- •1) Нормативно-методическая база документоведения.
- •2) Гос. Стандарты.
- •3) Усд.
- •4) Классификаторы технико-экономической социальной инф-ии.
- •5) Документ. Эволюция термина. Предмет документоведения.
- •6) Функции документов.
- •7) Св-ва документов.
- •7A) Структура документа, его составление и оформление
- •8) Система организационно-правовой документации (опд).
- •9) Справочно-инф-ая и справочно-аналитическая документация (сид и сад).
- •10) Формуляр управленческого документа.
- •11) Общий вид и состав реквизитов документа.
- •13) Бланки документов.
- •14) Язык документа.
- •15) Оформление текстового документа.
- •16) Осн. Направления совершенствования состава и форм док.
- •17) Порядок движения док. В орг-ции
- •18) Структура документооборота
- •19) Методы учета и сокращения документооборота
- •20) Электронный документооборот. Основные понятия и возможности
- •21) Концепция создания системы электронного документооборота (до).
- •22) Характеристика основных по эдо.
- •23) Организация информационно-поисковых систем и контроля док.
- •24) Контроль исполнения док.
- •26) Требования к систематизации документов и формированию дел.
- •27) Составление заголовка дела.
- •28) Установление сроков хранения дел.
- •29) Оперативное хранение документов.
- •30) Компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной инф-ии.
- •31) Поиск по поисковому образу документов.
- •32)Полнотекстовый поиск.
17) Порядок движения док. В орг-ции
Документооборот – движение док. с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки по адресату или сдачу на хранение. Отличаются маршрутами движения, временем, этапами. ГОСТ 16 487-83 «Делопроизводство и правовое дело». Документооборот – движение управленческой инф-ции, необходимой руководителям и специалистам для выполнения ф-ций упр. и принятия обоснованных решений. Это регламентированная технологическая схема движения док. Требования: 1) прямо точность движение док., т.е. прохождение по кратчайшим путям ч/з наибольшее кол-во пунктов с мин. возвратными перемещениями. 2) избирательность распределения док. м/у руководителями в соответствии с их ф-циональными обязанностями. 3) исключение лишних инстанций. 4) единообразие маршрута движения и состава техн. оп-ций.
Документооборот делится на составляющие части – документопотоки: 1) входящие док.: док. вышестоящей орг-ции, док. подведомственных орг-ций, док. неподчиненных учреждений. 2) исходящие док.: письма, отчеты, заключения… 3) поток внутр. док.: отражают деятельность учреждения. Этапы: 1) экспедиционная обработка док., поступивших в орг-цию (получение, вскрытие, отметка о регистрации) 2) предварительное рассмотрение 3) рациональное движение док. внутри орг-ции 4) регистрация док. РКК (А5 или А6) Реквизиты РКК: дата поступления, корреспондент, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении 5) обработка исполненных и отправляемых док. 6) исполнение док.
18) Структура документооборота
Рациональная система документооборота основана на: 1) исключение возвратного движения док.
однократность пребывания док. в одном структурном подразделении 3) различные операции над док. в одном подразделении выполняются параллельно 4) учетно-информационные сведения о движении док. регистрируются с помощью карточки. Осн. параметры документооборота: 1) содержание: состав док. и состав инф-ции 2) структура: определяется ф-ционально целевым назначением док. 3) режим документопотока: определяется изменением инф-ционной нагрузки со временем 4) направление: зависит от вида док. (входящие идут ч/з экспедиционное звено вовнутрь …) 5) объем: определяется физ. кол-вом док. (подлинников и копий) Документопотоки делят на: потоки периодической документации и потоки несистематизированной документации.
Док. постоянного потока (плановые, финансовые, статистические…) в орг-ции не регистрируются, т.к. они движутся по строго опр. маршрутам. К нерегистрируемым относятся: поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, док. первичного бухучета, банковские счета, прейскуранты, кредитные справки, док. по кадровым вопросам, док., поступающие в адрес общ. орг-ций. Переменную часть потока образуют разовые док., не входящие в предыдущий перечень.
Постоянный поток док. упорядочивается путем создания УСД, трафаретных текстов.
Для анализа движения док. в орг-ции используется составление: маршрутно-техн. карт; оперограмма – графическая интерпретация процесса составления док. по оп-циям формирования инф-ции и по оп-ции обработки носителей инф-ции; документограмма – опр. кол-во док. в структурном подразделении, состав исполнителей, порядок движения док. и трудоемкость их обработки.