документов с грифом «КТ». Сотрудник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату в тот же день. С

разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находится у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом «КТ» ответственный сотрудник сверяет документ по журналу, проверяет количество листов документа и в отсутствие работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. Документы с грифом «КТ» должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует

производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в

номенклатуру дел предприятия. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»; отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

В случае установления факта утраты документов немедленно ставятся в известность

руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.