3. Анализ использования рабочего времени; направления и показатели

Цели и направления анализа

Анализ использования рабочего времени ставит своей це­лью выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда с тем, чтобы обосновать конкретные предложения по ее совершен­ствованию. Устранение потерь рабочего времени позволяет не только добиться сокращения затрат управленческого тру­да, но и повысить его эффективность, поскольку наличие потерь - это не просто незанятое работой время, это неосу­ществленные технические и экономические идеи и замыс­лы, которые могли бы повысить эффективность управленче­ского труда и всей системы управления.

Анализ использования рабочего времени принято прово­дить в двух направлениях. Первое дает характеристику экс­тенсивного использования рабочего времени, т. е. отражает использование фонда рабочего времени, второе направление отражает степень рациональности его использования сточки зрения занятости работников различными видами работ, т.е. оценивается структура затрат рабочего времени.

Расчет показателей использования рабочего времени

Степень экстенсивного использования рабочего времени оценивается величиной коэффициента экстенсивности К_э , рассчитываемого по формуле

К_э = (Ф-П)/Ф=1-П/Ф,

где П - регламентированные и нерегламентированные пе­рерывы и работе (мин);

Ф - фонд рабочего времени (мин).

Этот показатель может быть дополнен показателями, ха­рактеризующими величину потерь рабочего времени по раз­личным причинам. Это, в частности,

• коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от работников, К_пр:

К_пр =ПР/Ф,

где ПР— потери рабочего времени, зависящие от работни­ков (мин);

• коэффициент потерь, вызванных причинами, не зави­сящими от работника (потерь по организационно-техничес­ким причинам), К_по:

К_по = ПО/Ф,

где ПО - потери времени по организационно-техническим причинам (из-за нарушения режима работы).

Имеет смысл определить также К_отл , т. е. показатель, ха­рактеризующий величину затрат времени на регламентиро­ванные перерывы:

где ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин).

Учитывая, что регламентированные перерывы в работе (время отдыха и время на личные надобности) по принятому нормативу составляют 6% от фонда рабочего времени или 6,5% от основного (оперативного) времени, максимально возможный К_э может составить 0,94. Если он выше этой ве­личины, значит, режим труда и отдыха нарушается, если ниже - это указывает на имеющиеся резервы лучшего ис­пользования фонда рабочего времени и в ходе анализа надо установить конкретные причины потерь и наметить меры по их устранению или сокращению.

Степень рациональности использования затрат рабочего времени по рекомендациям НИИ труда [6] определяется пу­тем сравнения фактических затрат рабочего времени с нор­мативами, установленными применительно к определенной должностной категории работников. Коэффициент рацио­нальности использования рабочего времени К_р рассчитыва­ется по следующей формуле:

где Y_iф - фактический удельный вес элемента затрат рабо­чего времени;

Y_iн - нормативный удельный вес элемента затрат рабо­чего времени.

Коэффициент рациональности затрат рабочего времени К_р дает качественную характеристику структуры затрат рабо­чего времени. Он может быть использован только при нали­чии соответствующих нормативов. В настоящее время такие нормативы разработаны далеко не по всем видам работ, и поэтому его реальное использование весьма ограничено. Но если расчет этого показателя возможен, дается и общая оцен­ка использования рабочего времени, которую можно полу­чить, рассчитав интегральный показатель использования ра­бочего времени К_и учитывающий оба рассмотренных выше показателя:

К_и = К_р * К_э.

Для анализа содержания труда и оценки отдельных сто­рон организации труда представляет интерес расчет показа­телей, характеризующих структуру затрат времени по различ­ным признакам его классификации (см. рис. 1), по соответ­ствию выполняемой работы должностным обязанностям, по содержанию работы, однородности выполняемых работ, ха­рактеру деятельности, уровню механизации труда, которые также дают качественную характеристику использования рабочего времени.

Анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям работ дает мате­риал для совершенствования квалификационно-должностно­го разделения труда и должен завершаться разработкой пред­ложений по его совершенствованию с целью исключить или сократить до минимума обязанности, не свойственные ра­ботнику данной должности.

При отнесении работ к свойственным и несвойственным следует руководствоваться квалификационным справочни­ком и должностными инструкциями (последние следует предварительно проверить на предмет соответствия требова­ниям квалификационного справочника).

Уровень несвойственных работ К_нс определяется делени­ем затрат времени на несвойственную работу НС на все вре­мя работы:

К_нс = НС/ Р.

Если несвойственная работа носит постоянный характер и используется для дозагрузки работника, необходимо про­думать вопрос о совмещении должностных обязанностей с учетом предъявляемых требований и отразить форму совме­щения в должностной инструкции (4.3).

Коэффициент, характеризующий загрузку работника свойственной его должности работой, находится по форму­ле:

К_св = 1 - К_нс

После его определения надо подвергнуть анализу затраты времени на выполнение должностных обязанностей. В соот­ветствии с рассмотренной классификацией они распадаются на подготовительно-заключительное время, время оператив­ной (основной) работы и время обслуживания рабочего ме­ста. Определив их величину и удельный вес в общем време­ни, затраченном на выполнение должностных обязанностей, исследователь получает представление о фактической укруп­ненной структуре затрат по содержанию труда. Дальнейшая его задача - определить, насколько эта структура рациональ­на. Каких-либо общих нормативов на подготовительно-за­ключительное время и время обслуживания рабочего места (ПЗ и ОРМ) для отдельных должностных или профессио­нальных групп не может быть. Они устанавливаются только для отдельных видов работ. Поэтому при проведении анали­за в этом направлении можно руководствоваться достаточно реальными пределами, установленными эмпирически. Так, В.А. Балабан считает, что на подготовительно-заключитель­ное время и время обслуживания рабочего места может при­ходиться по 2—4% фонда рабочего времени [17], если же вели­чина этих затрат значительно больше, следует разобраться и причинах такого положения.

Этот анализ дает необходимый исходный материал для разработки конкретных мероприятий по улучшению органи­зации и обслуживания рабочих мест, особенно если он вы­полнен детально по отдельным видам ПЗ и ОРМ.

Установив предыдущим анализом затраты времени на ос­новную (оперативную) работу, следует детально проанализи­ровать их по характеру деятельности.

Как отмечалось, время основной работы по этому при­знаку делится на творческую, организационно-администра­тивную, формально-логическую и исполнительскую.

Для анализа надо рассчитать показатели, характеризую­щие структуру занятости работников деятельностью, отно­сящейся к названным видам:

К_т = Т/О; К_оа = ОА/О; К_фл = ФЛ/0, К_и = И/О.

Здесь К_т, К_оа, К_фл, К_и - коэффициенты, характеризующие удельный вес соответственно творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнитель­ской работы в затратах времени на основную работу;

Т, ОА, ФЛ и И — затраты времени на выполнение соответ­ственно творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской работы (мин);

О - время основной работы.

Рассчитан эти коэффициенты по отдельным исполните­лям или группам должностей (руководителей, инженеров, техников, технических исполнителей), исследователь полу­чает необходимый материал для оценки рациональности раз­деления труда внутри структурных подразделений. При этом учитываются требования и рекомендации по установлению рационального соотношения различных видов умствен ной деятельности для различных групп работников.

Таким образом, проведение анализа по отдельным элементам затрат времени дополняет качественную характерис­тику использования рабочего времени с позиций оценки рациональности его структуры.

Опираясь на рассмотренную систему количественных и качественных показателей использования рабочего време­ни, можно дать оценку состояния различных сторон орга­низации труда в функциональных отделах, подразделени­ях, работников разных профессиональных и должностных групп, а также отдельных исполнителей и, следовательно, определить н каждом конкретном случае приоритетные направления и комплекс мер по совершенствованию орга­низации труда.

Проверьте себя, как вы владеете материалом

Задание 1. Дайте оценку использования фонда рабо­чего времени, степени рациональности использования основ­ного времени и укажите направления, на которые надо обра­тить внимание при совершенствования организации труда, исходя из следующих данных: специалисты отдела около 30% основного времени тратят па выполнение работ, носящих чи­сто исполнительский характер, 12% - на выполнение работ, не относящихся к функциям данного отдела. Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени равен 0,88, потери из-за нарушения дисциплины и режима работ - со­ответственно 4 и 6% от фонда рабочего времени, а время на отдых - 1%.

Задание 2. Какие виды наблюдений за использовани­ем рабочего времени управленческого персонала и организа­ции его труда целесообразны и предпочтительны в следую­щих случаях:

а) на предприятии предполагается провести обследование использования рабочего времени одновременно по всех под­разделениях; содержание труда работников различных долж­ностных групп изучено предварительно;

б) необходимо одновременно детально изучить содержа­ние труда и использование рабочего времени в одном из структурных подразделений предприятия;

в) требуется определить затраты времени на отдельные виды работ и выявить причины потерь рабочего времени у двух работников отдела;

г) необходимо массовое изучение использования рабоче­го времени мастеров на выполнение основных циклически повторяющихся работ?